Sicherer Dokumentenaustausch ist Voraussetzung: Flexible Arbeitsmodelle – gekommen um zu bleiben

Angesichts der schier unendlichen Wahlmöglichkeiten aus Homeoffice, Jobsharing, Coworking oder hybrider Tätigkeit wirkt der traditionelle Nine-to-five-Job mit festem Arbeitsplatz und Büropräsenz fast wie ein Relikt aus vergangener Zeit. Dass festgefahrene Beschäftigungsmuster mehr und mehr aufgebrochen werden, ist ein Gewinn für alle Beteiligten. Zugleich können moderne Arbeitswelten nur dann zum Erfolgsmodell werden, wenn das Mehr an Freiheit und Flexibilität nicht auf Kosten der Sicherheit geht.

Wenn die Pandemie einen positiven Nebeneffekt hat, dann ist es das Aufweichen verkrusteter Beschäftigungsstrukturen. Nie hatten Arbeitnehmer mehr Wahlfreiheit, waren Arbeitgeber offener für flexible Arbeitsmodelle als heute. Dass Homeoffice und Co. funktionieren, haben die vergangenen zwei Jahre eindrücklich bewiesen.

Wie wichtig es für Beschäftigte tatsächlich ist, den Arbeitsort flexibel zu wählen, verdeutlicht der Everywhere Workplace Report 2022 des US-amerikanischen IT-Softwareunternehmens Ivanti. Demnach wäre für drei von zehn Deutschen die zwangsweise Rückkehr ins Büro ein Kündigungsgrund.

Tatsächlich haben laut des Statistischen Bundesamtes (Destatis) im vergangenen Jahr so viele Menschen wie noch nie von zu Hause aus gearbeitet. Ein Viertel aller Erwerbstätigen war gelegentlich im Homeoffice aktiv, zehn Prozent ausschließlich. Damit nimmt Deutschland eine Vorreiterrolle ein und liegt leicht über dem EU-Durchschnitt.

Strukturwandel in Unternehmen. Nicht zu unterschätzen ist, dass die Entscheidung für flexible Arbeitsmodelle immer mit einem Struktur- und Systemwandel für das Unternehmen einhergeht. Das Büro wird zum Ort der Begegnung und des intensiven Austauschs, während das Homeoffice konzentriertes und ungestörtes Arbeiten zulässt. Werden die jeweiligen Präsenzmöglichkeiten geschickt kombiniert, lassen sich für alle Beteiligten und jegliche Arbeitsszenarien ideale Bedingungen schaffen. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt auch für das Recruiting, denn es sind zusehends die Mitarbeitenden, die am Arbeitsmarkt den Takt vorgeben und flexible Beschäftigungsmodelle fordern. Zudem könnte ein ortsunabhängiges Arbeiten den Fachkräftemangel zumindest teilweise abfedern, wenn nicht die physische Präsenz, sondern die virtuelle Arbeitsleistung im Vordergrund steht.

Die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle liegen auf der Hand. Dennoch dürfen bei aller Begeisterung für das moderne Arbeiten die Themen Datensicherheit und Dokumentenschutz nicht vernachlässigt werden. Ist die Belegschaft auf zahlreiche Standorte verteilt, ist ihre Erreichbarkeit – sowohl von extern als auch untereinander – trotz räumlicher Trennung sicherzustellen. Auch der ungehinderte Zugriff auf Dokumente und interne Netzwerke ist zu gewährleisten. Schriftstücke, Skizzen aber auch Sprachnachrichten müssen verlässlich empfangen und versendet werden – all das unter Einhaltung bestehender Sicherheitsstandards.

Eine Herausforderung – insbesondere, wenn für die Umsetzung einzelne, nicht aufeinander abgestimmte IT-Anwendungen zum Einsatz kommen. Sinnvoller ist es, auf durchgängige UCC-Lösungen zu setzen, die sämtliche Kanäle auf einer Plattform bündeln.

Alle Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche. Eine entsprechende All-in-one-Lösung ist die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic. Sie verbindet bereits vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung. Als Basis dienen Anwendungen wie Microsoft Exchange, auf der alle Kanäle zusammenlaufen.

Den manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die OfficeMaster Suite über ihr Feature NGDX. Dokumente gehen damit im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind hingegen automatisch von der Übertragung ausgeschlossen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht. Dieser zeigt an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden. und hat auch vor Gericht Bestand.

An oberster Stelle steht bei all dem der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert. Gerade für vertrauliche Dokumente ein absolutes Muss. Ein Versand per E-Mail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das zum Einsatz kommende »Serverhopping« Angriffe und Manipulationen begünstigt.

Papiergebundene und digitale Prozesse verbinden. Eine der Grundvoraussetzungen für flexible Arbeitsmodelle ist, dass Dokumente möglichst digital vorliegen. Nur so lassen sich ein schneller und ortsunabhängiger Zugriff und eine medienbruchfreie Bearbeitung sicherstellen. Idealerweise kommen hybride Dokumente zur Anwendung, die von Mensch und Maschine ausgelesen werden können. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Auch hierbei unterstützt NGDX.

Mittels Koppelung an BPM-Systeme können per NGDX übertragene Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen sind damit obsolet und die Voraussetzungen für ein verlustfreies, dezentrales Arbeiten geschaffen.

Flexiblen Arbeitsmodellen gehört die Zukunft. Um konkurrenzfähig zu bleiben und für Mitarbeiter attraktiv zu sein, müssen Unternehmen dringend die entsprechenden Rahmen-bedingungen schaffen. Innovative Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite legen hierfür die Basis.

 


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