Datenschutz im Home Office: So schützen Sie sich vor Gefahren

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Aktuell arbeiten mehr Menschen im Home Office als je zuvor. Viele Unternehmen haben sich an den Wechsel angepasst, doch dabei wird oft ein Aspekt vernachlässigt: Datenschutz. Denn im Home Office gelten besondere Bedingungen, die besondere Maßnahmen erfordern.

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Als im vergangenen Frühjahr Covid-19 Unternehmen weltweit zu Home Office gezwungen hat, war das für viele Betriebe komplettes Neuland – etliche Unternehmen arbeiten auch jetzt noch an der Einführung von Remote Work. Durch den ruckartigen und schnellen Umstieg hat häufig ein elementar wichtiges Thema wenig Beachtung gefunden: Der Datenschutz. Der Wechsel ins Home Office bringt neue Datenschutz-Herausforderungen mit sich, die nicht unbedingt sofort offensichtlich sind. Vielen Unternehmen sind sie vielleicht noch gar nicht bewusst.

Welcher Tag eignet sich daher besser als der Europäische Datenschutztag, um sich diesem Thema zu widmen und aufzuklären, welche Gefahren sich im Home Office verbergen. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie Unternehmen die potenziellen Gefahren erkennen und die richtigen Maßnahmen ergreifen können.

 

Technologische Grundlagen schaffen

Arbeiten im Home Office setzt voraus, dass Mitarbeiter einen Zugriff auf alle Daten und Programme haben. Dafür brauchen sie eine gesicherte Verbindung über das Internet. Um auch im Hinblick auf den Datenschutz keine Lücken zu lassen, sollten Unternehmen dafür auf sichere VPN-Verbindungen setzen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung innerhalb von Applikationen erhöht zusätzlich die Sicherheit.

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Sollte ein Mitarbeiter einmal nicht auf Unternehmensserver oder -speicher zugreifen können oder aus anderen Gründen Dateien vorübergehend lokal speichern, müssen personenbezogene Daten immer lokal verschlüsselt abgespeichert werden.

Damit das Unternehmen den Überblick über Zugangsbeschränkungen und Berechtigungssysteme behält, empfiehlt es sich private Geräte für Geschäftliches nicht zu verwenden. Alternativ kann MDM-Software, die dann aber auf dem privaten Gerät installiert werden muss, Zugriffe und Berechtigungen auch auf diesen Geräten kontrollieren. So ist eine Bring-Your-Own-Device-Strategie (BYOD) trotzdem möglich.

Generell hilft Cloud-Unternehmenssoftware beim Datenschutz, da Datenspeicherung und – Verwaltung zentral erfolgt und lokal zu keinem Zeitpunkt kritische Daten gespeichert werden. So ist im Home Office die Arbeit sicher möglich.

 

Berufliches und Privates trennen

Wenn das Wohnzimmer plötzlich zum Büro wird, ist es verständlicherweise schwierig, den Privat- und Arbeitsraum voneinander zu trennen. Doch gerade im Hinblick auf Datenschutz ist es wichtig, dass hier ein klar definierter Unterschied gemacht wird, wenn es zum Beispiel um Speichermedien geht. Hier sollten niemals private USB-Sticks oder Festplatten genutzt werden, um arbeitsrelevante Daten zu transportieren, da es so schnell passieren kann, dass sie nie gelöscht werden. Außerdem erhöhen sie das Risiko von gefährlichen Computerviren.

Da viele heutzutage auch private Cloud-Speicher nutzen, besteht Gefahr, unabsichtlich den falschen Speicherort für Daten zu wählen. So landet schnell ein wichtiges Dokument auf Google Drive oder einer privaten Dropbox und wird zur Gefahr. Um das zu verhindern, sollten gerade Mitarbeitern im Home Office keine privaten E-Mail-Accounts oder Cloud-Speicher auf den Firmen-Geräten nutzen. Bei der Nutzung eines privaten Geräts können beispielsweise die Mitarbeiter für die Arbeit ein separates Profil anlegen, um solche Fehler zu vermeiden.

