So optimieren Unternehmen ihr Intranet

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Wie können Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit der Intranetsuche deutlich erhöhen und ihr Intranet zum zentralen Wissensportal ausbauen?

Intranetportale bilden in immer mehr Unternehmen die wichtigste Plattform für den digitalen Arbeitsplatz. Über das Intranet tauschen sich die Mitarbeiter untereinander aus und informieren sich über Neuigkeiten im Unternehmen. Bei der Suche nach Informationen müssen sie dabei aber häufig große Abstriche hinnehmen. Die Content-Management- und Kollaborations-Systeme, auf denen die Intranetportale basieren, bringen in der Regel nur rudimentäre Suchfunktionen mit. Effizientes Finden ist damit nicht möglich.

Abhilfe kann die Integration einer dedizierten Lösung für Enterprise Search schaffen. Sie kann die bestehende Suchfunktion im Intranet ablösen und die Suche mit neuen, umfassenderen Funktionalitäten ausstatten. IntraFind erläutert, wie Unternehmen davon profitieren.

  1. Linguistische Verfahren nutzen. Die umfassenden Linguistik-Features einer Enterprise-Search-Lösung sorgen dafür, dass Nutzer zielsicher an benötigte Dokumente gelangen. Durch Komposita-Zerlegung beispielsweise werden Mehrwortbegriffe in ihre Bestandteile zerlegt. Eine Suche nach »Druckerhandbuch« ist auch dann erfolgreich, wenn das Dokument unter dem Namen »Handbuch für Drucker« im System hinterlegt ist.
  2. Natürliche Sprache verarbeiten. Beherrscht die Enterprise-Search-Lösung Natural Language Processing (NLP), können Mitarbeiter im Intranet natürlichsprachliche Suchanfragen abgeben. Durch komplette Fragesätze wie »Welche Präsentationen von Vertriebsmeetings aus dem Jahr 2018 gibt es?« gelangen sie deutlich schneller und intuitiver an gewünschte Auskünfte als bei einer herkömmlichen Suche mit Keywords.
  3. Aus Erfahrungen lernen. Mit Hilfe von Machine-Learning-Verfahren kann Enterprise Search die Trefferlisten danach ausrichten, wie häufig ein bestimmtes Dokument von allen Mitarbeitern oder den Kollegen aus der eigenen Abteilung angezeigt und abgerufen wurde. Zudem lassen sich Mitarbeiter proaktiv informieren, welche Suchergebnisse die Kollegen besonders häufig angeklickt haben.
  4. Datenquellen individuell priorisieren. Unterstützt die Enterprise-Search-Lösung die Einrichtung von Suchprofilen, lassen sich die Trefferlisten weiter personalisieren. Bestimmte Dokumentarten oder Datenquellen, die für bestimmte Nutzergruppen höher priorisiert werden als andere, rutschen bei den Angehörigen dieser Gruppen in der Trefferliste nach oben.
  5. Zusätzliche Datenquellen anbinden. Eine geeignete Enterprise-Search-Lösung kann die unterschiedlichsten Datenquellen anbinden. Sie reichen von cloudbasierten Filesharing-Diensten über E-Mail- und Collaboration-Systeme bis hin zu Ticketsystemen. Damit haben Mitarbeiter die Möglichkeit, nicht nur die im Intranet vorhandenen Quellen zu durchsuchen, sondern den kompletten Unternehmensbestand.

»Für den Erfolg einer Intranetoptimierung ist neben den fachlichen Verbesserungen die einfache Integrierbarkeit der neuen Suche eine wichtige Kerneigenschaft«, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. »Es darf kein komplexes IT-Projekt erforderlich sein, um intelligente State-of-the-Art-Suchmechanismen, die die Kollegen schon aus den zahlreichen Webanwendungen kennen, auch im Intranet zur Verfügung zu stellen.«

Zudem sei vorteilhaft, wenn die Suche ein breites Set an Standard-Konnektoren zur einfachen Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen mitbringe. Unabdingbar sei außerdem ein leistungsfähiges Rechtemanagement. Nur mit ihm könnten Unternehmen sicherstellen, dass die Anwender in ihren Trefferlisten ausschließlich Daten angezeigt bekommen, die auch für ihre Augen bestimmt sind.

»Durch die Integration einer professionellen Enterprise Search in ihr Intranetportal erhöhen Unternehmen nicht nur die Usability ihrer Intranet-Suche deutlich«, so Kögl. »Sie bauen damit auch ihr Intranet zum zentralen Wissensportal und zum Point of Knowledge aus.«

So könnten etwa Fertigungsunternehmen ihre Auskunftsfähigkeit nach außen erhöhen, dadurch ihren Service verbessern und so die Kundenzufriedenheit steigern. Unternehmen, die für ihre Forschung und Entwicklung viel Fachliteratur beziehen, hätten die Möglichkeit, diese den Mitarbeitern zentral anzubieten. Die Entwickler erhielten so schnelleren Zugriff auf vorhandenes Wissen. Zudem würden Werke nicht unnötigerweise mehrfach angeschafft, nur weil die Mitarbeiter sie nicht finden konnten.

»Die Fachverantwortlichen sollten neben dem smarten Auffinden von Dokumenten und Inhalten auch das Thema People Search und Expertenidentifikation auf Ihrer Agenda haben«, ergänzt Kögl. »Sie sind oft häufigere oder zumindest ebenbürtig wichtige Use Cases im Intranet.«

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