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Es wirkt wie ein Blick in eine Glaskugel, wenn eine künstliche Intelligenz im Ressourcenmanagement eventuelle Ausfälle vorab prognostiziert oder bei Ausfällen direkt Lösungen parat hält. Tatsächlich steckt aber nichts Außergewöhnliches dahinter, denn die KI bedient sich für ihre Einschätzung lediglich vorhandener Daten und erlernter Arbeits- und Verhaltensweisen. Mit ihrer Hilfe wird so die Ressourcen- und Skillplanung von Unternehmen vorrausschauend und effizienter.

New Work, remote oder hybrid – heutzutage arbeiten viele Beschäftige nicht mehr vor Ort in Unternehmen, sondern sind häufig an unterschiedlichen Arbeitsplätzen verteilt – zuhause, in Coworking Spaces oder unterwegs. Das stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar, weil sie nicht nur die technologische Infrastruktur erschaffen, sondern auch Lösungen erarbeiten müssen, die ihnen tiefgreifende Einblicke ins operative Geschehen ermöglichen. Wer ist wann verfügbar? Welche Fähigkeiten besitzt welcher Mitarbeitende und in welches Projekt können diese sinnvoll integriert werden? Gerade in Zeiten, in denen es eher weniger als zu viele Fachkräfte gibt, ist eine möglichst effiziente Planung des Personals, der Aufgaben, der Aufträge, der Zeit und des benötigten Materials essenziell. Gelingen kann das mit einem effizienten Ressourcen- und Skillmanagement, mit dem Unternehmen flexibel auf neue Herausforderungen, Änderungen oder Ausfälle reagieren können.

Skills als Schlüssel für die optimale Ressourcenplanung

Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit der richtigen Aufgabe zu betrauen und sie dabei nicht zu überfordern, ist also die wesentliche Aufgabe eines gut aufgestellten Ressourcenmanagements. Doch wie gelingt das? Hier sind nicht nur die Personalkapazitäten entscheidend, sondern auch die Fähigkeiten und Kenntnisse, erlangten Zertifikate oder der Standort jedes einzelnen Mitarbeiters – die sogenannten Skills, die es unternehmensweit zu identifizieren und strategisch einzusetzen gilt. Das ist gerade für große, global agierende Unternehmen wichtig, wo der Projektplaner nicht jeden Mitarbeiter persönlich kennt, sondern stattdessen bei der Planung mit Skills arbeitet. Je besser die Fähigkeiten und ihre Kombinationen verstanden werden, desto besser gelingt die Teamzusammenstellung und desto erfolgreicher können Projekte verlaufen.

Softwaregestütztes Ressourcenmanagement

Voraussetzung hierfür sind bewährte Prozesse und die richtige Technologie. Denn ohne Software geht es angesichts großer Mitarbeiterzahlen und deren Fähigkeiten nicht – zu hoch sind die kombinatorischen Möglichkeiten. Ein leistungsfähiges Ressourcen- und Skillmanagement-Tool erlaubt aber die projekt- und personalstrategische Abstimmung auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Skills und deren Kombination, um optimale Projektteams zusammenzustellen. So entsteht ein unternehmensweiter Überblick über Rollen und Skills sowie die aktuelle und zukünftige Auslastung bzw. Verfügbarkeit der Ressourcen. Eine effiziente Personalressourcenplanung wird möglich. Zugleich können mit diesem Wissen Aufgaben und Auslastungsgrad überwacht werden, sodass beispielsweise Überlastungen früh erkannt werden können. Die Software analysiert in einer Matrix-Organisation zum Beispiel, ob es ausreichend Personal für eine Aufgabe gibt. Arbeiten Unternehmen zudem mit Projektvorlagen, können sie nun einen Projektplan generieren, aus dem sofort ersichtlich wird, ob es zu einem Ressourcenengpass kommt oder nicht. Auf diese Weise wird einerseits die Planung und der Einsatz der Ressourcen präziser und effizienter, andererseits werden Projekte schneller und in besserer Qualität abgewickelt, womit eine massive Zeit- und Kostenersparnis einhergeht.