 

Zugang Dritter beachten

Auch im Home Office müssen Mitarbeiter darauf achten, dass keine unbefugten Personen den Zugriff auf Unternehmensdaten haben. Dazu gehört, dass Passwörter nicht geteilt werden dürfen – auch nicht mit Familienmitgliedern oder Mitbewohnern. Wer einen Computer gemeinsam nutzt, muss auf jeden Fall ein getrenntes PC-Profil mit eigenem Passwort anlegen.

Mitarbeiter müssen darauf achten, dass ihr Arbeitsbereich nicht frei zugänglich ist. Besonders wenn Daten dort lokal gespeichert sind oder Dokumente in Papierform abliegen, müssen Türen oder Schränke verschließbar sein. Spätestens, wenn Mitarbeiter mobil in der Öffentlichkeit arbeiten bedarf es besonderer Achtsamkeit. Das Arbeitsgerät darf nicht unbeaufsichtigt bleiben – auch nicht für kurze Zeit. Im besten Fall ist auch ein Blickschutz auf dem Display angebracht, der es erschwert, seitlich auf den Bildschirm zu schauen.

 

Home-Office-Vereinbarung abschließen

Um sicherzugehen, dass Mitarbeiter über diese Maßnahmen informiert sind und sie auch einhalten, empfiehlt sich eine Home-Office-Vereinbarung zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Dabei handelt es sich um eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, welche auch den Datenschutz im Home Office regelt. Sie beinhaltet, welche Sicherheitsmaßnahmen gelten, wie etwa die Nutzung eines VPN-Tunnels oder der Verzicht auf private Speichermedien. Auch die Verwendung von privaten Geräten kann durch eine Home-Office-Vereinbarung besser geregelt werden und dadurch das Risiko minimieren.

 

Datenschutz ist einfach – wenn Sie informiert sind!

Schon seit Jahren erfährt der Datenschutz immer mehr Beachtung. Es sind neue Gesetze und Regelungen ins Spiel gekommen, die Unternehmen einhalten müssen. Gleichzeitig gibt es auch immer mehr (Cloud-)Unternehmenssoftware, die den Datenschutz erleichtert – besonders im Home Office: Entsprechende Cloud-Software sorgt dafür, dass der Zugriff auf Unternehmensressourcen nicht stockt, und die richtige EAS-Infrastruktur erleichtert den Umgang mit Daten und Informationen. Das funktioniert jedoch nur mit der entsprechenden Software und dem nötigen Know-how. Dabei ist es einerlei, ob beides bereits Inhouse vorhanden ist oder entsprechende Experten hinzugezogen werden. Solange Sie also wissen, was Datenschutz von Ihnen verlangt, ist es ein Leichtes, ihn einzuhalten.

Matthias Weber

 

Kurz-Checkliste für Datenschutz im Home Office:

  • Liegt eine Home-Office-Vereinbarung vor?
  • Ist die technologische Grundlage geschaffen?
  • Ist sichergestellt, dass private und berufliche Daten getrennt werden?
  • Sind die Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt?
  • Sind die Zugriffsrechte in der Cloud-Software richtig gesetzt?

 

 

Über den Autor:

Matthias Weber ist Business Development Manager im Cloud-Office.center und Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er als Full-Service-Provider für das Spezial-Thema Unternehmenssoftware mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, sowie Hersteller und Anbieter von Unternehmenssoftware bei der Optimierung deren Geschäftserfolgs.

 

 

 


Datenschutz im Home Office: 9 Handlungsempfehlungen

 

Illustration: Absmeier
Quelle: AnyDesk

Das Home Office ist im Alltag von Millionen von Arbeitnehmern Thema der Stunde. In den offiziellen Richtlinien zum Datenschutz ist allerdings immer noch in leicht angestaubter Sprache vom »Telearbeitsplatz« die Rede. Nachdem im März 2020 angesichts der Corona-Pandemie Tausende kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen ihre Angestellten praktisch ohne jede Vorbereitungszeit ins Home Office ziehen lassen mussten, stellt sich die Frage nach dem Datenschutz für sie nun umso dringlicher. Hier folgen die wichtigsten Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber:

