Mitarbeiterbefragungen digital unterstützen und professionalisieren.
Unternehmen müssen den betrieblichen Gesundheitsschutz sicherstellen und ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Ein Werkzeug stellt hier die Gefährdungsbeurteilung »psychische Belastung« dar, die für Unternehmen mit viel Aufwand verbunden ist und oft kaum Ergebnisse zeigt. Mit einem ganzheitlichen Verständnis von Employee Experience und digitalen Methoden, diese zu erfassen, können sich Unternehmen besser aufstellen und den Weg zu einer Culture of Care einschlagen.
Der Arbeitgeber muss den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sicherstellen – früher lag der Fokus hier in erster Linie auf physischen Gefährdungen der Produktion und Maschinensicherheit. Heute arbeiten 82 Prozent der Werktätigen im White Collar Bereich, das heißt im Büro, wo sich nun andere gesundheitliche Risiken auftun: Im Wesentlichen geht es um psychische Gefährdungen wie Stress, Ängste, Burnout, Überforderung oder Suchtkrankheiten. Dabei spielen Faktoren wie Arbeitszeiten und -belastung, Licht am Arbeitsplatz oder das Verhältnis zum Vorgesetzten eine Rolle, aber auch neue Arbeitsformen wie das hybride Arbeiten im Homeoffice. Hier stellen sich dann Fragen nach der ergonomischen Ausrüstung, aber auch nach der Organisation bzw. der Trennung von Familie und Beruf. Insgesamt ist eine starke Zunahme psychischer Erkrankungen zu beobachten. Für den Arbeitgeber bedeuten sie längere Ausfallzeiten als bei beispielsweise Tumorerkrankungen, hohe Kosten und Opportunitätskosten: Belastete Mitarbeiter sind weniger produktiv. Gleichzeitig werden die verbliebenen Kollegen mit Mehrarbeit zusätzlich belastet.
GBU Psyche: Methoden und Herausforderungen
Um die Gefährdungslage zu ermitteln, schreibt der Gesetzgeber seit 2013 in §5 des Arbeitsschutzgesetzes eine regelmäßige psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU Psyche) vor. Dafür haben sich verschiedene Methoden etabliert. Die GBU kann etwa als Mitarbeiterbefragung – auf Papier oder als Online-Befragung –, als Beobachtung und in Form von Interviews erfolgen. In der Regel bauen darauf moderierte Analyseworkshops auf, um nach der Befragung ein Verständnis für die Problemstellungen in der Belegschaft zu entwickeln. Für viele Unternehmen ist die Durchführung der GBU Psyche aber nicht so einfach. Es stellt zum einen ein logistisches Problem dar, alle Mitarbeiter einzubeziehen. Die Vertraulichkeit muss gewährleistet sein, da die erhobenen Daten sensibel sind: Sie über die Tabellenkalkulation, Formulare oder auf Papier zu erfassen und zu speichern bzw. aufzubewahren, wird dem nicht gerecht. Hinzu kommt die Beteiligung, die oft nicht zufriedenstellend ist. Außerdem muss sich stets die Frage gestellt werden, wie ehrlich die Antworten sind.
Nun dauert es oft mehrere Monate, bis die Ergebnisse einer solchen Befragung vorliegen. Gerade, wenn akute Probleme im Betrieb bestehen, ist das zu lang. Hinzu kommt, dass das Geschäftsaufkommen in vielen Unternehmen saisonal abhängig ist. In der klassischen Herangehensweise der GBU werden diese Stressspitzen der Belegschaft nicht abgebildet.
Die fehlende Motivation an der Teilnahme in der Belegschaft lässt sich deswegen mit der langen Auswertungszeit sowie mit oft nicht vorhandenen Rückmeldungen bzw. Konsequenzen erklären. Ergebnisse oder Erkenntnisse werden vielleicht auf der nächsten Betriebsversammlung oder in einem Artikel der Mitarbeiterzeitung besprochen, aber oft bleibt es dabei. Es werden keine Verbesserungen für den Einzelnen erzielt. Unternehmen, die Maßnahmen ergreifen wollen, fehlt die Orientierung, welche Priorität haben und wie sie umgesetzt werden können.
Und nicht zuletzt ist die GBU Psyche keine einmalige Angelegenheit: Sie sollte einmal im Jahr, mindestens alle zwei Jahre erfolgen. Viele Unternehmen haben diese Sicht aber nicht verinnerlicht. Und mit steigender Umfragezahl sinken die Teilnehmerraten weiter.
GBU mit Employee Experience Systemen
Mit einem digitalen Ansatz kann diesen Problemen begegnet werden: Der EX-Spezialist Welliba hat auf Basis psychometrischer Methoden im Personalwesen ein Employee Experience System (EX) entwickelt – eine Zusammenarbeit von Psychologen, Datenschützern und Experten für HR, UX und IT. Das Ziel ist es, die Mitarbeitererfahrung und -zufriedenheit messbar zu machen. Dieses Wissen hilft Unternehmen, die richtigen Talente anzuziehen, zu fördern und zu binden.
