Illustration: Absmeier Volkan Olmez
Tochterfirmen, Kunden und Lieferanten rund um den Globus sind heute auch im Mittelstand eher die Regel als die Ausnahme. Oft stehen solche Unternehmen vor Herausforderungen: Komplizierte Strukturen sollen in einfache Prozesse überführt werden. Vor allem, wenn es ums Geld geht – beim Rechnungswesen – ist eine smarte Organisation im ERP das A und O. Der Financials-IT-Spezialist Jesper Jensen gibt Tipps, worauf international aktive Unternehmen bei der Auswahl von Software achten müssen.
Die zunehmende Internationalisierung stellt spezielle Anforderungen an das Rechnungswesen von Unternehmen. Folgende wichtigsten Punkte können daher Aufschluss geben, ob das aktuelle oder zukünftige ERP-System den Anforderungen gewachsen ist:
- Spagat bei den Stammdaten: über alle Länder und landesspezifisch
Der Einfachheit halber bezeichnen wir ein Unternehmen als Organisation. Wenn eine solche Organisation verschiedene Firmen in mehreren Ländern umfasst, ist die Anzahl an Stammdaten sehr groß. Die effektive Nutzung dieser Daten erfordert wiederum eine koordinierte Erfassung und Pflege. Je nach Größenordnung kommt der Datenbankqualität eine umso bedeutendere Rolle zu.
Hier gilt es den Spagat zwischen zwei Anforderungen zu meistern:
Auf der einen Seite ist es wünschenswert, so wenig redundanten Daten wie möglich zu haben. Beispielsweise sollte der italienische Kunde, welcher sowohl von der deutschen Mutterfirma als auch der italienischen Tochterfirma betreut wird, nur ein einziges Mal angelegt sein. Gelingt es, Doubletten im Datenbestand von vornherein zu reduzieren, so werden auch die Folgeprozesse deutlich vereinfacht.
Auf der anderen Seite müssen in der italienischen Tochterfirma zusätzliche Stammdaten zur Verfügung stehen, um den Anforderungen der italienischen Gesetzgebung zu entsprechen. Diese Datenfelder ergeben für die deutsche Tochterfirma keinen Sinn und sollten daher für die Mitarbeiter der deutschen Tochterfirma gar nicht angezeigt werden.
Im Rechnungswesen von Comarch ERP Enterprise haben wir diese Herausforderung gelöst, indem wir über eine Basis von Stammdaten verfügen, die dann länderspezifisch erweitert werden kann. Das Stammdatenprogramm »Partner« kann somit in einer deutschen oder italienischen Sicht bedient werden, so werden nur die relevanten Stammdaten angezeigt. Der Spagat kann internationalen Firmen mit dieser Aufteilung also gelingen.
- Zahlungsbedingungen für alle und Skontobuchung je Firma
Das gleiche Prinzip eines Spagats zwischen zwei Anforderungen gilt auch für die Erfassung von Zahlungsbedingungen. Diese stehen generell allen Firmen zur Verfügung, aber das Sachkonto für die Buchung von Skonto ist eine firmenindividuelle Einstellung. Auch hier wird der Spagat zwischen einer ganzen Organisation und einzelnen Firmen gemeistert.
- Sachkontenplan über mehrere Firmen repliziert
Sachkontenplan ist eine weitere Disziplin, in welcher ein Kompromiss gefunden werden muss. Auf der einen Seite wäre es aus Effizienz- und Transparenzgründen wünschenswert, wenn alle Firmen den gleichen Sachkontenplan haben, aber sobald ausländische Tochterfirmen ins Spiel kommen, ist ein solches Idealvorgehen nicht mehr realistisch. In Frankreich und Spanien beispielsweise ist der Sachkontenplan vom Gesetzgeber definiert. Ein anderes Beispiel ist Polen, wo der Sachkontenplan überwiegend hierarchisch aufgebaut ist. Diese Beispiele führen vor Augen, dass es definitiv Sinn ergibt, innerhalb eines Landes einen wartungsarmen einheitlichen Sachkontenplan zu haben – für ausländische Tochterfirmen muss jedoch Flexibilität vorhanden sein.
In den Finanzbuchhaltung-Funktionen von Comarch ERP Enterprise kann der Sachkontenplan in einer Firma von einer anderen repliziert werden. Für das Beispiel von oben würde das bedeuten, dass ein Sachkontenplan in einer Firma pro Land gepflegt werden muss – die Änderungen würden automatisch in die anderen Firmen des Landes übernommen werden.
Sachkontenplan ist einer von vielen Datenschätzen, die entweder individuell pro Firma oder gemeinsam erfasst werden können.
- Länderübergreifende Berichte und Analysen
Jetzt, wo wir analysiert haben, dass in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Sachkontenpläne erforderlich sind, stellt sich die Frage: Wie ist es möglich, länderübergreifend finanzielle Daten zu analysieren? Dazu könnte natürlich ein Excel-Modell aufgebaut werden, mit dessen Hilfe die unterschiedlichen Sachkontenpläne gemappt werden. Eine andere Möglichkeit würde darin bestehen, ein Programm von einem Drittanbieter einzusetzen. Noch besser wäre es natürlich, diese Funktionalität im ERP-System integriert zu haben. Deshalb ist eine solche Integration ein wichtiges Kriterium, wenn Sie sowohl individuelle Firmen sowie die gesamte Organisation später effizient monitoren möchten.
