Hybrides Arbeiten ist kein Übergangsphänomen. Der Wunsch nach Arbeitsplatz-Flexibilität ist über die Jahre kontinuierlich gestiegen und die treibende Kraft hinter dem gegenwärtigen Umbruch unserer Arbeitswelt. Dennoch ist das Modell des hybriden Arbeitens kein Selbstläufer, sondern erfordert besondere Vorkehrungen – insbesondere in Hinblick auf ein sicheres und verlustfreies Datenmanagement.
Die Arbeitswelt befindet sich inmitten eines epochalen Wandels. Arbeitsmodelle, die jahrzehntelang als unantastbar galten, stehen auf dem Prüfstand. Flexibilität und Selbstbestimmung treten in den Vordergrund. Auch der Arbeitsmarkt selbst wandelt sich mehr und mehr zum Arbeitnehmermarkt, der genau weiß, wohin die Reise gehen soll: hin zu mobil-flexiblem Arbeiten. Dies bestätigt auch die Studie »State of Hybrid Work 2022: Germany« des Konferenzsystemanbieters Owl Lab. Für 48 Prozent der Befragten, die in den letzten zwei Jahren ihren Job gewechselt haben oder dies aktiv anstreben, hat flexible Arbeit in Bezug auf Ort und Zeit oberste Priorität.
Prozesse remote fortführen. Von einer Auflockerung der Beschäftigungsmodelle profitieren auch die Arbeitgeber, soviel ist sicher. Sie stehen aber auch in der Verantwortung, dass bestehende Prozesse und ein verlustfreies Datenmanagement selbst im fliegenden Wechsel zwischen Büro und Homeoffice aufrechterhalten bleiben. Funktionieren kann dies nur, wenn Dokumente digital zur Verfügung stehen und deren rechts- und manipulationssicherer Austausch gewährleistet ist.
Eine Lösung, die Unternehmen hierbei unterstützt, ist die OfficeMaster Suite des Berliner Unified-Communications-Herstellers Ferrari electronic. Sie vernetzt Kommunikationskanäle wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer Plattform, lässt sich mit Dokumentenmanagement- und BPM-Systemen koppeln und stellt einen manipulationssicheren, DSGVO-konformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher – unabhängig von Device und Dateiformat. Dokumente gehen als PDF und inklusive Metadaten und Schlagworte im E-Mail-Postfach des Empfängers ein.
Auch der Transfer hybrider Dokumente ist möglich. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt die OfficeMaster Suite auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung, welche sowohl das Dokument als auch dessen Transportweg codiert.
Austausch angereicherter Dokumente. Noch reibungsloser und einfacher wird hybrides Arbeiten mit dem neuen Major Release OfficeMaster Suite 8. Neben den beliebten Kernfeatures der Suite ermöglicht die neue Version den Austausch angereicherter, maschinenlesbarer Dokumente inklusive Schlagworte und Metadaten. Umgesetzt wird dies unter anderem durch die Texterkennung von Dokumenten mittels »Optical Character Recognition« (OCR) und einer neuen Web-API-Komponente. Empfängt die OfficeMaster Suite 8 Dokumente, die nicht per NGDX versendet wurden, werden diese optional per OCR veredelt. So wird beispielsweise aus einem per Faxverfahren übertragenen Bild ein digitales Dokument mit eingebettetem Textlayer, das durchsucht, markiert und weiterverarbeitet werden kann.
Die neue Web-API-Komponente wurde direkt in die OfficeMaster Suite 8 integriert und ermöglicht die unkomplizierte Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten. Mitarbeiter können so bestehende Workflows auch im Homeoffice aufrechterhalten und nahtlos weiterarbeiten.
Ein konkretes Beispiel hierfür ist der Service E-Post der Deutschen Post. Durch die Integration von Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 ist es möglich, mit der OfficeMaster Suite 8 als Versandtool Briefe direkt aus dem Homeoffice zu versenden. Auch postalische Massenversände lassen sich unkompliziert und remote über das hybride Verfahren umsetzen. Dafür werden digital erstellte Unterlagen direkt aus Microsoft Dynamics 365 heraus per Schnittstelle zur Deutschen Post weitergeleitet und dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt. Ebenfalls vollautomatisch läuft die Konvertierung von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet beziehungsweise über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.
Hybride Arbeitsformen entwickeln sich mehr und mehr zur Norm und flexibles Arbeiten zum Standard. Um zukunftsfähig zu bleiben, sind Unternehmen auf Lösungen angewiesen, die sie in dieser Entwicklung unterstützen und ein verlustfreies Datenmanagement auch remote gewährleisten.
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