Smarter arbeiten mit Dokumenten

Zertifizierter Konnektor vereinfacht die Verknüpfung von Dokumentenmanagement mit Low-Code-Tools für die Prozessautomation von Workflows und Geschäftsanwendungen.

 

Mit einem speziellen Konnektor für Microsoft Power Automate vereinfacht der ECM- und Dokumentenmanagement-Spezialist Kendox das Automatisieren von Routineaufgaben beim Bearbeiten und Speichern von Dokumenten. Der »Kendox Power Automate Konnektor« erlaubt die Verknüpfung der Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« mit Office 365 und anderen Geschäftsanwendungen. Mit wenigen Klicks können Anwender automatische Workflows für dokumentenbasierte Aufgaben erstellen. So lassen sich Fehlerquellen beim manuellen Bearbeiten, Zuordnen und Archivieren von Dokumenten und Dateianhängen wirksam verringern. Zudem können Routineabläufe schneller erledigt und in digitale, automatisierte Prozesse überführt werden.

Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten können zeitraubend und aufwändig sein, insbesondere wenn dafür mehrere unterschiedliche Datenquellen und Softwareprogramme benutzt und koordiniert werden müssen. Nicht selten müssen Anwender beispielsweise Informationen aus einer eingehenden E-Mail in einer Liste erfassen, dazugehörige Dateianhänge in ein PDF umwandeln, an dritter Stelle archivieren und anschließend eine Bestell- oder Eingangsbestätigung verschicken. Durch Automatisierung solcher Workflows lassen sich dokumentenbasierte Prozesse deutlich beschleunigen und Nutzer können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Im Rahmen einer effizienten Prozessautomatisierung gewinnen deshalb Low-Code-Plattformen für RPA (Robotic Prozess Automation) wie Microsoft Power Automate zunehmend an Bedeutung.

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»Power Automate» (ehemals »Microsoft Flow«) ist ein Werkzeug, mit dem Anwender schnell und einfach Workflows erstellen können, um regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte zuverlässig zu automatisieren. Bislang war das Automatisieren von Geschäftsprozessen oft nur durch Programmieren oder aufwendiges Customizing im Rahmen von IT-Projekten zu lösen. Power Automate kommt nun ganz ohne Programmierung aus. Basierend auf »Triggers« und »Actions« können Anwender mit Hilfe von sogenannten »Konnektoren« einen Bearbeitungsprozess über die unterschiedlichsten Anwendungen hinweg konfigurieren, um alle Services der Office-365-Umgebung und von Drittanwendungen miteinander zu verbinden. Mit dem neuen, von Microsoft zertifizierten Konnektor lassen sich diese Prozesse ab sofort auch nahtlos mit der ECM/DMS-Lösung Kendox InfoShare verbinden.

Neben Basisfunktionen wie dem An- und Abmelden am Kendox-InfoShare-Server bietet der Konnektor verschiedene Funktionen, um Dokumente im Archiv zu recherchieren, zu erstellen und zu aktualisieren. Unabhängig davon, ob »Kendox InfoShare« in der Cloud oder On-Premises betrieben wird, können mit Power Automate und dem Kendox InfoShare Konnektor beliebige Szenarien abgebildet werden, die mit Informationen und Dokumenten aus dem ECM/DMS-System interagieren. So lassen sich nicht nur gezielt bestimmte Dokumente aus Microsoft SharePoint automatisch in Kendox InfoShare archivieren oder E-Mail-Attachments aus dem jeweiligen E-Mail extrahieren, sondern diese Dokumente auch im DMS-System an der richtigen Stelle ablegen und die Metadaten des Dokuments entsprechend aktualisieren.

Darüber hinaus stehen auch Funktionen zur Verfügung, mit denen die Prozessumgebung von Kendox InfoShare mit Power Automate integriert werden kann. So können aus Power Automate heraus Workflows in Kendox InfoShare angestoßen, Prozessinformationen ausgelesen und Arbeitsschritte weitergeleitet beziehungsweise abgeschlossen werden. Damit lassen sich unter anderem ganz »klassische« Szenarien einfach und schnell automatisieren, beispielsweise für die Rechnungseingangsbearbeitung oder für das Vertragsmanagement.

So kann zum Beispiel eine eingehende Rechnung, die als E-Mail-Anhang im Unternehmen eintrifft, ohne zusätzliche Programmierung einen Rechnungsfreigabeprozess in Kendox InfoShare anstoßen. Das E-Mail-Attachment (die Rechnung) wird gleichzeitig automatisch und rechtskonform archiviert. Jede Statusänderung der Rechnung im Freigabeprozess löst automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an einen oder mehrere Empfänger aus.

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Ein weiteres Szenario stellt das Vertragsmanagement dar. Sobald vertragsrelevante Dokumente eingehen (z.B. die unterzeichnete Version eines Arbeitsvertrags), wird dieses unmittelbar in Kendox InfoShare aktualisiert, entsprechende Sachbearbeiter per E-Mail mit Link auf das archivierte Dokument informiert und gleichzeitig – sofern ein entsprechender Konnektor zur Verfügung steht – die Informationen des neuen Mitarbeiters in der Personalverwaltungslösung angelegt oder aktualisiert.

»Für uns als Anbieter ist es daher enorm wichtig, dass auch unsere Kunden in Verbindung mit Kendox InfoShare nachhaltig von Power Automate profitieren können«, erläutert Manfred Terzer, CEO bei Kendox. »Zusammen mit unserer erst kürzlich vorgestellten und extrem benutzerfreundlichen Integration in Microsoft Teams stellt der Konnektor für Power Automate einen weiteren, essentiellen Baustein in unserer Microsoft 365 Strategie dar.«

 

Der Konnektor für Kendox InfoShare ist ab sofort verfügbar. Für seine Verwendung wird ein Kendox-InfoShare-System benötigt, welches über eine entsprechende Benutzerlizenzierung verfügt und über das Internet erreichbar ist. Dabei ist es unerheblich, ob die Dokumentenmanagement-Lösung in der Cloud oder On-Premises betrieben wird. Der Konnektor selbst steht Power-Automate-Designern und Office-365-Anwendern weltweit über die Microsoft-365-Plattform zur Verfügung. Für Evaluierungszwecke stellt Kendox eine cloud-basierte Dokumentenmanagement-Umgebung kostenlos zur Verfügung.

 

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Hybrid Working erfordert neue Führungskultur

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Wie Organisationen mit Low-Code ihre Digitalisierung beschleunigen

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Berufe: Ärzte am meisten angesehen, Social-Media-Influencer am wenigsten

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Digitaler Workflow: Weniger Arbeiten – mehr erledigen

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