Till Jelinek, CFO DACH bei Webhelp, teilt sein Know-how, wie die Harmonisierung von Finance-Prozessen bei M&A-Wachstum erfolgreich gelingt.

Akquisitionen, Fusionen und weitere M&A-bezogene Ereignisse stellen insbesondere für Finanz- und Controlling-Bereiche eine Herausforderung dar. Unabhängig vom Grund der Übernahme besteht die wichtigste Maßnahme darin, die Daten des akquirierten Unternehmens in die bestehende Anwendung zu integrieren, damit eine einheitliche und konsolidierte Sicht auf alle Aktivitäten möglich ist.

Eine Verzögerung bei der Integration dieser Daten – oder ein daraus resultierender Mangel an Datenqualität – kann aufgrund von unvollständigen Informationen und fehlender Transparenz zu schlechten operativen Entscheidungen führen. Und wenn unabhängig voneinander arbeitende Unternehmensbereiche über längere Zeiträume agieren, kann die Integration der Akquisition sogar völlig scheitern.

»Buy-and-Build« als M&A-Strategie

Webhelp, ein weltweit führender Customer Experience (CX) und Business Process Outsourcing Provider, entwickelt, realisiert und optimiert unvergessliche Kundenerlebnisse für die digitale Welt. Mit über 20 Jahren Erfahrung beschäftigt das Unternehmen heute mehr als 95.000 MitarbeiterInnen an mehr als 160 Standorten in 50 Ländern. Das Unternehmen ist ein End-to-End-Partner für alle B2C und B2B Customer Journeys. Die »Buy-and-Build«-Strategie des rasch wachsenden Unternehmens verfolgt die gezielte Akquisition von Firmen mit ähnlichen Business-Modellen. Till Jelinek, seit 2016 bei Webhelp verantwortlich für die Bereiche Finance, Controlling, Einkauf und Business Intelligence, verfügt durch eine Vielzahl von erfolgreichen Transaktionen und Akquisitionen über einen großen Erfahrungsschatz. Die Erwartungshaltung der Stakeholder nach der Vertragsunterschrift fasst Jelinek folgendermaßen zusammen: »Erwartet werden durch die Akquise Synergien, eine Konsistenz in der Berichterstattung und eine ähnliche Transparenz zur Steuerung des Geschäfts. Und ein weiteres wichtiges Kriterium ist Compliance, denn in der Regel sind bei kleineren bis mittleren Unternehmen die Compliance-Prozesse noch nicht sehr ausgereift«.

Jelinek sieht den CFO im Harmonisierungsprozess gleich in mehreren Rollen, um eine effiziente Integration zu erreichen: Als Treiber, Entscheider, Umsetzer, der selbst stark integriert ist, aber auch als Mahner, der auf Schnelligkeit drängt, um die Vorteile einer Übernahme rasch zu realisieren.

Denn Probleme und Implikationen, die eine Integration verzögern und erschweren, gibt es genug. Solange kein zentrales und gemeinsames ERP-System existiert, ist auch keine aktive Steuerung möglich. Das vermindert die Transparenz und erhöht das Risiko des Scheiterns signifikant.

Rolle des ERP-Systems bei der Wachstumsstrategie

Aufgrund seiner »Buy and Build«-Wachstumsstrategie hat sich Webhelp für ein agiles, cloudbasiertes ERP-System entschieden, das stark wandelnde Rahmenbedingungen berücksichtigt und mit der Unternehmensgröße wächst. Denn ein ERP-System sollte nach Jelinek folgende Anforderungen erfüllen:

• infachheit, die es ermöglicht ein Bestands-Setup auf zugekaufte Unternehmensbereiche leicht zu kopieren (z.B. Kontenpläne oder Reportings).
• Unabhängigkeit von externen Ressourcen nach der ersten Implementierung: Die Endverantwortung (z.B. für Kreditoren- und Debitorenprozesse) sollte beim internen Team liegen und nicht bei externen Partnern, damit das Know-how im Unternehmen verbleibt und eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit und Qualität gewährleistet sind.
• Benutzerfreundlichkeit und modernes »Look and Feel«: Eine intuitive und logische Benutzeroberfläche und Bedienbarkeit verkürzt nicht nur Schulungszeiten, sondern schafft auch eine bessere emotionale Akzeptanz innerhalb des Teams.

Mit der Enterprise Management Cloud von Workday kann Webhelp bei den Integrationen der Akquisitionen zum Teil unvollständige oder veraltete On-Premises ERP-Systeme ablösen.

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Integration

Um als Unternehmen im »Buy and Build«-Kontext ein stabiles Wachstum zu erreichen, setzt Jelinek folgende drei Faktoren voraus:

• Schnelligkeit: Nur eine rasche Integration in ein zentrales Finance-ERP ermöglicht zuverlässige Entscheidungsgrundlagen.
• Pragmatismus: Nur die Einführung jener Themen und Business Prozesse, die ab Tag eins wirklich notwendig sind sowie ein Fokus auf Kernfunktionen.
• «Overstaffing«: Ein dediziertes Projektmanagement-Team gewährleistet genügend Kapazitäten in der Projektphase und stellt eine spätere Freisetzung notwendiger Ressourcen für den ERP-Support sicher.

Darüber hinaus ist eine genaue Definition der Ziele und KPIs entscheidend, um Abstimmungs- und Kommunikationsprobleme zwischen den Gesellschaften zu verhindern. Dadurch werden kulturelle Konflikte vermieden, die einer vollständigen Integration im Weg stehen können.

Schließlich bergen auch unerkannte Compliance-Fallen das Risiko von geringer prozessualer Sicherheit bis hin zu rechtlichen Belangen.

So betont Jelinek, dass Standardisierung als oberstes Prinzip wesentlich ist: Ausnahmen erzeugen nur mehr Komplexität und verlängern die Roll-out-Zyklen, was wiederum die Kosten erhöht. »Bei Webhelp existiert weltweit eine klare System-Governance: Nur der System CFO und die Group Finance sind für den Betrieb und die Pflege des ERP-Systems zuständig. So entstehen bei weiteren Skalierungen keine zusätzlichen Kosten. Und ein weiteres Learning: Ein ERP-System muss ab Tag 1 gemanagt werden und benötigt ein hoch qualifiziertes internes Support-Team, das bei zukünftigen Implementierungen Know-how bereit- und – im Hinblick auf die Personalentwicklung – eine kontinuierliche Aus- & Weiterbildung sicherstellt.«