Sitzungsmanagement-Tool – Planung ist das halbe Meeting

Weniger und dafür effektivere Zeit in Besprechungen verbringen ist digital leicht möglich: Über eine Online-Meeting-Software greifen Teilnehmer auf alle relevanten Informationen und Dokumente zu und können auch Vereinbarungen und Entscheidungswege vergangener Sitzungen in die gegenwärtige Beschlussfindung einfließen lassen.

Digitalisieren, virtualisieren, professionalisieren: So einfach das Prinzip klingt, umso schwerer fällt häufig die Umsetzung, wenn es um das Thema Meetings geht. Besprechungen und Konferenzen gehören zum Unternehmensalltag; sie sind sinnvolle und wichtige Termine für Abstimmungen und ergebnisorientierte Entscheidungen. Nur leider sind sie in der Regel für alle Teilnehmer auch wahre Zeit-, Kosten- und Nervenfresser. Gleichzeitig muss dafür gesorgt sein, dass alle Anwesenden auf dem gleichen Wissensstand und mit entsprechenden Unterlagen versorgt sind. Dazu werden häufig vorab wahre Informationspakete per E-Mail oder postalisch an die Teilnehmer verschickt, damit sie sich einarbeiten und vorbereiten können.

Sitzungsmanagement-Tool »Online Meeting«. Eine sichere und transparente Lösung, die Papierwust vermeidet, ist das von BCT Deutschland entwickelte Sitzungsmanagement-Tool »Online Meeting«, mit dem man Informationen terminabhängig vorbereiten, verteilen und nachbereiten kann. Als unabhängige Komponente kann es über Open APIs in eine ECM-Plattform integriert oder als separates System genutzt werden. Vor allem im besprechungsintensiven Umfeld sehr nützlich. Mit ihm können Betriebsrat, Geschäftsführung und Co. sowohl reale als auch virtuelle Besprechungen jederzeit strukturiert und somit effektiv abhalten. Die Sitzung selbst aber auch die Unternehmensprozesse werden optimiert, Ressourcen sinnvoll verplant und der Organisationsaufwand auf die wesentlichen Elemente reduziert. Teilnehmen können ausschließlich autorisierte Nutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten, sodass Online Meeting eine sichere Arbeitsumgebung bietet.

 

Alle Tagesordnungspunkte einer Agenda können mit Dokumenten, Bildern und weiteren relevanten Informationen verknüpft werden.

 

Über die thematische Sortierung erhalten die Teilnehmer einen Überblick über relevante Beschlüsse vergangener Sitzungen in Form einer Timeline.

 

Die für die Besprechung relevante Informationen können digital mit der allgemeinen Agenda oder mit konkreten Tagesordnungspunkten verknüpft werden. Dazu zählen Dokumente, Bilder und Grafiken. Vorab kann außerdem eine kurze Zusammenfassung des jeweiligen Meetings und der einzelnen Themen formuliert und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Und während der Sitzung kann die Software für die digitale Protokollerstellung genutzt werden. Damit sind alle wichtigen Informationen jederzeit und von jedem Ort ohne Umwege zugänglich. Ein Papierarchiv, in dem man alte, womöglich handgeschriebene und unleserliche Protokolle durcharbeiten muss, wird überflüssig.