  1. Verantwortung übernehmen

Wichtig zu wissen: Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Unternehmen selbst, bei Einzelunternehmern mitunter auch bei einer Person. Arbeitgeber können diese Verantwortung nicht delegieren, indem sie Mitarbeitern das Home Office ermöglichen. Kommt es in der Folge zu einer Datenpanne, müssen die Unternehmen die Konsequenzen tragen. Sie sollten sich daher klarmachen, welche Daten im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als besonders sensibel gelten: Sozialdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zur Glaubensrichtung und zur ethnischen Herkunft. Je sensibler die Daten, desto höher der Schutz: Vorkehrungen für höchste Vertraulichkeit sind auch im Home Office nötig.

  1. Vereinbarungen treffen

Idealerweise sollten Arbeitgeber bereits eine schriftliche Vereinbarung über die Ausgestaltung der Arbeit im Home Office mit ihren Mitarbeitern getroffen haben, bevor diese ihren ersten Arbeitstag außerhalb des Büros verbringen. Der zweitbeste Zeitpunkt ist jetzt, denn auch hier gilt: besser spät als nie. Eine solche, von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung sollte keine Standardlösung aus dem Internet sein, sondern individuell auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten sein und die Mitarbeiter über ihre Pflichten informieren. In jedem Fall sollte eine Verschwiegenheitserklärung enthalten sein, die auch weitere Haushaltsmitglieder umfasst, wenn der Arbeitsplatz nicht klar vom Rest der Wohnung abgetrennt ist.

  1. Berufliches und Privates trennen

Je nach Gegebenheiten ist die beste Lösung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office ein eigenes, abschließbares Arbeitszimmer. Wo diese Möglichkeit nicht besteht, sollte doch mindestens der Bildschirm gegen Blicke geschützt sein. Hierbei helfen Blickschutzfilter oder Folien. Soft- und Hardware wie Laptop und gängige Office-Programme sollten vollständig vom Arbeitgeber gestellt werden: So wird der dienstliche Rechner nur für berufliche Angelegenheiten genutzt, der private ausschließlich in der Freizeit. Auch vertrauliche Telefonate dürfen selbstverständlich nicht in Gegenwart Dritter geführt werden.

  1. Daten verschlüsseln und Passwörter einrichten

Das Thema Verschlüsselung im Home Office beginnt bei der Internetverbindung: Eine offene WLAN-Verbindung ist komfortabler, ein LAN-Netzwerk jedoch wesentlich sicherer. Wer das Einstöpseln des Kabels als lästig empfindet, der kann sich mit dem Gedanken trösten, dass der LAN-Anschluss auch eine schnellere Verbindung gewährleisten sollte. Für die firmeninterne Kommunikation bieten sich inzwischen diverse verschlüsselte Messenger-Lösungen an. Verschlüsselt werden sollte aber auch die Festplatte des Arbeitsrechners selbst, der zudem nach maximal zehn Minuten Inaktivität mit einer automatischen Bildschirmsperre versehen wird. Zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der etwa das Smartphone als zweites, unabhängiges Gerät genutzt wird. Herumliegende USB-Sticks stellen nicht nur im Home Office ein großes Risiko aus Datenschutzsicht dar: Wo sie sich nicht vermeiden lassen, empfiehlt sich ebenfalls eine Verschlüsselung. Schließlich kann es sich auch lohnen, USB-Ports gleich komplett oder für externe Speicher zu sperren.

  1. Datenmüll vermeiden

Was für die Umwelt gilt, ist auch im Datenschutz richtig: Müllvermeidung ist besser als Mülltrennung. Als Datenmüll gelten etwa unnötige Dateien und Kopien auf anderen Datenträgern: Personenbezogene Daten sollten so wenig wie irgend möglich verarbeitet werden, dazu verpflichtet die DSGVO. Müll im direkten Sinne entsteht aber auch durch überflüssige Ausdrucke auf Papier. Keinesfalls gehören diese in die heimische Altpapiertonne! Wo Papier anfällt, sollte es in einem abschließbaren Schrank verwahrt und dann bei nächster Gelegenheit im Büro im Schredder landen.

