Alle Artikel zu Dokumente

Wie sich in regulierten Branchen das Management von Dokumenten durch Digitalisierung verändern wird

Die DHC Business Solutions hat in einer Branchenumfrage die Trends der »digitalen Transformation« beim Qualitäts- und Compliance-Management analysiert. Befragt wurden Unternehmen aus den Life Sciences, der Pharmaindustrie, der Medizintechnik und anderen regulierten Industrien. Das Interesse galt der Frage: Wie verändert sich das Management von wichtigen Dokumenten durch Digitalisierung? Und die Umfrage zeigt: Die Branchen sind…

Studie zur Ablagestruktur von Dokumenten in deutschen Unternehmen

Mehr als die Hälfte der Befragten sieht die Notwendigkeit einer vorstrukturierten Ablage im Bereich Projekt-, Kunden- und Personalakte.   Nur vernetztes Wissen und vernetzte Informationen führen Unternehmen zu langfristigem Erfolg. Neben dem Know-how der Mitarbeiter existiert dieses Wissen vor allem in Form von Daten und Dokumenten. Sollen diese die Basis des Erfolgs sein, müssen sie…

Ausweg aus dem Daten-Dilemma: Der Informationsraum

In Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0 wächst die Bedeutung von Informationen. Standardisierte Produkte werden immer seltener. Kunden wählen ihr individuelles Produkt aus umfangreichen Funktionswolken. Die zugehörige Information in einzelnen Dokumenten zu speichern wird undenkbar. Wir benötigen flexible, in sich abgeschlossene Informationseinheiten, die unabhängig voneinander erstellt und beliebig miteinander kombiniert werden können. Und ein intelligentes…

Dokumentenmanagement: Hauptsache nicht verzetteln

Wo liegt nochmal die Dokumentenvorlage für ein bestimmtes Schreiben, ist das wirklich die aktuellste Version und haben alle jetzt den E-Mail-Anhang erhalten? Im Büro-Alltag kommt kaum ein Vorgang ohne Dokumente aus, sei es digital oder in Papierform. Wie zufrieden Büroangestellte hierzulande mit den Prozessen rund ums Dokumentenmanagement in ihrem Unternehmen sind, hat Statista im Auftrag…

Internetnutzer bevorzugen weiterhin Dokumente auf Papier – Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst (langsam)

■  Aktuell hat jeder Bundesbürger 7 Ordner mit Papierdokumenten zu Hause. ■  Jeder dritte Internetnutzer bevorzugt inzwischen Rechnungen und Verträge in digitaler Form. ■  ECM-Branchenindex: Acht von zehn Anbietern wollen neue Mitarbeiter einstellen.   Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer. Denn genau so viele Ordner gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr oder Steuerunterlagen…

Ein Griff, und das gesuchte Schriftstück ist zur Hand

Umfrage: Mehrheit der Deutschen will Dokumentenablage optimieren Mobilfunkverträge, Versicherungspolicen, Gehaltsabrechnungen – trotz der fortschreitenden Digitalisierung werden wichtige Dokumente meist noch analog verschickt. Wer diese Post nicht regelmäßig ablegt, verliert sich schnell in einem wachsenden Papierwust. Doch die meisten Deutschen werden hierbei ihrem Ruf gerecht und behalten trotz Dokumentenflut den Überblick. Fast drei Viertel finden Quittungen…

Die meisten Deutschen verwalten ihr Geld lieber selbst

Papierdokumente einscannen und abspeichern, digitale Post ausdrucken, sortieren und abheften – wer seine private Post ordentlich verwaltet, verbringt damit einen gehörigen Teil seiner wertvollen Freizeit. Dennoch gilt dabei für die meisten Deutschen die Devise: Lieber selbst in den sauren Apfel beißen als abgeben. Und das obwohl sich die Lust darauf bei den meisten in Grenzen…

Marktübersicht Output Management

Um Output Management weiter voranzutreiben, haben sich ca. 50 Unternehmen (Hersteller und Dienstleister) im Bitkom den Arbeitskreis »Output Solutions« gegründet. Die meisten von ihnen bieten komplexe Lösungen für den Dokumentenoutput an, andere sind beratend tätig – im Vorfeld der Systemauswahl oder auch bei der konkreten Einführung von Systemen beziehungsweise Umsetzung von Projekten. Output Management ist eine…

Anwenderfrust beim mobilen Zugriff auf Dokumente

Dokumente und E-Mails sind das wichtigste Handwerkszeug von Mitarbeitern im heutigen digitalen Zeitalter. Die Arbeit an Dateien und Dokumenten und deren Abgleich und Austausch mit Kollegen findet immer weniger stationär im Büro, sondern unterwegs statt. Doch »trotz des unbestritten hohen Stellenwerts von Dokumenten haben Anwender im Durchschnitt nur auf etwa 60 Prozent der für sie…

