Rund 64 Prozent der 2022 in Deutschland neuzugelassenen Fahrzeuge sind laut Statista betrieblich genutzt – und damit für gewöhnlich Teil eines Unternehmensfuhrparks [1]. Die Verwaltung eines Fuhrparks ist häufig eine zeitintensive und kostspielige Aufgabe. Dabei gibt es hierfür bereits digitale Lösungen. Fuhrpark-Software kann hier dank automatisierter Prozesse nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch Optimierungspotenziale aufzeigen.
Jedes Unternehmen, das eine Fahrzeugflotte betreibt, muss Fuhrparkmanagement betreiben. Speditionen, Autovermietungen, Lieferdienste, aber auch Handwerksbetriebe und Pflegedienste beispielsweise, stehen alle einer Realität gegenüber: Wer für das tägliche Geschäft auf das Fahrzeug angewiesen ist, braucht einen gut funktionierenden Fuhrpark. Doch eine effiziente Administration bereitet vielen Unternehmen noch Schwierigkeiten.
Status Quo: Manuelles Fuhrparkmanagement. Hinzu kommt: Je kleiner das Unternehmen, desto häufiger ist das Fuhrparkmanagement Nebensache. Der »Papierkram«, der dadurch anfällt, ist eher eine lästige Zusatzaufgabe, die operative Mitarbeiter scheinbar nebenbei erledigen. Jedoch zeigen unsere Erfahrungswerte, dass Fuhrparkleiter sich um bis zu 700 unterschiedliche Teilprozesse kümmern müssen [2]. Diese reichen von der Kommunikation mit den Fahrern über das Schadensmanagement bis zur Kontrolle von Fahrtenbüchern. Die manuelle Administration des Fuhrparks kann über zehn Arbeitsstunden wöchentlich in Anspruch nehmen und kostet etwa zehn Prozent der Gesamtkosten für die Fahrzeuge.
Gerade für mittelständische Betriebe stellt das Flottenmanagement also eine außergewöhnliche Belastung dar. Für strategische Entscheidungen zum Beispiel wenn es um Kosteneinsparpotenziale oder Auslastungsoptimierung geht, fehlen oft die Zeit und die Nerven. Dabei bietet die Digitalisierung auch beim Fuhrparkmanagement Abhilfe.
Allerdings hinken deutsche Fuhrparks in Sachen Digitalisierung noch ziemlich hinterher. So erachteten lediglich 42 Prozent der in einer Studie von Panion befragten Fuhrparkmanager den Digitalisierungsgrad in ihrem Unternehmen als sehr hoch. Eine Studie des Handelsblatt Research Institute (HRI) und Ford Pro ergab zudem, dass nur 27 Prozent der befragten Fuhrparkleiter Telematikdienste, wie etwa zum Erfassen der Fahrtdaten, verwenden. Allerdings gehen über die Hälfte der von uns befragten Fuhrparkleiter davon aus, dass die Belegschaft offen für die Einführung einer digitalen Lösung wäre. Das zeigt: Der Bedarf für digitale Lösungen ist da.
Vorteile des digitalen Fuhrparkmanagements. Eine digitale Administration des Fuhrparks bedeutet: Alle Dokumente und Informationen sind zentral auffindbar. Die aufwändige Zettelwirtschaft verschwindet und viele Alltagsaufgaben sind so direkt automatisiert.
Wie eine digitale Lösung das Fuhrparkmanagement vereinfachen kann, lässt sich gut am Beispiel Fahrtenbuch zeigen: Wer Fahrzeuge sowohl betrieblich als auch privat führt, muss jede Fahrt und ihren Zweck per Fahrtenbuch nachvollziehbar dokumentieren. Das Fahrtenbuch in Papierform ist jedoch lästig zu führen und anfällig für Fehler. Das bedeutet extra Verwaltungsaufwand für die Fuhrparkverantwortlichen und auch Rechtfertigungsgefahr vor dem Finanzamt. Ein digitales Fahrtenbuch kann Fahrten zum Beispiel über einen GPS-Stecker erfassen und direkt in einer App abbilden. Der Prozess funktioniert automatisiert und ist finanzamtkonform, gründlich und zeitsparend zugleich und vermeidet deshalb Betriebsprüfungen und hohe Nachzahlungen.
Andere digitale Lösungen dienen zum Beispiel der Routenplanung, der Führerscheinkontrolle und der Fahrzeugbuchung. Dadurch wird die Auslastungsplanung der Flottenfahrzeuge übersichtlicher, die Koordination der Fahrer um einiges einfacher und die Kosten skalierbarer.
Auch das Schadenmanagement, ein großer Nerven- und Kostenfaktor im Fuhrpark, kann eine digitale Lösung vereinfachen. Je häufiger Fahrzeuge genutzt werden, desto schneller verschleißen sie und weisen Mängel auf. Um diesen vorzubeugen, unterstützt die Fuhrparksoftware dabei, Wartungszyklen einzuhalten und Schäden zuverlässig zu dokumentieren.
Als Richtlinie gilt: Eine umfassende Softwarelösung kann den für die Flottenverwaltung nötigen Zeitaufwand um 25 Prozent und die Kosten um bis zu 20 Prozent reduzieren.
Nachhaltige Aussichten für digital gemanagte Fuhrparks. Die Weiterentwicklung der Digitalisierung in deutschen Fuhrparks schafft zudem Raum für Optimierung, was die Nachhaltigkeit angeht. Der Druck auf Unternehmen, innerhalb ihres Fuhrparks vom Verbrenner zum Elektroantrieb zu wechseln, steigt. Der Wechsel scheint schon aufgrund der immer weiter steigenden Spritpreise lukrativ. Zudem deuten neueste politische Regungen darauf hin, dass die betriebliche Mobilität als wichtiger Hebel für die Mobilitätswende gilt. So zeigen der Beschluss rund um das Verbrenner-Aus 2035 und die Überlegung um die Erhöhung der (Verbrenner-) Dienstwagensteuer, dass Unternehmen bald den Umstieg wagen sollten.
Auch hier können entsprechende Softwarelösungen Fuhrparkmanager unterstützen das Elektrifizierungspotenzial der Flotte festzustellen. So können Routendaten zum Beispiel zeigen, wie groß die benötigte Reichweite eines E-Autos wäre und wo unterwegs Ladepunkte zur Verfügung stehen. Zudem können Unternehmen über die Datenanalysen leichter berechnen und vorhersagen, inwiefern eine eigene Ladeinfrastruktur für den Fuhrpark sinnvoll ist. Und die Prognosen stehen gut: Unsere Daten zeigen, dass für 90 Prozent der Flottenfahrzeuge gemäß ihrer Nutzung, der Route und dem Fahrtzweck eine Elektrifizierung problemlos möglich wäre.
Digitalisiertes Fuhrparkmanagement bietet also nicht nur erhebliches Optimierungspotential im laufenden Betrieb, was Kosten-, Arbeits- und Verwaltungsaufwand angeht. Aus den gewonnenen Daten lassen sich auch Erkenntnisse für die zukünftige Optimierung des Fuhrparks im Namen der Mobilitätswende gewinnen.
Francine Gervazio,
CEO von Vimcar & Avrios
[1] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/154574/umfrage/anteil-gewerblicher-pkw-in-deutschland-nach-ausgewaehlten-haltergruppen/
[2] https://vimcar.de/blog/studie-facility-management/