  1. Clean Desk

An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich auch aufgeräumt. Was im Büro gilt, ist auch im Home Office sinnvoll: Mitarbeiter sollten im Sinne des Clean-Desk-Gedankens zum Feierabend ihren Schreibtisch so aufräumen, dass sie am nächsten Morgen mit der Arbeit beginnen können, ohne zunächst den Laptop unter Papierbergen freiräumen zu müssen. Es verbietet sich von alleine, Ausdrucke mit sensiblen Daten offen herumliegen zu lassen: Diese gehören auch bei kurzer Abwesenheit in einen abschließbaren Schrank.

  1. Den richtigen Maßstab anlegen

Angesichts des Ausbruchs von COVID-19 haben sich auch im Datenschutz Maßstäbe verschoben: Regierungen, Aufsichtsbehörden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind zur Improvisation gezwungen. Doch das ist keinesfalls als Freibrief zu verstehen, den Datenschutz beiseitezuschieben. Vielmehr geht es darum, zu gewichten und neue Maßstäbe anzulegen: In Zeiten von Corona kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seiner Belegschaft möglicherweise schwerer wiegen als der Datenschutz, wenn es beispielsweise um die Frage geht, ob ein Arbeitnehmer in seiner Freizeit Risikogebiete besucht hat. Auch in Krisenzeiten gilt: Alle Maßnahmen, die in die Rechte anderer eingreifen, müssen erforderlich sein, und es ist stets das mildeste Mittel zu wählen.

  1. Kontrolle behalten

Die Arbeit im Home Office setzt einen gewissen Vertrauensvorschuss des Arbeitgebers voraus. Die Erfahrung zeigt, dass dieses Vertrauen in den seltensten Fällen enttäuscht wird. Kleinliche Kontrollanrufe sind wenig sinnvoll und wirken eher demotivierend. Dennoch hat der Arbeitgeber weiterhin eine Verantwortung nicht zuletzt für den Datenschutz im Home Office und sollte sich daher gewisse Kontrollmöglichkeiten wahren. Dem steht entgegen, dass die Unverletzbarkeit der Wohnung vom Grundgesetz ganz besonders geschützt wird. Unangemeldete Besuche im Home Office scheiden deshalb von vornherein aus. Wie dennoch eine Kontrolle möglich sein kann, sollte in der Home Office-Vereinbarung geregelt werden.

  1. Vorfälle kommunizieren

Falls trotz aller Vorkehrungen zum Datenschutz im Home Office Datenpannen auftreten, ist eine offene und ehrliche Kommunikation das oberste Gebot. Der Arbeitnehmer sollte wissen, auf welchem Weg er seinen Arbeitgeber über relevante Vorfälle informieren kann. Nicht jede Datenpanne ist dann auch für den Arbeitgeber meldepflichtig: Ob dem so ist, kann ein externer Datenschutzbeauftragter klären helfen.

Andreas Riehn, Senior Consultant für Datenschutz bei DataGuard

 

Als Senior Consultant für Datenschutz betreut Andreas Riehn bei DataGuard Kunden jeglicher Branchen, von Medien- und Marketingunternehmen bis zum Autohandel. Schon in der Anfangsphase der Digitalisierung entdeckte der Volljurist das Potenzial der Informationstechnologie für sich. Nach seinem Jurastudium gründete und programmierte er 1997 das erste rein webbasierte Repetitorium für angehende Juristen. Es folgten eine mehrjährige Tätigkeit als Manager für Marketingkommunikation sowie als Rechtsanwalt für die Bereiche IT und Datenschutz. Wenn er sich nicht mit Datenschutz, Big Data oder Machine Learning befasst, ist Andreas Riehn passionierter Autor und hat bereits einen Mystery-Thriller verfasst.
Weitere Informationen zum Thema Datenschutz & Corona finden Sie unter: https://www.dataguard.de/lp/datenschutz-und-corona/


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