Langfristige Prozessoptimierung: Fünf Tipps für ein erfolgreiches Data Management

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foto cc0 aa schutz schloss datenIn den meisten Unternehmen sind unzählige verschiedene Betriebs- und Anwendungssysteme im Dauereinsatz. Datensicherheit bleibt innerhalb dieser Vielfalt und großer Datenmengen oft auf der Strecke. Davon sind die IT- und Sicherheitsexperten von Protected Networks überzeugt. Aus diesem Grund ruft das Unternehmen aktuell das »datensichere Jahr 2016« aus.

Matthias Schulte-Huxel, CSO des Unternehmens: »Die ersten Wochen eines Jahres sind immer eine gute Gelegenheit, einen Blick auf die IT-Struktur der Firma zu werfen und das Sicherheitsniveau des Datenmaterials zu überprüfen. Gerade jetzt wäre nämlich die beste Gelegenheit, um an diversen Stellschrauben für ein optimiertes und vor allem für ein sicheres Data Management zu drehen.«

Um den Unternehmen diese Aufgabe zu erleichtern, haben die Entwickler der Berechtigungsmanagement-Technologie 8MAN die wichtigsten Schritte für ein sicheres internes Data-Management in Form von praktischen Tipps zusammengefasst:

Analyse Ist-Zustand

In einem ersten Schritt sollten Unternehmen den Umgang der Mitarbeiter mit den Daten im AD und auf Fileserver, in Exchange, SharePoint, vSphere und aus weiteren Programmierungen genau unter die Lupe nehmen. Dazu gehören Fragen wie: Welcher Mitarbeiter hat auf welche Daten wann Zugriff? Kann mein Management genau nachvollziehen, ob alle Zugriffsrechte, die ein Mitarbeiter für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt, korrekt vergeben sind?

Wie notwendig Antworten auf diese und ähnliche Fragen sind, wird durch erschreckende Tatsachen deutlich: 81 Prozent der Fach- und Führungskräfte in den Bereichen Sicherheit und IT gehen beispielsweise davon aus, dass einem Großteil der Unternehmen die vielfältigen Möglichkeiten, wie Daten abgegriffen werden können, gar nicht erst bekannt sind. Laut den Experten könnten mehr als 50 Prozent der Datenmasse außerdem nicht erst vor Diebstahlversuchen Dritter geschützt werden, da oft gar nicht klar ist, wo die Daten überhaupt gespeichert sind (Ergebnisse aus Protected-Networks »Trendreport: Berechtigungsmanagement im Mittelstand«, 2015).

Änderungen der Rechtestruktur registrieren

Eine moderne Berechtigungsmanagement-Technologie visualisiert die Struktur der Zugriffsrechte und schafft damit erste Transparenz. Um diesen zentralen Überblick auch langfristig zu behalten, sollte das IT-Management zu jeder Zeit die Chance haben, Aktivitäten im System einfach und schnell nachzuvollziehen und bei Bedarf wieder rückgängig machen zu können.

Den Nutzer in das sichere Management einbinden

Auch der Nutzer sollte laut Protected Networks zu einem Bestandteil des datensicheren Jahres 2016 werden. Berechtigungsmanagement-Technologie löst diese Aufgabe beispielsweise, indem die Rechteverwaltung auch innerhalb einzelner Abteilungen gelöst werden können. Auf diese Art werden Verantwortlichkeiten genau dort vergeben, wo sie auch entstehen.

Sicherheitsnachweis durch Reporting

Je mehr Systeme und je mehr Personen beteiligt sind, desto wichtiger ist Nachvollziehbarkeit einzelner Aktionen. Berechtigungsmanagement-Technologie erfasst hierfür Access-Rights-Aktivitäten im Logbuch und erstellt revisionssichere Reporte. So kann compliance-konforme Sicherheit garantiert werden.

Langfristige Prozessoptimierung

Doch nur kurzfristige Änderungen können nicht genügen. Die Berechtigungsmanagement-Technologie legt aus diesem Grund vor allem Wert auf die Optimierung der bisher eingeschliffenen Prozesse. Aus diesem Grund schafft es die Software, Access-Rights-Management-Prozesse zu verkürzen unter anderem, indem nur die notwendigen Akteure involviert werden.