So machen Sie Ihren Remote-Arbeitsplatz zukunftsfähig

5 Tipps für die perfekte Arbeitsumgebung im Home Office

Illustration: Absmeier, AdilsonCardoso

 

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Remote Work: Gekommen, um zu bleiben? Zurzeit sieht es ganz danach aus. 2020 hat das mobile Arbeiten im Home Office durch die weltweite Corona-Pandemie einen enormen Schub erfahren. Laut einer Untersuchung von Bitkom machen Berufstätige im Home Office sehr gute Erfahrungen [1]. Zehn Millionen Berufstätige arbeiteten von zuhause aus, auch nach der Pandemie möchte ein Großteil weiterhin – zumindest tageweise – von dort arbeiten. Doch das Home Office ist nicht für alle Mitarbeitende einfach zu realisieren. Teilweise sind noch papierbasierte Tätigkeiten notwendig, die eine Anwesenheit im Büro erforderlich machen. Hinzu kommen zahlreiche manuelle Prozesse, die ein effizientes Arbeiten erschweren. Folgende Tipps zeigen, wie sich Remote Work für alle Mitarbeitende im Unternehmen umsetzen lässt.

 

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  1. Tipp: Manuelle Prozesse beseitigen.

Viele Unternehmen erhalten Daten über die unterschiedlichsten Kanäle und in den verschiedensten Formaten, etwa per E-Mail, Brief, Fax, als Datensatz, JPEG, PDF oder auch als Excel. Die Datenmenge nimmt zudem immer weiter zu, was zu Ineffizienz und repetitiven Aufgaben führt. So müssen Mitarbeitende häufig Datensätze aus einem Lieferantenportal manuell abrufen und Daten händisch von A nach B über C kopieren. Einige Unternehmen setzen daher schon seit längerer Zeit Softwareroboter in Form von Robotic Process Automation (RPA) ein, um solche sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren. Das ist ein erster wertvoller Schritt, reicht aber in vielen Fällen nicht aus. Denn die Roboter können zwar viele manuelle Tätigkeiten übernehmen, sind aber nicht besonders intelligent. Dafür benötigt es RPA der nächsten Generation, das mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning ausgestattet ist. Die digitalen Helfer sind dadurch deutlich nützlicher und können Mitarbeiter besser entlasten. RPA ist dann in der Lage, eingehende Dokumente zu erkennen, zu klassifizieren, relevante Informationen zu extrahieren und an die passenden Adressaten weiterzuleiten. Dafür ist kein menschliches Zutun nötig. Diese Form von RPA ist oft Bestandteil einer umfassenden, intelligenten Automatisierungsplattform, mit deren Hilfe Unternehmen Prozesse vollständig automatisieren können.

 

  1. Tipp: Multifunktionsgeräte nutzen.

Um eingehende Daten klassifizieren zu können, benötigt es allerdings auch entsprechende Hardware. Schon länger arbeiten Hersteller von Multifunktionsdruckern (Multifunction Printer, MFP) mit Softwareanbietern zusammen, um die Geräte um weitere Funktionen wie Erfassung, Sicherheit, Dokumentenmanagement, Cloud, Output-Management sowie Mobilität zu erweitern. Durch die Technologie des inhaltszentrierten Drucks und Erfassens erweitert, lassen sich sämtliche Inhalte eines Dokuments extrahieren. Die Software wiederum kann Geschäftsregeln auf jedes Dokument anwenden, um sicherzustellen, dass die Informationen in die richtigen Hände geraten und um diese vor Fremdzugriff zu schützen. Insbesondere im Home Office sind Daten zwingend sicher zu halten.

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  1. Tipp: Flexibel sein.

Auch wenn Drucker und MFPs aufgrund von Corona im Büro zurückgeblieben sind – der Vorteil der Druck- und Erfassungstechnologie ist, dass es egal ist, wo sich Angestellte aufhalten. Tools und ihre Funktionen sind für Anwender überall verfügbar. Die Sicherheit der Inhalte ist garantiert, da jeder Benutzer nur auf die für ihn freigegebenen Workflows zugreifen kann. So ist es möglich, sogar eigene Drucker oder Scanner für die tägliche Arbeit zu nutzen. Es ist also gar nicht länger notwendig, dass sich Unternehmen mit ins Stocken geratenen Geschäftsprozessen belasten müssen. Alle notwendigen Abläufe lassen sich wie gewohnt fortführen.