Die Befragungen erfolgen im Employee Experience System (EX) über den Browser oder als App. Das hat den Vorteil, dass die Verfügbarkeit der erhobenen Daten sofort gegeben ist – sie müssen nicht umständlich erfasst, übertragen und visualisiert werden. Das Tool zeigt die Ergebnisse in einem Echtzeit-Dashboard an: Unternehmen sehen die Ergebnisse direkt. Damit werden schnellere Reaktionen möglich – und dem Einzelnen entsteht direkt ein Mehrwert aus seiner Teilnahme: Auf Grundlage der persönlichen Umfrageergebnisse können ihm Möglichkeiten aufgezeigt werden, seine Situation proaktiv zu gestalten; das können Lernangebote, Links oder Ressourcen wie etwa Gutscheine für Massagen, Meditations-Apps oder gesundheitliche Beratung sein.
Unternehmen haben mit einer solchen digitalen Lösung zudem die Möglichkeit, zielgruppenspezifisch zu priorisieren und erfahren, welche Faktoren die größte Auswirkung – positiv wie negativ – auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Damit wird ein reines Abschätzen durch Wissen ersetzt. Eine Studie in einem Betrieb zeigte zum Beispiel, dass bei Nachwuchskräften das Wechselrisiko besonders hoch war. Angesichts der Kohorte lag der Schluss nahe, dass es an der fehlenden Unternehmensbindung lag. Die Daten der Befragung zeigten dann allerdings, dass das Problem im Workload bestand.
Befragung verstetigen und Trends erkennen
Nun soll die GBU kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess sein, um die Belastung dauerhaft so gering wie möglich zu halten und schnell nachsteuern zu können. Maßnahmen können dann überprüft werden und es wird ersichtlich, ob sich eine Veränderung einstellt. Mit einer digitalen Lösung lässt sich auch dieser Aspekt leichter abbilden: Unternehmen können Umfragen in einer Taktung ihrer Wahl verstetigen, etwa einmal im Quartal Befragungen über 15 Minuten, oder sie tracken Mitarbeitererfahrungen regelmäßig. Das gelingt via App über Mikrointeraktionen, die weniger als eine Minute in Anspruch nehmen. Der Mitarbeiter beantwortet mehrmals die Woche eine kurze Frage. Mit konstantem Feedback lässt sich der ROI von Maßnahmen leichter bewerten – durch Erhebungen davor, währenddessen und danach.
Hinzu kommt, dass durch die engere Taktung der Befragung die Ursachen von Problemen deutlicher werden. Denn nicht nur Arbeitszeiten, Kollegen und Ausstattung des Arbeitsplatzes sind Faktoren. Menschen reagieren nicht gleich auf Reize – Belastungen wirken sich unterschiedlich aus. Diese individuellen Reaktionen können mitgemessen werden. So können die Menschen besser einbezogen werden und gleichzeitig werden Prognosen genauer.
Moderne Tools arbeiten mit den sogenannten lagging and leading indicators: Sie geben Aufschluss über die Vergangenheit, aber auch über Tendenzen und Trends der Zukunft. Es gibt Variablen, die anzeigen, wie sich zum Beispiel der Krankenstand entwickeln oder wie hoch die Wechselbereitschaft sein wird. Mit diesem Wissen haben Unternehmen die Möglichkeit, frühzeitig gegenzusteuern.
Culture of care
In der Breite zeichnet sich ein Wandel in der Unternehmenskultur hin zu einer Culture of Care, einer Fürsorgekultur, ab. Damit rücken Mitarbeiterbindung und Motivation sowie Gesundheitsförderung in den Fokus. Es geht vermehrt um Wohlbefinden am Arbeitsplatz und das Gefühl der psychischen Sicherheit. Mit einem EX-System können Unternehmen nicht nur ihre gesetzlichen Anforderungen mit wenig Mehraufwand erfüllen, sondern auch Gesundheit und Wohlbefinden langfristig fördern und einem höheren Anspruch gerecht werden, indem Stressoren, die Arbeitsleistung oder Konzentrationsfähigkeit beeinflussen, begegnet wird. Die App kann damit zu einem Instrument für die Unternehmensführung zur Interaktion mit dem Team werden, das als Stimmungsbarometer dient. So gehen Empowerment der Mitarbeiter und Verantwortung seitens des Unternehmens Hand in Hand.
EX-System als Software as a Service
Es ist wichtig, dass sich ein EX-System intuitiv und einfach bedienen lässt, um die Akzeptanz zu steigern. Außerdem muss es sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen oder über API angebunden werden können. Eine Lösung stellt hier Software as a Service (SaaS) dar. Mit einer digitalen Anwendung lässt sich auch der Datenschutz besser darstellen: EX-System-Spezialist Welliba verfolgt zum Beispiel den »privacy by design«-Ansatz: Das Unternehmen tritt hierbei als Data Controller, nicht als Datenverarbeiter auf, was ein Vertrauensverhältnis bedeutet. Die erhobenen Daten werden anonymisiert und sind vom Arbeitgeber nicht zuordenbar.
Fazit
Mit einem Employee Experience System können Unternehmen ihre Mitarbeiterbefragungen zur psychischen Gefährdungsbeurteilung professionalisieren. Ein digitales Tool erlaubt hier eine kontinuierliche Erfassung des Stimmungsbilds, zielgruppenspezifische Erkenntnisse und Trends sowie Vorhersagen. Auf Gefährdungslagen kann schnell reagiert werden – die Mitarbeiter erhalten zeitnah Rückmeldungen auf ihre Eingaben und direkte Unterstützung.
Nadja Müller, freie Journalistin