Vergangenes für zukünftige Entscheidungen nutzen. Neben dem Gewinn, dass Besprechungen strukturierter und zwangsläufig auch effizienter ablaufen, spielt die langfristige Transparenz eine wichtige Rolle. Dazu hat BCT Deutschland in sein Online-Meeting-Tool die Funktion »Themenspezifische Sortierung« integriert. Sie dient der nachhaltigen Dokumentation und Weiterverfolgung von Beschlüssen und Wegen der Entscheidungsfindung. Sämtliche Meilensteine, inklusive Datum und Zusammenfassung, werden in Form einer Timeline angeboten: Jeder Tagesordnungspunkt steht immer in Bezug zu einem bestimmten Thema, das gegebenenfalls bereits zu einem früheren Zeitpunkt besprochen wurde, wenn auch in einem anderen Kontext. Die Teilnehmer können aber sowohl auf die Agenda – inklusive Notizen, Dokumente etc. – zugreifen als auch nachvollziehen, wie sich Besprechungen und deren Ergebnisse, etwa zu einem neuen Produkt, langfristig entwickelt haben. Sei es die Verknüpfung von aktuellen Tagesordnungspunkten mit bereits besprochenen Themen oder die nachvollziehbare Entscheidungsfindung – vorangegangene Prozesse dienen immer auch der Vorbereitung zukünftiger Vereinbarungen.

Fazit. Meetings sind dann ein Schlüssel zum Erfolg, wenn die wertvolle und knappe Zeit der Teilnehmer und Entscheider effizient genutzt wird. Besprechungen sollten also gut organisiert und vorbereitet sein. Eine transparente und sichere Lösung ist das Sitzungsmanagement-Tool »Online Meeting«: Die Software digitalisiert und professionalisiert Sitzungen. Diese sind zentral abgelegt, können mit Tagesordnungspunkten verknüpft werden und bieten damit eine wesentliche Grundlage für Entscheidungen. Durch die Möglichkeit der themenspezifischen Sortierung in Form einer Timeline können auch Entscheidungswege und Ergebnisse aus vergangenen Sitzungen in die gegenwärtige Beschlussfindung einfließen. Ad-hoc-Entscheidungen anhand unvollständiger Informationen werden verhindert.


Jos Bischoff,
Geschäftsführer von
BCT Deutschland

 

 

 

Über BCT Deutschland GmbH
Die Digitalisierung der Arbeitswelt treibt das Softwareunternehmen BCT bereits seit über 30 Jahren mit seiner branchenübergreifenden Enterprise-Information-Management-Technologie voran. Die komponentenbasierten und anbindungsfähigen Lösungen des Innovationstreibers sorgen beim Nutzer für einen transparenten und sicheren Informationsaustausch und deutlich effizientere Prozesse. Denn geschäftsrelevante Informationen können automatisiert und bedarfsgerecht sowie im richtigen Kontext und in Echtzeit bereitgestellt und verarbeitet werden.
Um diesen digitalen Mehrwert bei Anwendern zu generieren, setzt BCT auf die enge Zusammenarbeit mit seinen Business Partnern. Sie nutzen die EIM-Technologie, um ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio für aktuelle und zukünftige Kunden zu erweitern. Darüber hinaus arbeitet der Softwarespezialist zunehmend auch mit strategischen Partnern sowie anderen Institutionen und Organisationen zusammen, mit denen er gemeinsam neue Lösungen auf den Markt bringt oder in Co-Creation digitale und plattformbasierte Geschäftsmodelle entwickelt.
1985 in den Niederlanden gegründet, ist das Unternehmen unter der Leitung von Geschäftsführer Jos Bischoff hierzulande seit 2010 als BCT Deutschland in Aachen vertreten. Inklusive der weiteren Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 160 Mitarbeiter für BCT tätig. Derzeit arbeiten über 150.000 Anwender in einer Vielzahl internationaler Unternehmen und Organisationen aus Industrie und Handel, dem Gesundheitswesen sowie dem Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor mit der EIM-Technologie des Softwareentwicklers. 
Das Informationssicherheitsmanagementsystem von BCT ist ISO 27001:2013 zertifiziert. Seit 2014 ist das Unternehmen am Campus Cluster Smart Logistik der RWTH Aachen immatrikuliert und engagiert sich in deutschlandweiten Fachverbänden wie Bitkom e. V. und eco — Verband der Internetwirtschaft e. V.
Weitere Infos: www.bctsoftware.com

 

Illustration: © Polina Gazhur/shutterstock.com

 

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