Trends 2016 bei der Posteingangsklassifizierung

Während sich Service-Portfolios im Banken- und Versicherungswesen einander angleichen, bieten die durch die Digitalisierung anwachsenden Datenberge eine Chance zur Verbesserung des Kundenservice. Automatisierte Posteingangsklassifizierung erlaubt es Betrieben im Bereich Finance, Ensurance und Verwaltung, eingehende Kundenanfragen deutlich effizienter zu bearbeiten und sich so vom Wettbewerb abzugrenzen. Mindbreeze, Spezialist für Datenanalyse und unternehmensinterne Suchmaschinen, fasst die Trends…

7 Tipps: Wie Unternehmen die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Der Jahreswechsel ist traditionell die Zeit, in der Unternehmer Ordnung in ihre Buchhaltung bringen. Aber selbst in vielen etablierten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) herrscht noch Unklarheit darüber, wie der steuerrechtskonforme Umgang mit kaufmännischen Daten und Dokumenten aussieht. Denn seit zum 1.1.2015 die »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in…

Papierlos bleibt ein Mythos: Das Drucken auf Papier schafft Sicherheit

Eine Studie zum Druckverhalten von Familien in Deutschland [1] zeigte, dass trotz der starken Verbreitung mobiler Geräte rund zwei Drittel aller Familien mindestens ein- oder zweimal die Woche Dokumente ausdrucken. Gründe hierfür sind neben der Sorge um die Flüchtigkeit elektronischer Dokumente (67 Prozent) auch der Wunsch, Anmerkungen an dem Dokument anzubringen (51 Prozent) sowie bestimmte…

Trotz Digitalisierung: 3 von 4 bevorzugen Dokumente auf Papier

■       Jüngere Internetnutzer bekommen wichtige Unterlagen lieber in elektronischer Form. ■       Mehrheit erkennt die Vorteile nicht oder hat Angst vor Datenmissbrauch. Dass die Handyrechnung im E-Mail-Postfach landet und der Kontoauszug im Internet abgerufen wird, ist für viele heute schon alltäglich. Fast jeder vierte Internetnutzer (23 Prozent) zieht für persönliche Dokumente wie etwa…

92 Prozent teilen Dokumente per E-Mail, 75 Prozent haben dadurch Produktivitätseinbußen

Kollaboration wie in den 90ern: Unternehmen arbeiten veraltet Überholte Methoden der Dokumentenkollaboration verursachen größere Produktivitätseinbußen und höhere Geschäftskosten als fehlende Netzwerkverbindung und Spam Neue Lösungen bieten Usern optimierte Funktionalitäten und verbesserte Nutzerfreundlichkeit Die zentrale Aussagen der Auswertung von Studienergebnissen [1] zum Thema Dokumentenkollaboration lauten: Veraltete Methoden der Dokumentenbearbeitung führen zu hohen Produktivitätseinbußen. Dagegen erreichen Unternehmen…

Daten in der Cloud ablegen: Nach wie vor Zurückhaltung

Fotos oder Musik im Internet speichern und von überall abrufen, die »Cloud« macht es möglich. Eine Studie zeigt: Während Lateinamerikaner wahre Cloud-Liebhaber sind, reagieren Kanadier, Australier und vor allem Deutsche bei diesem Thema eher verhalten. In der internationalen Studie befragte GfK mehr als 26.000 Internetnutzer in 22 Ländern, wie sehr sie der Aussage zustimmen: »Für…

IT-Compliance im Kontext von Enterprise Content Management

Compliance ist ein omnipräsentes und viel diskutiertes Thema in Vorstandsetagen und Fachabteilungen. Aber nur wenige haben das Thema wirklich verstanden. Allerdings wird das Thema wirklich praxisnah erst, wenn man es in einem konkreten Anwendungskontext betrachtet. Der Artikel erklärt, was IT-Compliance bedeutet und wie das Thema im Umfeld Enterprise Content Management, also dem Verwalten von Dokumenten…

Mit DMS zum fast papierlosen Büro – Die Beurteilung gut beurteilt

Bei Organisationen wie einer Industrie- und Handelskammer fallen naturgemäß Dokumente in Hülle und Fülle an. Diese Papierflut zu bewältigen steht irgendwann in keinem Verhältnis mehr zum erforderlichen Aufwand. Da stellen moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit dem richtigen Softwarepartner den vernünftigen Weg dar, die stetig wachsenden Aufgaben angemessen zu bewältigen.