Illustration: Absmeier biancoblue

Seit Jahren steigen die Anforderungen an die IT-Abteilungen in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen rasant. Zusätzlich zur Digitalisierung stehen in letzter Zeit neue Aufgaben rund um ein hybrides Arbeitsumfeld und Nachhaltigkeitsthemen auf der Agenda. Was sich angesichts des IT-Fachkräftemangels und mancherorts angespannter Budgets wie die Quadratur des Kreises anhört, ist strategisch nur mit einer Fokussierung auf die eigenen Kompetenzen zu schaffen. Gerade um das Management der Endgeräte im hybriden Umfeld zu optimieren, hilft eine enge Service-Partnerschaft mit lösungsorientierten Technologieanbietern und Herstellern, deren Leistungen sich flexibel den erforderlichen Wertschöpfungsprozessen anpassen lassen.

Der Personalmangel bei Fachkräften verschärft sich kontinuierlich. Laut Umfragen ist und bleibt der Kampf um Talente eine gewaltige Herausforderung: So berichten etwa 70 Prozent der IT-Führungskräfte, dass das Fehlen von geeignetem Personal sie daran hindert, mit den Anforderungen der digitalen Transformation Schritt halten zu können. Noch ist kein Licht am Ende des Tunnels zu sehen. Im Gegenteil: Laut IDC werden bis 2025 sogar 90 Prozent der Unternehmen weltweit den IT-Fachkräftemangel zu spüren bekommen. Auch die Europäische Union (EU) schätzt, dass 2030 rund 8 Millionen IT-Spezialisten in den Mitgliedsländern der EU fehlen werden. Neben dem Personalmangel bremst in Deutschland laut Branchenverband Bitkom vor allem der hohe Investitionsbedarf und der zusätzliche Zeitaufwand die Digitalisierung der Wirtschaft.

Fokussieren auf eigene Kernkompetenzen

Grundsätzlich kann dieser Herausforderung nur durch ein klare Arbeitsteilung und verstärkte Automatisierung der Aufgaben begegnet werden, die Skaleneffekte freisetzt. Ein Beispiel: lösungsorientierte Serviceangebote – gerade beim zeitaufwändigen Management der IT-Flotte. Sich hier auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren und für diese Aufgaben kompetente IT-Hersteller oder Partner mit einzubeziehen, bringt nicht nur Sicherheits-, Qualitäts- und Geschwindigkeitsvorteile sondern macht auch innovative Lösungen wie das anwenderspezifische Applikationsmanagement per Cloud nutzbar. So kann eigenes Personal wirklich wertschöpfend eingesetzt, Betriebsausgaben planbar gemacht und wertvolles Kapital nur dort investiert werden, wo es wirtschaftlich sinnvoll ist. Gefragt sind Dienstleister, die über eine umfassende Beratungs-, Analyse- und Lösungskompetenz verfügen.

Den Endgeräte-Park effizienter managen

Üblicherweise werden beim Thema Endgeräte viele interne Ressourcen gebunden – egal, ob es um Drucksysteme, Rechner und moderne Konferenzsysteme in mittelständischen oder global agierenden Großunternehmen geht. Wer bei entsprechenden Services jedoch nur an die seit Jahren etablierten Möglichkeiten denkt, die Reparatur oder den Austausch von defekten Geräten, deren Zubehör und Verbrauchsmaterial zu organisieren oder Service-Desk-Leistungen auszulagern, unterschätzt die möglichen Vorteile gewaltig. Auch Angebote wie die kundenspezifische und auf die Anwenderbedürfnisse abgestimmte Vorauswahl der Hardwarekonfigurationen sind mittlerweile Standards, die ein leistungsstarker Anbieter bewältigen sollte. Das Gleiche gilt für Lizenzverwaltung, automatisierte Updates oder die Direktlieferung der Geräte zum Mitarbeiter. Doch längst sind weitere Services auf dem Markt, die weitere Effizienzsteigerungen bei den eigenen Abläufen versprechen. Mit ihnen werden höchste Sicherheits- und Nachhaltigkeitszielsetzungen sowie eine Steigerung von Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erreicht.