Ein weiterer Vorteil ist die daraus resultierende Transparenz über das operative Geschehen einer Firma, die der Managementebene stets die laufenden Projekte vor Augen führt. So ist es nicht mehr notwendig, Daten in einer Tabellenkalkulation aufzuführen, um auskunftsfähige Zahlen bereitzustellen. Eine professionelle Arbeitsumgebung entsteht, die auch Nachwuchskräfte bei der Wahl ihres zukünftigen Arbeitsgebers interessant finden. Skillmanagement erlaubt es zudem, den langfristigen Bedarf an (Schlüssel-)Fähigkeiten und Engpassressourcen zu erkennen, denen die HR-Abteilung dann mit Weiterbildungsmaßnahmen oder Personalbeschaffung begegnen kann. Darüber hinaus macht es die globale Nutzung interner Fähigkeiten möglich: Sind diese bekannt, können sie standortübergreifend präzise eingesetzt werden.

Optimale Ressourcenplanung mit künstlicher Intelligenz

Eine weitere Optimierung des Ressourcen- und Skillmanagements bietet der integrierte Einsatz von künstlicher Intelligenz. Besonders sind dabei die Fähigkeiten neuronaler Netze: Diese werden automatisch durch die Nutzung der Projekt- und Abteilungsleitung trainiert. Meldet sich zum Beispiel ein Mitarbeiter krank, dann weiß die KI, von welchen Kollegen er ersetzt werden kann, da auf vergleichbare Situationen zurückgegriffen und Beziehungswissen eingesetzt wird. Einbezogen werden sieben neuronale Schichten, darunter zum Beispiel Kurzfristigkeit, Wechselmöglichkeit, frühere Teamzusammenstellungen oder Entscheidungen des Projektmanagers. Die KI präsentiert dann Vorschläge und lernt durch Zustimmung oder Ablehnung. Künstliche Intelligenz unterstützt so beim optimalen unternehmensweiten Einsatz der Team-Fähigkeiten.

Auswahl des passenden Tools

Entscheiden sich Unternehmen für ein modernes Ressourcen- und Skillmanagement, sollten sie bei der Auswahl eines Tools nicht auf alte Beschaffungsprozesse mit Pflichtenheften und Ausschreibungen setzen, die sich über Jahre hinziehen können. Denn diese Zeit haben sie nicht, wenn sie beim Rennen um zukünftige Fachkräfte vorne liegen möchten. Sinnvoller ist es hingegen, mögliche Lösungen auszuprobieren, weniger zu diskutieren und aktiver zu werden. Passt das Tool nach den Tests nicht, kann es wieder abgeschaltet werden, ohne dass das Unternehmen viel Geld verliert. Im derzeitigen Fachkräftemangel braucht es also mehr Risiko- und Innovationsfreude, um so schnell wie möglich Nutzen zu generieren, denn die Konkurrenz schläft nicht.

Neben der Geschwindigkeit sowie Risiko- und Innovationsfreude ist bei der Wahl des richtigen Tools natürlich die DSGVO-Konformität des Systems entscheidend. Idealerweise ist der Serverstandort der Lösung in Deutschland oder der EU. Zudem sollte das Berechtigungsmanagement über ein granulares Rollen- und Rechtesystem erfolgen, sodass Unternehmen selbst steuern, wer welche Informationen sehen darf – seien es die Belastung der Belegschaft oder die Planung anderer Abteilungen.

Fazit

Wollen Unternehmen produktiv und wertschöpfend arbeiten, ist ein intelligentes Ressourcen- und Skillmanagement unabdingbar, denn es schafft unternehmensweit Transparenz über Kapazitäten und Fähigkeiten und macht eine strategische Planung möglich. So wird nicht nur die Zusammenstellung optimaler Projektteams vereinfacht; mithilfe von KI ist außerdem eine schnelle Reaktion auf unvorhersehbare Ereignisse wie beispielsweise Krankheiten möglich.

Thomas Schlereth, Geschäftsführer der Can Do GmbH

https://www.can-do.de/

648 Artikel zu „Skills Mitarbeiter“

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