Business Software – Ein ERP-Upgrade im Handumdrehen

In die Druckindustrie liefert die AVANCO-Tochter INOMETA technische Walzen und qualitativ hochwertige Druckwerkskomponenten.

In die Druckindustrie liefert die AVANCO-Tochter INOMETA technische Walzen und qualitativ hochwertige Druckwerkskomponenten.

Avanco ist als erstes Unternehmen in Deutschland auf IFS Applications 9 migriert. Durch den Wechsel auf die neueste Version der Business Software konnte das mittelständische Industrieunternehmen die individuellen Anpassungen um rund 70 Prozent reduzieren. Da der Umstieg von einer Vorgängerversion als rein technisches Upgrade erfolgte, ging er in Rekordzeit über die Bühne.

Avanco ist ein typischer »Hidden Champion« – mittelständisch geprägt, international tätig und mit seinen High-Tech-Produkten weltweit führend in der Entwicklung, Produktion und Veredelung von technischen Produkten aus Aluminium und Faserverbundwerkstoffen. Die gesamte Wertschöpfungskette des Unternehmens ist auf technisch anspruchsvolle Lösungen und deren industrielle Herstellung ausgerichtet. Die Produkte finden vor allem Verwendung in den Bereichen Automotive, Druck-, Folien-, Papier- und Verpackungsindustrie, Solarindustrie, Marine sowie Maschinen- und Anlagenbau. Die Gruppe hat ihre Zentrale in Herford und betreibt drei Produktionsstandorte in Deutschland sowie eigene Vertriebsgesellschaften und Handelsvertretungen in verschiedenen Ländern.

Die starke internationale Expansion in den 90er Jahren führte zu einer heterogenen IT-Landschaft mit unterschiedlichsten Systemen und Softwarelösungen. Um die Prozesse zu vereinheitlichen und zu standardisieren, führte man 2009 das ERP-System IFS Applications ein. »IFS entsprach unseren Spezifikationen am besten und hatte das beste Gesamtpaket«, begründet Cedric Tappe, Geschäftsführer von Avanco, diese Entscheidung. »Besonders wichtig war uns, unsere Prozesse möglichst nah am Standard abbilden zu können. Um den Wartungsaufwand niedrig zu halten, haben wir eine Lösung gesucht, die möglichst wenig Anpassungen erfordert.«

Nach der Erstimplementierung am Standort in Laudenbach und anschließender Optimierungsphase startete das Unternehmen 2010 damit, das System auch auf die anderen Standorte auszurollen. Mit der Zentrale in Herford wurde der gruppenweite Rollout sämtlicher Module im Jahr 2013 erfolgreich abgeschlossen. Für die Mitarbeiter waren die teilweise neu strukturierten Prozesse zunächst etwas gewöhnungsbedürftig. »Ein neues ERP-System kann und soll ja auch nicht die Individualität der Prozesse bieten, die sich im betrieblichen Alltag über Jahre entwickelt haben«, so Tappe. »Aber für einige Anwender stellte dieser Wechsel durchaus eine Herausforderung dar. Wir haben daher innerhalb des ERP-Teams spezielle Consultants bereitgestellt. Sie haben regelmäßig unsere Standorte besucht, dort gemeinsam mit IFS die bestehenden Prozesse analysiert und geeignete Lösungen entwickelt. So konnten wir die Nutzer mitnehmen.«

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»Technisches« Upgrade auf die neueste Version. Doch bereits 2015 zeichnete sich die Notwendigkeit eines Upgrades ab. Avanco entschied sich dafür, die Version 8 auszulassen und direkt auf IFS Applications 9 umzusteigen und war damit das erste Unternehmen, das in Deutschland auf diese Lösung wechselte. Für das Upgrade wählte man einen besonderen Ansatz. »IFS Applications 9 verfügt über eine neue Architektur, verfolgt ein moderneres Konzept und unterscheidet sich damit erheblich von den Vorgängerversionen«, erläutert Marc-Antonio Zaengel, Leitung ERP von Avanco. »Aber wir wollten nicht schon nach wenigen Jahren, kaum dass wir mit dem neuen System vertraut waren, wieder ganz neu einsteigen. Daher haben wir entschieden, im ersten Schritt die neuen Funktionalitäten zunächst nicht zu implementieren und so auch nicht in dafür notwendige Beratertage zu investieren.«

