Es gibt einen neuen Archivierungstrend: Das Pop-Up-Archiv. Ähnlich wie »Glamping« oder »Pop-Up-Tents« in der Camping-Szene neue Impulse und Ideen gesetzt haben, sorgen Pop-Up-Archive in der Archivierungsbranche für Bewegung. Warum? Weil sie ähnlich leicht und schnell aufgesetzt werden können, nahtlos skalierbar sind und im Vergleich zu traditionellen Archivierungsmethoden nur einen kleinen CO2-Fußbabdruck hinterlassen. Die logische Konsequenz: Diese neuartige, cloud-native Form der SAP-Dokumentenarchivierung zieht immer größere Kreise.
Anders als überladene Dokumentenmanagementsystem-/ECM-Landschaften oder fest installierte Archivierungssysteme basieren Pop-Up-Archive auf modernster Cloudtechnologie und bieten den Unternehmen ein großes Maß an Flexibilität. Diese Flexibilität ist vor allem deshalb wichtig, weil das baldige Support-Ende von SAP ECC die Unternehmen immer mehr »zwingt«, in die Cloud zu wechseln. Hinzu kommt, dass sich viele Organisationen schwertun die Archivierungslast ökonomisch sinnvoll zu managen.
Auch wenn es wie aus der Zeit gefallen scheint – immer noch werden große Dokumentenmanagementsysteme als Archivierungslösungen missbraucht. Und wer über eine Archivierungslösung eingebettet in eben diese DMS verfügen will, muss diese nicht nur aufwendig implementieren, sondern auch teuer bezahlen. Ein weiteres Manko: Für den Betrieb und die Pflege sind Administratoren verantwortlich. Sie müssen sich um die Neuerungen in der Software, Updates und Upgrades kümmern, was Geld und Zeit kostet. Es ist also an der Zeit sich nach einer kostengünstigen, innovativen und flexiblen Archivierungsform umzusehen.
Pop-Up! Bedarfsgerechte Archivierung – auch der Umwelt zuliebe. Zurück zur Camping-Analogie: Die Möglichkeiten sich seinen Camping-Urlaub so angenehm und bequem wie möglich zu gestalten, sind heute vielfältig. Zum einen ist Camping nicht mehr gleichbedeutend mit dem Verzicht auf Luxus. Zum anderen gibt es inzwischen sogenannte Pop-Up-Zelte. Sie sind wahre Wunder im Schnellaufbau. Durch das einfache Lösen einer Halterung stellen sie sich quasi von selbst auf. Es gibt kaum Einzelteile, sie sind einfach in der Handhabung, extrem schnell einsatzbereit und das in der Regel zu einem erschwinglichen Preis. Plus: Ist der Campingurlaub zu Ende oder zieht man an einen anderen Ort, lässt sich das Zelt einfach ruckzuck wieder in der Tasche verstauen.
Und was hat das mit moderner Archivierung zu tun? Dank Containertechnologie und Kubernetes hat ein vergleichbares Prinzip auch in die Softwarewelt Einzug gehalten. Kubernetes, also das »Betriebssystem für die Cloud« bietet die technologische Basis zur Orchestrierung von Containern – idealerweise auf Cloud-Computing-Ressourcen. Kurz gesagt, bei Kubernetes handelt es sich um eine Anwendung, bei der alle zur Ausführung erforderlichen Dateien vom Archivierungshersteller in einen oder mehrere Container gepackt werden, die sich im Unternehmen bei Bedarf mit wenigen Klicks nutzen lassen. Der Vorteil: Wird aufgrund eines erhöhten Datenaufkommens oder einer anstehenden Migration mehr Archivierungskapazität benötigt, kann die auf Containertechnologie basierende Archivierung unkompliziert erweitert werden. Einfacher und zugleich bedarfsgerechter geht es kaum.
Nun lässt sich eins und eins zusammenzählen: das hochentwickelte Konzept der Containertechnologie ermöglicht einerseits eine hohe Automatisierung: Unternehmen, die hierauf setzen, profitieren in vielerlei Hinsicht. Andererseits können Pop-Up-Archive einen smarten Beitrag für ökologisch denkende IT-Abteilungen und ihre Green-IT-Konzepte leisten.
Cloud-native Technologie mit »Glamour-Effekt«. Welcher IT-Verantwortliche wünscht sich das nicht? Eine maximale Automatisierung und Flexibilität, planbare Kosten, Minimalüberwachung durch DevOp Engineers, 24/7 Monitoring, Alerting- und Selbstheilungsfunktion – kurz gesagt eine Software, die immer auf dem neusten Stand ist. Für Unternehmen und auch für deren Softwareanbieter macht es jedoch Sinn, auf dem Weg zu einem komplett gemanagten SaaS-Archiv, einen Zwischenschritt einzulegen. Warum? Weil es ihnen die Möglichkeit gibt, sich an die Herausforderungen einer reinen Cloud-Welt heranzutasten und die Dokumentenarchivierung geräuschlos in die Gesamt-IT-Architektur eines Unternehmens einfließen zu lassen.
Mit Cloud-nativer Software kommt ein gewisser Glamour ins Haus, der ausstrahlen kann. Gemeint ist eine Dokumentenarchivierung, die sowohl On-Premises als auch bereits in einer Cloud-Umgebung läuft. Bei dieser Struktur wird SaaS-affin, also in »Services«, wie Metadaten-, Protokoll-, Encryption-Funktionen etc., gedacht, die bedarfsgerecht zu- und abgeschaltet werden können. Zudem öffnet die universelle zwingend notwendige Cloud-native Schnittstelle CMIS (Content Management Interoperability Services) diverse Anknüpfungsmöglichkeiten an andere Anwendungen.
Der Spagat zwischen der alten, auf Festinstallationen basierenden Archivierung und der neuen Cloud-Welt ist machbar, beispielsweise mit »tia® core« von der KGS Software GmbH. Diese Archivierungsplattform kann unkompliziert als Subscription gemietet und flexibel à la Pop-Up an den Bedarf angepasst werden. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht liegen die Vorteile der Technologie und erst recht des Mietmodells auf der Hand: Niedrige Investitionskosten sowie ein reduzierter Administrationsaufwand.
Der Wechsel vom Kaufmodell zum Mietmodell ist in vielen IT-Bereichen schon lange erfolgt. Dank smarter Containertechnologie kann jetzt auch die Archivierung davon profitieren. Ein Dokumentenarchiv, basierend auf Cloud-nativer Software in neuem Lizenzgewand, macht SAP-Anwenderunternehmen auf der Daten- und Dokumentenseite bereit für den Tag X einer großen SaaS-Umstellung und sie lässt die Verantwortlichen sukzessiv lernen, wie sich eine IT-Infrastruktur über alle Bereiche hinweg erfolgreich orchestrieren lässt.
Johanna Zinn,
Head of Marketing,
KGS Software GmbH