Mittels Business-IT-Alignment als kontinuierlicher Prozess erreichen Unternehmen IT-Transparenz. Durch die Transparenz ergibt sich eine gesteigerte Entscheidungssicherheit.

In praktisch jedem Unternehmen ist heute Informationstechnologie im Einsatz. Von einem Instrument zur Effizienzsteigerung einzelner Abläufe hat sich die IT immer mehr zu einem kritischen Erfolgsfaktor gewandelt. IT bedeutet aber auch: höhere Komplexität, steigende Managementaufwände und ansteigende IT-Kosten. Hinzu kommt ein rasanter technologischer Wandel, auf den es zu reagieren gilt. Entsprechend ist es für Unternehmen oftmals schwierig, ihre IT effektiv und effizient zu managen.

Ein Indikator hierfür ist der Erfolg von IT-Projekten. Praktisch alle Änderungen an der IT-Landschaft werden über Projekte umgesetzt. Problematisch ist selten das Projekt selbst, sondern das komplexe Umfeld, in dem es stattfindet. Es werden selten einfach neue Systeme ausgerollt, sondern meist einzelne Elemente eines komplexen Ganzen ersetzt oder geändert. Es bedarf also einer sorgfältigen Planung – nicht nur der Einzelprojekte, sondern des gesamten Portfolios. Und daran hapert es oft.

Eine aktuelle Studie zeigt, dass die Durchführung von Projekten häufig von Entscheidungen beeinflusst wird, die während der Planung nicht bekannt waren [1]. Dabei sind die Planungsphasen geschäftskritischer Projekte mit durchschnittlich etwa 140 Tagen beachtlich lang – auch im Vergleich zur Gesamtlaufzeit von meist ein bis zwei Jahren. Und das Scheitern von geschäftskritischen Projekten ist alles andere als eine Ausnahme – etwa 70 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland, Großbritannien und den USA haben Projekte aufgrund mangelnder Transparenz scheitern sehen.

Abbildung 1: Transparenz ist nicht nur zu Beginn notwendig, sondern auch zur Reaktion auf sich ändernde Rahmenbedingungen im Lauf der Umsetzung. Sie ist eng verbunden mit einem integrierten Managementansatz.

Gründe für die Intransparenz. Warum ist Transparenz so schwierig? Einer der Gründe liegt darin, dass die meisten IT-Projekte mit »Archäologie« anfangen: Es wird erst verlorenes Wissen zu Tage gefördert. Dies ist aufwendig und schwer abzuschätzen, ob wirklich alles Relevante bereits beleuchtet wurde. Des Weiteren sind Profiteure und Bereitstellende von Informationen oft unterschiedlich. Beispiel Projektdokumentation: sie ist zwar Bestandteil jedes Projekts, in der Qualität aber sehr schwankend. Den größten Vorteil bringt eine gute Dokumentation den Folgeprojekten und nicht dem laufenden Projekt – für den einzelnen -Projektmanager ist ein hoher Dokumentationsaufwand schlicht nicht ökonomisch. Ein weiteres Problem ist die Anzahl und Widersprüchlichkeiten der Datenquellen. IT-Projekte fußen oft auf einer Vielzahl von Quellen, meistens drei bis fünf [2]. Diese sind nicht selten eine Mischung aus Repositories, Powerpoint-Präsentationen, Excel-Dateien, Projektplänen sowie -dokumentationen. Inkonsistenzen sind auf diese Weise fast vorprogrammiert. Zudem fokussieren sich viele IT-Projekte auf IT-bezogene Informationen. Was zunächst logisch klingt, ist hoch problematisch: Widersprüchlichkeiten bei Projekten sind nicht nur technischer Natur. Viele Systeme werden auf der Fachseite mehrfach verwendet, viele Prozesse durch mehrere Systeme unterstützt – entsprechend hoch ist das Risiko von Nebenwirkungen.

Wie kann echte Transparenz sichergestellt werden? Sie ist das Ergebnis eines kollaborativen und integrierten IT-Managementansatzes – des Business–IT-Alignment. Dieser fußt im klassischen Enterprise Architecture Management (EAM), geht aber weit darüber hinaus. Aus dem EAM kommt die -Systematisierung der IT, also Modellierungskonventionen, Festlegung von Dokumentationspflichten und Verfahrensstandards. Ein zentraler Punkt ist die Orchestrierung der relevanten Informationsquellen zur Verhinderung von Inkonsistenzen. Business-IT-Alignment bringt zusätzlich die geschäftliche Dimension hinein: Die mit EAM erfasste und systematisierte IT wird in Beziehung zum Geschäft gesetzt, also zu den nutzenden Organisationen und unterstützten Prozessen. Das gilt für die aktuelle – wie auch für die geplante – IT–Nutzung. Nur so können alle relevanten Parameter erfasst werden: Für die effiziente Durchführung eines IT-Projektes reicht es nicht, zu verstehen welche technischen Abhängigkeiten in der IT bestehen. Es ist notwendig, zu verstehen, wer die Systeme nutzt, welche anderen IT-Vorhaben bereits im Gange sind – und wo das Business hin will.

Erste Effizienzgewinne ergeben sich bereits vor der Planung: Es ist viel leichter zu entscheiden, welche Projekte abgelehnt werden sollen, da sie im Widerspruch zu anderen Projekten oder Business-Zielen sind. Die verbleibenden Projekte können besser geplant, da besser miteinander synchronisiert werden. Entscheidende Vorteile bietet Business-IT-Alignment auch in der Projektdurchführung: Durch die konsistente Transparenz wird das Berücksichtigen von geänderten Rahmenbedingungen, die partielle Neuplanung, viel leichter und schneller. Bei Projektlaufzeiten von mehr als einem Jahr ist eine solche Neuplanung eher die Regel als die Ausnahme.

Abbildung 2: Die Kollaboration im Business-IT-Alignment führt über die Vernetzung der Schreibtische der Beteiligten.

Wie erreicht man Business-IT-Alignment? Entscheidend ist die Etablierung des Business-IT-Alignment als kontinuierlicher Prozess. Dabei ist das Verhalten des Managements von entscheidender Bedeutung: es muss selbst der Systematik folgen und seine Entscheidungen aufgrund von Informationen aus den definierten Datenquellen treffen. Klare Planungs- und Genehmigungsprozesse definieren und befolgen. Den Blick auf das Portfolio und nicht auf Einzelprojekte richten. Sprich: den Prozess selbst leben. Das Ergebnis ist es wert: Mit dem Etablieren von Business-IT-Alignment erreichen Unternehmen IT-Transparenz – das bedeutet gesteigerte Entscheidungssicherheit. Die Konsequenzen von Entscheidungen werden besser abschätzbar, Abhängigkeiten verständlich – nicht nur aus technischer Sicht, sondern in ihrer Geschäftsbedeutung. Es ist nun leichter, das Richtige schneller und effizienter zu tun: dem Business genau die IT zur Verfügung zu stellen, die es für seine Arbeit benötigt.

Horst Schmidt,
Senior Consultant der
alfabet GmbH

[1] https://alfabet.com/en/survey-on-it-project-failures/

[2] Ergebnis der oben genannten Studie.