Aus diesem Grund führte man ein rein technisches Upgrade durch. Es wurde sichergestellt, dass die Prozesse reibungslos ablaufen und das Unternehmen in allen Bereichen zu jeder Zeit komplett handlungsfähig bleibt. »Die neuen Funktionalitäten der Komponenten haben wir bewusst nicht berücksichtigt, es sei denn, sie lagen als ›Quick-Wins‹ direkt am Weg und konnten ohne Aufwand ›mitgenommen‹ werden«, so Zaengel weiter.

Noch näher am ERP-Standard arbeiten. Das wichtigste Ergebnis dieses speziellen Ansatzes laut Geschäftsführer Tappe: »Wir waren mit dem ganzen Upgrade-Prozess extrem schnell«. Nach dem Projektstart im August 2015 und der Erstellung des Konzepts genügten Anfang 2016 wenige Wochen Vorbereitung, um dann das eigentliche Upgrade an einem einzigen Wochenende über die Bühne zu bringen. Seit Mai 2016 ist Avanco mit IFS Applications 9 an allen Standorten live und alle Projektziele sowie der Terminplan und das Budget wurden damit eingehalten.

Aber auch wenn lediglich ein technisches Upgrade durchgeführt wurde, hat sich doch vor allem für die Anwender einiges geändert. »Der Wechsel war ein Quantensprung«, so Tappe. »Haptik und Optik haben sich erheblich verbessert. Alles ist flexibler, es sieht besser aus und die User nehmen das System besser an. Während sie neuer Software normalerweise erst einmal skeptisch gegenüberstehen, sagen uns nun viele, dass sie es sehr gut finden.«

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Das schnelle und reibungslose Upgrade-Projekt wurde zum einen durch die zur Verfügung stehenden Update-Pakete der neuen »Layered Architecture« ermöglicht. Zum anderen vereinfachten die erweiterten Bordmittel der neuen Version – beispielsweise die leicht anpassbaren Custom-Fields – das Upgrade weiter. Durch sie mussten beim Wechsel viele individuelle Anpassungen gar nicht mehr vorgenommen werden. »Wir konnten die Anpassungen um rund 70 Prozent verringern«, freut sich Zaengel.

Prozessoptimierungen durch »Lobbies«. Von der nun anlaufenden Phase der Prozessoptimierung verspricht sich das Unternehmen weitere Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Dafür sollen unter anderem die »Lobbies« von IFS Applications 9 sorgen. Mit diesen grafischen Dashboards lassen sich individuell relevante Informationen an zentraler Stelle maßgeschneidert darstellen – beispielsweise freizugebende Bestellungen oder rückständige Fremdarbeiten. Da alle Inhalte für die tägliche Arbeit gebündelt enthalten sind, muss man nicht mehr zwischen verschiedenen Bildschirmen hin und her wechseln. Die Lobbies lassen sich einfach konfigurieren, es gibt aber auch über 40 vorkonfigurierte Lobbies zur Auswahl. »Die IFS Lobbies sind eine gut gelungene Visualisierung, die uns zahlreiche Möglichkeiten bietet«, sagt Zaengel.

Insgesamt haben sich die Erwartungen von Avanco an das technische Upgrade in vollem Umfang erfüllt – sowohl was die Qualität als auch den Zeitaufwand angeht. Die Zusammenarbeit mit den Experten von IFS gestaltete sich entspannt und zielorientiert. »Wir können als mittelständisches Unternehmen mit IFS auf Augenhöhe kommunizieren«, betont Geschäftsführer Tappe. »Dadurch kommen viele Probleme erst gar nicht auf, und die unvermeidlichen lassen sich schnell ausräumen.« Künftig will Avanco auch die neuen funktionalen Möglichkeiten von IFS Applications 9 einsetzen und noch mehr Informationen aus dem System nutzen – und so die Prozesse noch weiter optimieren und die Handlungsmöglichkeiten weiter ausbauen.


Volker Vorburg
Bild: © AVANCO

 

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