 

  1. Tipp: Digitale Unterschriften nutzen.

Auch im Home Office lassen sich Aufträge oder Verträge rechtsgültig unterschreiben – ganz einfach ohne Zettel und Stift. Für die Rechtsgültigkeit sorgt die seit Juli 2016 gültige europäische eIDAS-Verordnung [2]. Rechtssicherheit erreichen Unternehmen mittels elektronischer Signatur. E-Signaturen lassen sich ohne Weiteres in alle Vereinbarungen, die ein Unternehmen mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden trifft, einsetzen. Allerdings sollten Unternehmen hierbei berücksichtigen, dass es unterschiedliche Formen von E-Signaturen gibt (elektronische Signatur, fortgeschrittene sowie qualifizierte Signatur). Außerdem ist zu beachten, dass die Software, die für E-Signaturen eingesetzt wird, immer über eine ausreichende Verschlüsselung verfügt, sodass die Daten sicher sind. Insbesondere im Remote Work dürfen Außenstehende nicht auf sensible Vertrags- oder weitere Unternehmensunterlagen zugreifen. Entsprechende Zertifikate weisen nach, dass das Dokument während des Unterzeichnungsprozesses nicht abgeändert wurde.

 

  1. Tipp: Wettbewerbsfähig sein und bleiben.

Gerade in Zeiten von Corona ist es mehr denn je notwendig, mögliche Ansätze zur Automatisierung von Prozessen zu finden, um die Effizienz zu steigern. Dieses Vorhaben sollten Unternehmen auch nicht unterbrechen, wenn ein Großteil der Kollegen von zuhause aus arbeitet. Dabei sollten sie sich dennoch auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre Kunden zufriedenzustellen und ihren Geschäftsbetrieb ohne Einschränkungen aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen dafür nicht nur ganz genau wissen, wie eigehende Daten schnell abgearbeitet werden können, sondern ebenso welche Dokumente sowie Daten exakt gedruckt und erfasst werden. Nur so kann es gelingen, auch in Pandemiezeiten einen kühlen Kopf zu bewahren. Wer einen genauen Überblick über Kosten und Sicherheit hat, seine Produktivität steigert und sicherstellt, dass auch remote alle Druckprozesse optimal laufen, fördert die Digitalisierung – und damit das Remote-Work. Nicht zuletzt kommt das auch den Mitarbeitenden zugute, die von repetitiven Aufgaben befreit sind und sich stattdessen wirklich wichtigen Dingen – etwa der Kundenbetreuung – widmen können.

Chris Huff, Chief Strategy Officer, Kofax

 

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Mehr-als-10-Millionen-arbeiten-ausschliesslich-im-Home Office
[2] https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/eIDAS/eIDAS_node.html

 

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Risiko Home Office – Arbeiten von zu Hause im Jahr 2021

Von Yossi Naar, Chief Visionary Officer, Mitgründer von Cybereason Einer der großen Veränderungen weltweit war der schnelle und umfassende Wechsel zur Arbeit vom Home Office aus aufgrund von Covid-19. Diese Veränderung ging für die IT-Abteilungen mit reichlich Herausforderungen einher. Herausforderungen, die Hacker ihrerseits nicht zögerten für sich auszunutzen. Davon können wir 2021 mehr erwarten. Jedenfalls…

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Durch die Corona-Pandemie arbeiten Menschen vermehrt von Zuhause aus. Auch längerfristig geht der Trend eindeutig zum Home Office und damit zu einer deutlich unklareren Trennung von Arbeits- und Privatleben. Die repräsentative Studie »social health@work« der Universität St.Gallen und der Barmer zeigt, dass Beschäftigte, die ausgeprägte Grenzmanagementtaktiken anwenden, über weniger Stress- und Schlafprobleme berichten [1]. Nach…

Mobiles Arbeiten hat zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt

Fast 70 Prozent der Unternehmen erwarten auch nach der Corona-Krise nachhaltige Produktivitätssteigerungen durch mobiles Arbeiten Unternehmen profitieren von einer gestiegenen Produktivität, für Mitarbeiter wird es aber zunehmend zu einer Belastung, immer erreichbar zu sein. Das mobile Arbeiten (Remote-Arbeit) hat bei der Mehrheit der Unternehmen im dritten Quartal 2020 zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt. Das Gefühl immer…

Sicherheit in den eigenen vier Bürowänden – Wie das Arbeiten im Home Office gelingen kann

Das Arbeiten im Home Office ist in den letzten Monaten immer mehr zum Standard geworden. Während viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden schon länger einen flexiblen Büroalltag ermöglichten, mussten andernorts die technischen Gegebenheiten ad hoc geschaffen werden. Zahlreichen Unternehmen steht dieser Schritt noch bevor und er wird umso dringlicher, als ein Ende der Corona-Pandemie nicht abzusehen ist. Gelingen kann die Einführung des Home Office nur, wenn es eine annähernd gleichwertige Alternative zum Büroarbeitsplatz darstellt. »Auf Nummer sicher gehen« ist nicht nur oberstes Corona-Gebot,  sondern auch im flexiblen Arbeitsalltag unverzichtbar.

