Umschlaghafen Cuxport automatisiert Zollprozess mit edbic  

Illustration: Absmeier, Quelle: Cuxport GmbH

Konsolidierung der Daten aus dem Hafen und der Reederei ermöglicht digitale Zollabwicklung.

 

Das Hauptgeschäft des Frachthafens Cuxport ist seit seiner Gründung im Jahr 1997 der Umschlag von Waren und Gütern innerhalb der EU und in Europa. Durch das Inkrafttreten des Brexits am 1. Januar 2021 haben sich die Abläufe im Hafen grundlegend geändert: Mussten ursprünglich knapp 10 Prozent der Güter einen Zollprozess durchlaufen, wurde mit dem Brexit für insgesamt ca. 90 Prozent eine Zollabwicklung fällig. Dass diese allerdings nicht mehr manuell umgesetzt werden konnte, wie in der Vergangenheit, war den Verantwortlichen klar. Also eruierten Geschäftsführer Hans-Peter Zint und IT-Leiter Dominic Küchler zusammen mit HPC Hamburg Port Consulting alternative Konzepte.  

 

Anzeige

 

Der Zeitdruck war ein zentraler Treiber bei der Suche. Denn obwohl man sich bei Cuxport bereits 2016 erstmals mit der Umsetzung eines automatisierten Zollabwicklungsprozesses beschäftigt hatte, wurde zum Schluss alles sehr knapp. Der Grund: Ursprünglich hatte man die Zollprozesse in der vorhandenen Software für die Frachtabwicklung integrieren wollen. Deshalb war ein Projekt gestartet worden, um die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. Dabei wurde nach und nach klar, dass dieser Weg nicht erfolgreich sein würde. Umso dringender wurde nach einer alternativen Lösung gesucht, was durch die permanente Verschiebung des faktischen Brexit und die folgende Corona Pandemie deutlich erschwert wurde.

Da HPC und compacer im Vorfeld bereits gemeinsam verschiedene Projekte erfolgreich gemeistert hatten, machten die Berater von HPC Cuxport auf die Expertise von compacer aufmerksam. Im Hinterkopf hatten sie dabei die Idee, edbic als zentrale Datendrehscheibe eines digitalen Zollprozesses in die bestehende IT-Struktur des Hafens zu integrieren. Geschäftsführer Hans-Peter Zint: »Wir mussten schnell und ergebnisorientiert handeln, denn unabhängig vom sich abzeichnenden Brexit, musste unser Team zu dieser Zeit auch noch mit pandemie-bedingten Herausforderungen kämpfen. Umso glücklicher waren wir, als sich nach ersten Gesprächen mit compacer abzeichnete, dass edbic ein möglicher Ausweg sein könnte.«

 

Pragmatischer Lösungsansatz

Vor dem Hintergrund, dass die vorhandenen Systeme nur über begrenzte Möglichkeiten einer Automatisierung verfügten und die zur Verfügung stehenden Daten sehr heterogen waren, war klar, dass man eine zentrale Lösung implementieren musste, die all diese Daten aufbereitet. Im zweiten Schritt sollten diese dann von der zertifizierten Zollsoftware DAKOSY weiterverarbeitet werden können. »Also haben wir uns der bereits vorhandenen Schnittstellen aus dem Frachtsystem von Cuxport und des Buchungssystems der Reedereien in edbic bedient«, erinnert sich IT-Leiter Dominic Küchler. Extra für die Zollabfertigung wurde dann eine zu dem operativen System parallele Datenhaltung und Statusverwaltung aufgebaut. Dabei war die Formatvielfalt der betroffenen Daten relativ einfach in den Griff zu bekommen.

 

Eine Herausforderung aber war die Abbildung der Prozesslogik. Dazu muss man wissen, dass die Abstimmung der Daten zwischen den Reedern und dem Hafen für die täglich laufenden Frachtfähren zumeist sehr individuell, kurzfristig und interaktiv ist. Wenn man sich vorstellt, dass für den Warenumschlag nicht nur Informationen über den Wert und die Art der Fracht ausgetauscht werden, sondern auch diverse Nummern, Abrechnungsdaten o.ä., wird klar wie komplex allein ein einzelner Vorgang ist – geschweige denn ein ganzer Arbeitstag.

