Illustration: Absmeier freepik

Der Chef tobt, der DSGVO-Verantwortliche kaut nervös an den Fingernägeln, der Support-Mitarbeiter verzweifelt: IntraFind nennt fünf untrügliche Anzeichen, an denen Unternehmen merken, dass sie Enterprise-Search-Software brauchen.

Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen und E-Mails – verteilt über Filesysteme, Unternehmensportale, Wikis und Cloud-Plattformen: Der Datendschungel in Unternehmen wächst und wächst und keiner blickt mehr durch. Das macht sich an allen Ecken und Enden bemerkbar. IntraFind beschreibt fünf Situationen, die eindeutig zeigen, dass Unternehmen mit ihren eigenen Informationen heillos überfordert sind.

1. Der Chef tobt. »Ja weiß denn hier niemand, was wir alles wissen?« Er erinnert sich ganz genau, dass sein Unternehmen vor einigen Jahren ein spezielles technisches Verfahren entwickelt hat, das jetzt bei einem Großkunden helfen könnte. Der Mitarbeiter, der das Verfahren entwickelt hat, ist aber inzwischen in Rente und keiner hat eine Ahnung, wo die Dokumente liegen, die er damals erstellt hat.
2. Ein Vertriebskollege hat Schnappatmung. Er hat eine Präsentation von Grund auf neu erstellt – nur, um kurze Zeit später zufällig herauszufinden, dass ein Kollege von ihm schon einmal eine Präsentation für einen ganz ähnlichen Vertriebsfall ausgearbeitet hat, die eine perfekte Vorlage gewesen wäre. Die gesparte Zeit hätte er wirklich gut für andere Vertriebsfälle brauchen können.
3. Der DSGVO-Verantwortliche kaut nervös an den Fingernägeln. Jetzt hat doch tatsächlich ein Kunde ein Auskunftsersuchen gestellt und will wissen, welche persönlichen Informationen wir von ihm haben. »Wie soll ich die denn fristgerecht in unseren ganzen Dateien, Dokumenten, E-Mails und Tabellen aufspüren?«
4. In der Abteilung für Wissensmanagement herrscht dicke Luft. Sie hat mit großem Eifer und viel Aufwand ein Intranet eingerichtet – und jetzt nutzt kein Mensch das Teil, weil die Standardsuche nur miese Ergebnisse liefert und niemandem weiterhilft. »Hat jemand eine Ahnung, wie man die Suche aufpimpen kann?«
5. Im Call Center verzweifelt ein Support-Mitarbeiter. In der Maschine eines Kunden ist ein Keilriemen defekt. Er braucht einen neuen und benötigt außerdem Hilfe beim Austausch. Der Support-Mitarbeiter hat schon ewig gebraucht, um herauszufinden, welche Art von Keilriemen bei dem Kunden verbaut ist. Jetzt klickt er sich schon seit Minuten durch eine Bedienungsanleitung auf der Suche nach Informationen zum Austausch. Der Kunde verliert merklich die Geduld und ist kurz davor aufzulegen.

»Wir leben im Informationszeitalter und KI ist in aller Munde, beim Management von Informationen und Daten befinden sich viele Unternehmen aber noch in der Steinzeit«, erklärt IntraFind-Vorstand Franz Kögl. »Mit Enterprise Search können sie das ändern. Die Software ist in der Lage, alle erdenklichen Systeme und Datenquellen anzubinden und zentral zu durchsuchen. Dank KI-Technologien versteht sie die Themen von Inhalten und vernetzt sie auf intelligente Weise. Mitarbeiter gelangen schnell an alle Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen und kommen erst gar nicht in die Bredouille.«

Wie funktioniert Enterprise Search?

Enterprise Search ist die Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen innerhalb einer Organisation zu finden und zugänglich zu machen. Enterprise Search ermöglicht es Mitarbeitern, Kunden und Partnern, schnell und einfach die relevantesten Informationen für ihre Bedürfnisse zu erhalten, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind oder in welchem Format sie vorliegen.