Die Cloud-Office-Trends 2021 für mehr Unternehmenswachstum

Das Jahr 2020 hat Unternehmen vor enorme Herausforderungen gestellt. Nicht erst seit Covid-19 müssen Digitalisierungsstrategien endlich umgesetzt werden, um das Unternehmenswachstum zu fördern. Im kommenden Jahr zeichnen sich drei große Trends ab, welche vor allem kleine und mittelständische Unternehmen beschäftigen werden. Welche Themen das sind und wie sie sich auf das Unternehmenswachstum auswirken, erfahren Sie…

Arbeitsplatzbeleuchtung – warum ungünstige Lichtverhältnisse die Produktivität beeinträchtigen können

  Computer-Arbeitsplätze sind in der Regel modern eingerichtet und entsprechen technisch dem neuesten Entwicklungsstand. Beim konzentrierten Arbeiten kommt es jedoch nicht nur auf eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, sondern auch auf eine effiziente Arbeitsplatzbeleuchtung an, die das Verarbeiten visueller Informationen ermöglichen soll, ohne die Augengesundheit zu beeinträchtigen.   Leuchtmittel sollen das Verarbeiten visueller Informationen erleichtern Die Beleuchtung…

Wenn 100 Prozent Home Office keine Option ist

ROOMZ digitale Raum- und Arbeitsplatzverwaltung hilft bei der Realisierung von Schutzkonzepten in Bezug auf Social Distancing, Gebäudeauslastung, Reinigung und Nachvollziehbarkeit möglicher Kontaktpersonen.   ROOMZ, der Spezialist für intelligentes Raummanagement, bietet mit seiner umfassenden Verwaltungslösung ein smartes System, das nicht nur die Arbeitsplatzorganisation erleichtert, sondern auch dabei hilft, Corona-Präventionsmaßnahmen in Unternehmen umzusetzen. Die Einhaltung der Abstandsregeln…

Home Office erfährt durch Corona deutlichen Schub

Jedes zweite der vom ZEW befragten Unternehmen der Informationswirtschaft ist infolge der Coronakrise zur Einschätzung gelangt, dass sich mehr Tätigkeiten für die Arbeit im Home Office eignen als bislang angenommen [1]. Entsprechend wird ortsflexibles Arbeiten auch nach Ende der Pandemie deutlich häufiger normal sein als vorher. »Insbesondere in größeren Unternehmen führt die Corona-Pandemie zu einer…

Unternehmen wollen auch nach der Krise an Home Office festhalten

Die Corona-bedingten Anpassungen der Arbeitsorganisation haben vielen Unternehmen gezeigt, dass sich mehr Tätigkeiten für die Arbeit im Home Office eignen als bislang angenommen. Im unternehmensnahen Dienstleistungsbereich sind es mehr als 50 Prozent und im Verarbeitenden Gewerbe mehr als 40 Prozent der Unternehmen, die über solche digitalen Lerneffekte berichten. »Die flächendeckende Erkenntnis, dass zusätzliche Tätigkeiten ins…

Für Home Office und mobile Working genutzte Geräte sind ein blinder Fleck für die IT-Abteilung

Ein Viertel der mobilen Mitarbeiter leidet lieber im Stillen, als den IT-Support zu benachrichtigen. NetMotion ist mit seiner Einschätzung nicht allein: Es ist wahrscheinlich, dass die Büroarbeit nie wieder zu den vor Covid geltenden Normen zurückkehren wird. Laut Gartner wird fast die Hälfte aller Unternehmen (47 Prozent) auch nach der Pandemie weiterhin vollständig auf Fernarbeit…

Feinde im Home Office: IT-Security zwischen New Work und Insiderbedrohungen  

Im Bereich IT-Security sind die Lasten nicht zu Gunsten der Unternehmen verteilt: Während sie permanent über ihre gesamte IT-Landschaft hinweg sämtliche der Bedrohungslage angemessenen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen müssen, kann Angreifern eine kleine Schwachstelle ausreichen, um massiven Schaden anzurichten. Ungesicherte Endgeräte, Cloud- und IaaS-Anwendungen, schlecht gesicherte Netzwerke oder das Surfen im World Wide Web eröffnen Hackern zahlreiche…

Mehr Sicherheit für Home Office und Außendienst: Auf diese Microsoft-365-Angriffsarten sollten Firmen verstärkt achten