 

»Cuxport ist ein Umschlagshafen für den europäischen Kurzstreckenverkehr. Die Reederei DFDS ist unser Hauptkunde und organisiert den Fährdienst zwischen Cuxport und dem Bestimmungshafen Immingham in England. Da wir so einen täglichen Frachtlinienverkehr zwischen Cuxhaven und Immingham anbieten und jährlich etwa 30.000 Container, 30.000 Straßen-Trailer, 300.000 Autos und 300.000 Tonnen Stückgut umschlagen, kann man sich die Dimension der damit einhergehenden Daten gut vorstellen«, sagt Zint.

 

Finetuning nach dem »Go live«

Zwar war es dem Projektteam gelungen rechtzeitig bis Ende 2020 den Zollprozess zu digitalisieren, aber allen war klar, dass sich die letzten Ungereimtheiten erst mit dem Realbetrieb beheben lassen würden. »Wir waren unglaublich froh, dass sich die Politik zumindest auf einen weichen Brexit geeinigt hat. Das hatte den Vorteil, dass es für den Frachtverkehr keine Mengenbegrenzung gab und außerdem noch eine Übergangsphase von mehreren Monaten inkl. diverser Verfahrenserleichterungen in UK festgelegt wurde«, erinnert sich Zint. Ein harter Brexit mit noch strengeren Vorgaben und ohne Übergangsfrist wäre noch schwieriger zu managen gewesen.

So aber startete Cuxport am 1. Januar 2021 mit einem neuen Zollprozess in die Nach-Brexit-Ära. Dabei zeigte sich, dass es gelungen war, im Vorfeld etwa 90 Prozent der anfallenden Prozesse und Aufgaben erfolgreich zu digitalisieren. Allerdings zeigte sich auch, dass kundenseitig vereinzelt noch Prozesse unklar und Informationen lückenhaft waren, oder aber Sonderfälle zum Vorschein kamen, die noch nicht in automatisierter Form abgewickelt werden konnten. Da es sich aber nur um Einzelfälle handelte, konnten diese ohne Probleme zu Beginn auch manuell gehandhabt werden. »Innerhalb der ersten sechs Wochen haben wir die letzten 10 Prozent noch identifizieren können, so dass wir im Februar 2021 in Grunde schon sehr gut aufgestellt waren. Bis Ende März hatten wir dann einen Routineablauf am Start«, sagt Küchler.

 

Richtungsweisend für die Zukunft

Durch die Digitalisierung des Zollprozesses hat Cuxport nicht nur seine vom Brexit verursachten Aufgabenstellungen optimal gelöst, sondern sich auch schon für die Herausforderungen der Zukunft gerüstet. Dank der zentralen Datenplattform edbic sind jetzt alle mit dem Zollvorgang im Kontext stehenden Daten und Vorgänge transparent. Das bringt insbesondere Vorteile für die Reeder mit sich. Sie haben jetzt einen viel besseren Überblick über den Verlade- und Verzollungsvorgang. Außerdem kann Cuxport selbst viel besser auswerten, welche Umschläge anstehen und was in der Vergangenheit umgeschlagen und verzollt wurde.

Diese positiven Effekte kann man sich auch in anderen Bereichen des Hafens sehr gut vorstellen, um auch hier besser informiert und auskunftsfähiger zu sein. »edbic war für uns in vielerlei Hinsicht eine unglaublich wichtige Weiterentwicklung – händisch hätten wir die Zollprozesse bei dieser Menge niemals bewältigen können«, sagt Geschäftsführer Zint. Küchler ergänzt: »Jetzt können wir überlegen an welchen Stellen sich eine vergleichbare Vorgehensweise ebenso positiv auf unser Geschäft auswirken würde. Da haben uns die Kollegen von compacer schon sehr gute Impulse gegeben und ich bin mir sicher, dass wir erst am Anfang stehen.«

 

 

Hans-Peter Zint, Geschäftsführer Cuxport

»Rückblickend und perspektivisch gesehen hat sich die Investition in edbic überaus gelohnt. Unsere Idee, compacer als zentrales Element unserer Systemlandschaft zu etablieren und so die Automatisierung und Digitalisierung unserer Prozesse voranzutreiben, ist aufgegangen.«

 

Dominic Küchler, Leiter IT Cuxport

»Der Schritt hin zur Automatisierung des Zollprozesses war Mittel zum Zweck. Hätten wir das nicht gemacht, wären wir nicht in der Lage, die mit dem Brexit anfallenden Zollvorgaben zu erfüllen.«