Enterprise Search basiert auf einer Reihe von Technologien, die zusammenarbeiten, um die Suche zu optimieren. Dazu gehören:

• Indexierung: Der Prozess der Erfassung, Analyse und Speicherung von Informationen aus verschiedenen Quellen in einem zentralen Repository, das als Index bezeichnet wird. Der Index enthält Metadaten über die Informationen, wie z.B. Titel, Autor, Datum, Schlüsselwörter, etc., sowie einen Verweis auf den Speicherort der Originalquelle.
• Abfrage: Der Prozess der Eingabe von Suchbegriffen oder -fragen in eine Suchmaschine, die den Index durchsucht und die relevantesten Ergebnisse zurückgibt. Die Abfrage kann verschiedene Funktionen nutzen, wie z.B. Boolesche Operatoren, Phrasensuche, Filterung, Facettierung, etc., um die Suche zu verfeinern und zu personalisieren.
• Ranking: Der Prozess der Bewertung der Relevanz der Suchergebnisse basierend auf verschiedenen Faktoren, wie z.B. Übereinstimmung mit den Suchbegriffen, Popularität, Aktualität, Standort, etc. Das Ranking kann auch von der Rolle, dem Kontext und dem Verhalten des Nutzers abhängen.
• Präsentation: Der Prozess der Anzeige der Suchergebnisse in einer benutzerfreundlichen und ansprechenden Weise. Die Präsentation kann verschiedene Elemente enthalten, wie z.B. Snippets, Bilder, Videos, Links, etc., die dem Nutzer helfen, die Ergebnisse zu bewerten und zu vergleichen.

Enterprise Search bietet viele Vorteile für eine Organisation, wie z.B.:

• Erhöhung der Produktivität und Effizienz: Enterprise Search ermöglicht es den Mitarbeitern, weniger Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen und mehr Zeit mit der Erledigung ihrer Aufgaben. Enterprise Search reduziert auch die Kosten für die Speicherung und Verwaltung von Informationen.
• Verbesserung der Entscheidungsfindung und Innovation: Enterprise Search ermöglicht es den Mitarbeitern, fundierte Entscheidungen zu treffen und neue Ideen zu generieren, indem sie Zugang zu relevanten und aktuellen Informationen haben. Enterprise Search fördert auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams.
• Steigerung der Kundenzufriedenheit und -bindung: Enterprise Search ermöglicht es den Kunden, schnell und einfach die Antworten auf ihre Fragen zu finden oder die Produkte oder Dienstleistungen zu finden, die sie benötigen. Enterprise Search verbessert auch das Markenimage und das Vertrauen der Kunden in die Organisation.

Enterprise Search ist eine komplexe und dynamische Herausforderung, die eine ständige Anpassung an die sich ändernden Anforderungen und Erwartungen der Nutzer erfordert. Um eine erfolgreiche Enterprise-Search-Lösung zu implementieren und zu pflegen, sind einige wichtige Faktoren zu berücksichtigen, wie z.B.:

• Strategie: Die Definition der Ziele, des Umfangs und des Budgets für die Enterprise Search-Lösung sowie die Auswahl der geeigneten Technologiepartner und -anbieter.
• Governance: Die Festlegung der Richtlinien, Standards und Verantwortlichkeiten für die Erstellung, Aktualisierung und Löschung von Informationen sowie für die Sicherheit und den Datenschutz.
• Qualität: Die Überwachung und Verbesserung der Qualität der Informationen sowie des Indexes, der Abfragen und des Rankings.
• Analyse: Die Messung und Auswertung der Leistung und des Nutzens der Enterprise Search-Lösung sowie die Identifizierung von Problemen und Verbesserungsmöglichkeiten.

Enterprise Search ist eine leistungsstarke Möglichkeit, das Potenzial von Informationen in einer Organisation auszuschöpfen. Mit einer gut geplanten und verwalteten Enterprise Search-Lösung können Organisationen ihre Geschäftsziele erreichen und einen Wettbewerbsvorteil erlangen.