Phishing, Legacy-Protokolle, Password Spraying, OAuth-Attacken und mehr: Sicherheitsexperten erklären häufige MS-365-Einfallstore für Cyberkriminelle und hilfreiche Abwehrtaktiken. Rund 200 Millionen aktive Nutzer im Monat zählt die Websuite Microsoft 365. Für die riesige Zahl an Anwendern besteht das Risiko, Opfer von Cyberkriminellen zu werden. So lassen sich 85 Prozent der Sicherheitsvorfälle, die von Kudelski Security 2019 registriert…

Auch im Home Office sicher: Drei Gründe für automatisiertes Identity- und Accessmanagement

Aus der Not heraus waren viele Mitarbeiter gezwungen, in Eile auf Remote Work umzustellen und fließend weiter zu arbeiten. Mittlerweile sind nach etwaigen anfänglichen Schwierigkeiten bei vielen Unternehmen die technischen Voraussetzungen für eine weitere Nutzung des Home Office geschaffen. Einige Mitarbeiter arbeiten aus Bequemlichkeit – oder aus Angst, sich anzustecken – lieber weiterhin von zu…

Home Office wird zur Dauerlösung

Jedes zweite der vom ZEW befragten Unternehmen der Informationswirtschaft ist infolge der Corona-Krise zur Einschätzung gelangt, dass sich mehr Tätigkeiten für die Arbeit im Home Office eignen als bislang angenommen. Entsprechend wird ortsflexibles Arbeiten auch nach Ende der Pandemie deutlich häufiger normal sein als vorher. »Insbesondere in größeren Unternehmen führt die Corona-Pandemie zu einer langfristigen…

Auf dem Weg ins New Normal: Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter im Home Office nicht umfänglich

Unternehmen brauchen motivierte Mitarbeiter. Ganz besonders, wenn die Wirtschaft wieder anzieht. Das Home Office wird Arbeitnehmer noch eine ganze Weile begleiten. Aktuell rechnen Unternehmensverantwortliche sogar damit, dass die Arbeit außerhalb des Büros Teil einer neuen Normalität sein wird. Von ihren Arbeitgebern fühlen sich 76 Prozent der Deutschen bei ihrer Tätigkeit aus dem Home Office unterstützt.…

Home Office stellt Unternehmen und Mitarbeiter vor neue soziale Herausforderungen

Umfrage offenbart negative Folgen des Home Office – Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen.   Die Corona-Pandemie hat auch Monate nach ihrem Beginn Gesellschaft und Wirtschaft in Deutschland fest im Griff. Das gilt insbesondere für den Arbeitsmarkt. Der Umstieg ins Home Office bedeutet für Angestellte auf der einen Seite einen Gewinn an Zeit und Kosten, stellt…

Cyber Threat Report 2020: Microsoft-Office-Dateien häufiger infiziert, Ransomware auf dem Vormarsch

Ransomware-Attacken weltweit steigen um 20 % (Höchststand in USA mit 109 %). Malware-Attacken gehen global um 24 % zurück. Wachstum um 7 % bei Phishing-Versuchen, die sich der Corona-Krise bedienen. Anstieg um 176 % bei Malware-Attacken mit infizierten Microsoft-Office-Dateien. 23 % der Malware-Angriffe über Nicht-Standard-Ports ausgeführt. IoT-Malware-Angriffe nehmen um 50 % zu. Im Bericht analysierte…

Arbeitswelt im Wandel: Wie stellen sich Deutsche den (Home-) Office-Alltag von morgen vor

64 Prozent sehen im Büro der Zukunft vorrangig einen Raum für Austausch und Kollaboration. Richtige Technologien machen Home Office produktiver als Büro, glauben 66 Prozent. Die Kontaktbeschränkungen in Deutschland werden schrittweise gelockert. Doch bevor Unternehmen ihre Bürotüren wieder vollständig öffnen, müssen sie noch einiges ergänzen oder gänzlich überdenken: von den angebotenen Arbeitsmodellen über die technologische…

Meinung der Manager zu Home Office wandelt sich während Corona-Krise zum Positiven

39 Prozent der Führungskräften sehen Home Office jetzt positiver. Immerhin 60 Prozent der Unternehmen wollen Mitarbeitenden auch künftig Home Office anbieten. Trotzdem befürchtet etwa ein Viertel der Führungskräfte einen Kontrollverlust durch Home Office -Arbeit. Das Hamburger Unternehmen COYO  veröffentlichte eine Umfrage zum Thema Home Office in Deutschland. Diese zeigt, dass 39 Prozent der deutschen Führungskräfte…