In Comarch ERP Enterprise können Sachkonten mit zusätzlichen Klassifikationen erfasst werden. Diese stehen dann für einheitliche, firmenübergreifende Berichte bereit. Damit sind alle Daten revisionssicher im Stammdatenprogramm erfasst. Das gleiche Prinzip steht übrigens auch für Controlling zur Verfügung.
- Sprachen
Sprachen haben grundsätzlich zwei Komponenten im Rechnungswesen: Bedienungssprache des Programms und die Sprache der erfassten Daten im Programm. Das Erste wäre zum Beispiel, ob »Schließen«, »Close« oder »Fermer« für die Schließung eines Fensters im Bedienungsmenü ausgewählt werden muss. Dies hängt von der Anzahl der unterstützen Oberflächen ab – je mehr, desto besser.
Das Zweite wäre, ob zum Beispiel ein Sachkonto mit der Beschreibung: »Aufgelaufenen Zinsen«, »Accrued interest« oder »Intérêts courus« vom Benutzer erfasst worden ist. Wenn keine länderübergreifenden Aktivitäten stattfinden, ist dies von geringerer Wichtigkeit. Es ist beispielsweise sehr praktisch, die Bezeichnung der einzelnen Sachkonten in Landessprache (Deutsch) und in der Konzernsprache (Englisch) erfassen zu können. Das wird durch die so genannte Inhaltssprache für Texte ermöglich. Damit sind Berichte und Cockpits unmittelbar verständlich sowohl für lokale Buchhalter*innen als auch Konzerncontroller*innen.
Im Rechnungswesen von Comarch ERP Enterprise ist es auf Benutzerebene möglich, die Oberflächen- und Inhaltssprache für die Bedienung festzulegen. Darüber hinaus können die eigenen Stammdaten in beliebig viele Sprachen erfasst/importiert werden. Damit steht eine Infrastruktur für verschiedene Lösungsansätze zur Verfügung, die je nach individuellem Einsatzfall angepasst werden kann.
- Berichterstattung nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften
Wenn eine Organisation Firmen in mehreren Ländern hat, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Berichterstattung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften unterstützt werden muss. In Deutschland wäre es wahrscheinlich HGB und IFRS. Wenn aber zum Beispiel die deutsche Firma einen amerikanischen Eigentümer hat, dann kommt vielleicht sogar auch US-GAAP in Spiel. Wahrscheinlich müssen mehr als 99% der Buchungen unter allen Rechnungslegungsvorschriften gleichbehandelt werden. Ausnahme könnten Wertberichtigungen, Abschreibungen und Aufwandrückstellungen sein. Vor allem aus Sicht der Wirtschaftsprüfung ist es sehr sinnvoll, die gesamte Umbuchungsthematik revisionssicher im System erfasst zu haben.
Im Rechnungswesen von Comarch ERP Enterprise kann eine beliebige Anzahl von Bilanzierungskreisen angelegt werden. Zum Beispiel werden im Bilanzierungskreis IFRS dann nur die für IFRS relevanten Umbuchungen gebucht. Damit beinhaltet Berichte, für welche dieser Bilanzierungskreis gewählt ist, alle »normalen« Buchungen (99+% aller Buchungen) sowie die für IFRS relevanten Umbuchungen. Das gleiche Prinzip gilt für andere Bilanzierungskreise und kann sogar auch für abweichende Abschreibungsprofile von Anlagegütern für den Einkommensteuerbescheid genutzt werden.
- Währungen
Fast alle Finanzbuchhaltungsprogramme haben Funktionalität, um Fremdwährung zu unterstützen. Je internationaler die Firma ist, desto wichtiger wird diese Funktion. Klassisch können Standardkurse hinterlegt werden, damit kein Kurs bei der Belegerfassung eingetippt werden muss.
In Zusammenhang mit der Berichterstattung nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften ist es auch interessant, in welcher Währung diese stattfinden muss, wenn Berichte auch in Fremdwährung abgegeben werden müssen. Ein Beispiel wäre eine deutsche Firma mit einem Eigentümer in den U.S.A. Nach HGB muss in EUR berichtet werden, aber auch nach US-GAAP in USD. Wenn eine solche Problematik relevant ist, muss genau analysiert werden, wie diese vom System unterstützt wird.
In Comarch ERP Enterprise hat man die Möglichkeit, neben der gewählten Hauswährung auch parallele Hauswährungen zu definieren. Dies hat zur Folge, dass alle Buchungen in mehreren Haus-Währungen gebucht werden. Damit ist sichergestellt, dass Berichte in diesen Währungen ohne zusätzliche Währungsumrechnung ausgegeben werden können.
Neue Märkte erschließen und Prozesse steuern
Weitere Tipps zur internationalen Steuerung von Prozessen finden Sie im neuen E-Book von Comrach: »International ERP – Wie Sie neue Märkte erschließen und Ihr Unternehmen krisensicher in mehreren Ländern steuern« ist als Download verfügbar unter: https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/e-book-erp-international/