Im Maschinen- und Anlagenbau werden innerhalb virtueller Teams häufig große und änderungsintensive Dokumente ausgetauscht. Hierfür empfiehlt sich der Einsatz spezieller Dateiaustausch-Plattformen mit Projekträumen.
Entwicklungsprojekte bearbeiten Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus heute vielfach in virtuellen Teams. Die Projektbeteiligten tauschen dabei Daten und Dokumente aus, die nicht nur vertraulich sind und damit sensibel behandelt werden müssen – sie sind auch oft sehr groß, wie etwa Konstruktionszeichnungen. Diese Daten über die hinlänglich bekannten Instrumente E-Mail und FTP auszutauschen, ist also denkbar unpassend: zu unsicher, unhandlich und zeitaufwändig.
Weil es für ein Unternehmen auch nicht in Frage kommt, Externe auf das eigene PDM-System zugreifen zu lassen, sind neue Wege beim Austausch sensibler Dokumente gefragt. Mit einer Austauschplattform, die speziell auf die Anforderungen des Maschinen- und Anlagebaus ausgerichtet ist, können Unternehmen 80 bis 90 Prozent des Aufwands einsparen, den ein Datenaustausch mit externen Partnern auf herkömmlichem Wege verursacht. Sie weiten damit ihre internen PLM-Prozesse auf externe Partner aus beziehungsweise verbinden sich mit ihnen. Wer solche technologischen Möglichkeiten ignoriert, braucht sich über deutlich erhöhte Kosten im Bereich des Datenaustauschs nicht wundern.
Der virtuelle Projektraum PROOM erlaubt es technische Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten kontrolliert auszutauschen.
Der PDM/PLM-Spezialist PROCAD hat mittels einer Umfrage unter 148 deutschen Mittelständlern verschiedener Branchen zum Datenaustausch technischer Dokumente untersucht, inwieweit moderne Austauschplattformen bereits eingesetzt werden beziehungsweise welche Gründe bislang dagegen sprechen. Demnach verwenden 65 Prozent der Befragten beim Austausch technischer Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten noch veraltete Lösungen, also E-Mail (87 %), FTP (59 %) oder CD-ROM beziehungsweise USB-Stick (48 %).
Schneller und einfacher Datentransfer. Austauschplattformen wie Dropbox, iCloud beziehungsweise Portale wie Microsoft SharePoint spielen bei der Zusammenarbeit mit Externen eine lediglich untergeordnete Rolle. 15 Prozent nutzen eigene Lösungen für den Austausch technischer Dokumente. Ein Grund dafür mag sein, dass bisherige Plattformen die wichtigsten Anforderungen der Nutzer offensichtlich noch nicht erfüllen. Da wäre zum einen die Sicherheit bei der Datenübertragung, also passwortgeschützte Authentifizierung, Verschlüsselung beim Datenaustausch und individuelle Zugriffsberechtigungen. Ebenso gefragt sind die Möglichkeit, große Datenvolumina auszutauschen, und ein schneller sowie einfacher Datentransfer.
Insbesondere letzteres ist der Hebel zu deutlichen Zeit- und damit Kostenersparnissen. Wenn die IT-Abteilung nicht verschiedene Lösungen administrieren muss, sondern alles über eine Plattform läuft; wenn sich ein externer Partner in die Plattform einfach durch Anlegen der E-Mail-Adresse einbinden lässt, ohne dass er ein eigenes Konto benötigt; wenn alle Projektbeteiligten auf einen Blick sehen, wo welche Dateien liegen, ob es neue Versionen gibt etc. – dann summieren sich diese Zeitgewinne letztlich zu signifikanten Kostenvorteilen. Ein Konstrukteur tauscht zum Beispiel 20 Mal pro Woche Daten aus und benötigt für jeden Vorgang drei Minuten. Dies macht pro Jahr 46 Stunden, was bei einem internen Stundensatz von 50 EUR bereits 2.300 Euro jährlich ergibt. Da ein Unternehmen meist mehr als nur einen Konstrukteur beschäftigt, lässt sich leicht ausrechnen, welche Kosten bei der herkömmlichen Art des Datenaustauschs auflaufen.
Eine speziell für den Maschinen- und Anlagenbau entwickelte Lösung zum Austausch von auftrags- und projektbezogenen Dokumenten ist die Lösung PROOM des Karlsruher PLM-Anbieters PROCAD. Kunden dieses Unternehmens nutzen zunehmend die virtuellen Projekträume von PROOM, um technische Dokumente mit Kunden, Partnern und Lieferanten kontrolliert auszutauschen. Zu ihnen gehören Firmen wie der Anbieter von Biogasanlagen UTS Biogastechnik oder der Schweizer Maschinenbauer Monnier + Zahner. Letzterer konnte durch den Einsatz der zentralen Austauschplattform den Aufwand beim Datenaustausch um 80 Prozent reduzieren. Zusätzlich lassen sich durch Wegfall der Kosten für den Betrieb und die Administration des FTP-Servers und anderer eingesetzter Lösungen Ausgaben vermeiden.
Verringerter Aufwand auch für die IT-Abteilung: Da die Administrationsaufgaben bei einer Austauschplattform wie PROOM zu weiten Teilen in die Hände der Beschäftigten gegeben werden, muss sie viel weniger Anfragen beantworten. Die Zahlen verdeutlichen: Wer seine Vorbehalte gegen solch neue Technologien ablegt, kann den Datenaustausch kostengünstiger abwickeln und dabei sogar noch die Transparenz und Sicherheit im Austauschprozess steigern.
Frank Zscheile
Illustration: © Ihnatovich Maryia /shutterstock.com
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