Sicherheit, eingebaut ab Werk

Welche Synergien durch Service-Angebote im Unternehmen konkret erreicht werden können, offenbart zunächst ein gemeinsamer Workshops zur Bestands-, Ziel- und Wirtschaftlichkeitsanalyse. Im Rahmen einer zusätzlichen Bedarfsanalyse kann das Nutzungsverhalten von Abteilungen und Anwendertypen in die Entscheidung für die passend konfigurierte Hardware mit einfließen. Abhängig von der Situation und Strategie des jeweiligen Unternehmens treten im nächsten Schritt Finanzierungs-, Miet- oder Leasingmodelle in den Blick. Sie entlasten Investitionsbudgets und flexibilisieren durch bedarfsgerechte Abrechnungsmodelle die Betriebsausgaben. Bei der Bestandsanalyse spielen die Auslastung der Hardware ebenso wie Sicherheitsthemen eine immer wichtigere Rolle. Ihre Betrachtung geht längst weit über das Netzwerk hinaus: Im Rahmen eines Zero-Trust-Konzeptes sollte die gesamte Hardware-Umgebung, also Desktops, Notebooks, Drucksysteme oder Konferenzsysteme, mit bereits integrierten Sicherheitsfunktionen ausgestattet sein. Das gilt mehr denn je, seit in hybriden Arbeitsumgebungen ein Großteil der Hardware ständig außerhalb der Unternehmensmauern eingesetzt wird. Zudem zeigt eine Befragungen von HP, das 66 Prozent aller Nutzer ihren Rechner auch für private Anwendungen nutzen. Im hybriden Arbeitsumfeld lassen sogar 16 Prozent auch andere Personen auf ihr Notebook zugreifen. Ebenso zum Pflichtprogramm einer Zero-Trust-Strategie gehört eine anwenderunabhängige Hardware-Überwachung, die automatisiert sicherstellt, dass firmeneigene Sicherheitsrichtlinien eingehalten und neue Firmware auf den Geräten installiert wird.

Verfügbarkeit erhöhen, Ineffizienzen beseitigen

Doch moderne Services rund um die Hardware bieten heute noch mehr. Leistungsstarke Tools geben den IT-Verantwortlichen jederzeit einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Zustand ihrer Drucker- und PC-Flotte. Automatisierte Überwachungs- und Analyse-Software erlaubt es, Leistungseinschränkungen oder konkrete Hardware-Probleme frühzeitig zu erkennen und in vielen Fällen automatisiert im Hintergrund zu lösen. Vorausschauende Wartungs- oder Ersatzmaßnahmen verbessern die Produktivität und Zufriedenheit der Anwender deutlich. Gleichzeitig sinken Aufwand und Kosten, weil weniger Supportleistungen am Help Desk erbracht werden müssen.

Nachhaltigkeit verbessern und Aufwand reduzieren

Zudem erlauben diese Analysen, bedarfsgerechte Rechen- und Druckerleistungen genau dort bereitzustellen, wo sie tatsächlich benötigt werden. Das erhöht nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern zahlt auch auf die Nachhaltigkeit ein. Und last but not least: Diese Datenanalysenverfahren liefern in einem ISO-zertifizierten Bericht detaillierte Zahlen zu Stromverbräuchen und Energieeinsparungen, die sich nahtlos in Nachhaltigkeitsberichte integrieren lassen. Zudem kann die Nutzungsdauer beispielsweise von Notebooks durch zielgerichteten Service deutlich verlängert werden – neben den positiven Auswirkungen für die Nachhaltigkeit führt dies zu nicht unerheblicher wirtschaftlichen Einsparung.

Die Zahlen sprechen für sich: Bei der Arbeitszeiteinsparung pro Rechner zeigt sich, dass Unternehmen mit einem hohen Service-Grad gegenüber Firmen mit einem geringen Einsatz dieser Angebote ihren Aufwand sehr stark reduzieren. Insgesamt liegen die Verbesserungen entlang der gesamten Prozesskette bei rund 41 Prozent, in einzelnen Bereichen wie der Logistik oder dem Projektmanagement sogar bei rund 50 Prozent – wie eine internationale IDC-Befragung unter IT-Managern Ende 2022 ergeben hat. Ergebnisse, die beispielhaft belegen, wie Service-Partnerschaften die Schlagkraft von IT-Abteilungen auch in herausfordernden Zeiten entscheidend erhöhen.

Birgit Adrion, Head of Services & Solutions, Central and Eastern Europe bei HP