Die Verwaltung der Budgets bereitet vielen Managern Kopfzerbrechen, ist jedoch ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines IT-Projekts. Wenn sie bei der Zuweisung der Mittel nicht vorausschauend planen, die Infrastrukturkosten senken und die Personalressourcen optimal ausschöpfen, wird das Projekt nicht den erwünschten Mehrwert schaffen.
Ein kurzer Überblick über die Faktoren und Herausforderungen, die das Projektmanagement zu berücksichtigen hat.
Eine heterogene und komplexe IT-Umgebung. In den vergangenen 20 Jahren waren Unternehmen damit beschäftigt, ihre IT-Infrastruktur weiter zu optimieren, indem sie für jedes aufkeimende Problem eine neue Lösung erwarben. Dieser Ansatz hat zu einem unübersichtlichen Wildwuchs an Lösungen und Systemen geführt, die mittlerweile eine nicht zu unterschätzende Belastung darstellen. Denn jede Insellösung verursacht Kosten für Lizenzen, Infrastruktur und Personal.
Um diese Kosten zu senken und sich die finanziellen Möglichkeiten zu erhalten, ist es unumgänglich, veraltete Insellösungen durch Systeme zu ersetzen, die einen breiteren Anwendungsbereich abdecken und interoperabel sowie skalierbar sind.
Unkenntnis der OPEX/CAPEX-Problematik. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Verantwortlichen wissen, wie ihre Budgets zu definieren sind, beziehungsweise ob Projektkosten unter OPEX oder CAPEX fallen. In der Tat ist es sehr schwierig, die beiden Bereiche voneinander zu trennen. Spricht man beispielsweise nur von CAPEX, stellt sich die Frage, wie hoch die Kosten für die Wartung und Aufrechterhaltung des Betriebszustands der Lösungen sind. Häufen sich schlecht antizipierte Projekte, bei denen zwar die Finanzierung der Investition, nicht aber die Wartungskosten vorgesehen sind, wird die zukünftige Investitionsfähigkeit des Unternehmens durch diese nicht budgetierten Kosten beeinträchtigt. Auf der anderen Seite gibt es auch Unternehmen, die zwar ihre OPEX-Ausgaben reduziert haben, jedoch kein Budget für Investitionen besitzen, weil sie ausschließlich auf OPEX fokussiert sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unwissenheit bezüglich Planung und Aufteilung der Budgets in OPEX und/oder CAPEX in vielen Fällen ein großes Hindernis für die Einführung einer neuen Technologie oder eines neuen Projekts darstellt.
Um das Budget richtig zu optimieren, muss man es gut antizipieren. Die Analyse des Return on Investment (ROI) für die getätigten Ausgaben ist ein erster Schritt. Sollte die IT, dank des Projekts, bei gleichbleibendem Budget leistungsfähiger sein, schürt dies natürlich die Zuversicht, das IT-Budget entsprechend zu erhöhen. Nicht selten werden ROI-Analysen zwar zu Beginn eines Projekts aufgestellt, jedoch fehlen oftmals Follow-up-Studien, die Aufschluss darüber geben könnten, ob der ROI tatsächlich nach einem, zwei oder mehr Jahren erreicht werden könnte. Wird eine Erhöhung der Finanzierung beantragt, sollten die Verantwortlichen in der Lage sein, folgende Fragen zu beantworten: Warum sollte die Finanzierung erhöht werden? Wenn es darum geht, neue Projekte anzustoßen, warum möchte man diese erst heute auf den Weg bringen? Wie hoch sind die Gesamtkosten des Projekts? Ist die Investition wirklich von Interesse und könnte sie der Organisation eine Rendite bringen?
Leider sind diese Fragen nicht immer leicht zu beantworten. Im Bereich der IT-Sicherheit beispielsweise, wird eine Ausgabe nicht unbedingt einen leicht vorhersehbaren und quantifizierbaren Gewinn bringen, da man hier meist proaktiv agiert, um eine potenzielle, viel kostspieligere Krise (Cyberbedrohungen, Dienstunterbrechungen, Rufschädigung) zu vermeiden. Leider werden Fragen rund um die Finanzierung oftmals erst spät in den Diskussionen über ein Projekt angesprochen, was der Nachhaltigkeit und dem Fortbestand des Projekts nicht gerade förderlich ist.
Das Lohnkosten-Problem. Während die angelsächsischen Länder bisweilen schneller an der Lohnkostenschraube drehen, um Kosten anzupassen, ist dies in Europa eher nicht der Fall. Dennoch sollte man sich folgende Frage stellen: Wie ist es möglich, mit den aktuellen Lohnkosten mehr Wert zu generieren? Hier gilt es, herauszufinden, inwiefern die Mitarbeiter das gleiche Pensum an Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen können – beispielsweise indem ihnen Technologien und Lösungen die Arbeit erleichtern, oder indem Standardprozesse automatisiert werden. Anstatt also gleich die Lohnkosten zu senken, was sich unter anderem negativ auf die Mitarbeitermotivation und die Produktivität auswirkt, sollten Unternehmen besser in Lösungen investieren, die es ihnen ermöglichen, ihre Ressourcen bestmöglich einzusetzen und so für eine »echte« Rentabilität der getätigten Investitionen zu sorgen.
Zac Warren,
Senior Director Cybersecurity Advisory, EMEA
bei Tanium