Home Office – »Alles läuft bestens«

Manche Unternehmen kamen mit der erzwungenen Home-Office-Einführung erstaunlich gut zurecht. Eine Mischform aus Büro- und Heimarbeitsplatz bietet Vorteile für Mitarbeiter, Unternehmen sowie Umwelt und könnte durchaus ein Zukunftsmodell sein.

manage it sprach mit Karl Heinz Mosbach, CEO von ELO Digital Office, über die Veränderungen, die die Corona-Krise für den Enterprise-Content-Management-Hersteller aus Stuttgart ausgelöst haben.

Anzeige


Die Corona-Pandemie hat in deutschen Unternehmen zu einem Wandel geführt: War es bis vor kurzem lediglich 39 Prozent der Mitarbeiter gestattet, vom Home Office aus zu arbeiten, so ist dieser Prozentsatz mittlerweile auf 49 gestiegen. Dies hat eine im März vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. – durchgeführte Umfrage bei rund 1000 Personen ergeben. Wie stehen Sie als Chef eines großen ECM-Herstellers dazu?

Die Digitalisierung ist ein sehr wichtiges Thema für Deutschland, um unsere wirtschaftliche Stellung in der Welt zu behaupten und den Wohlstand zu sichern. Je höher der Digitalisierungsgrad, desto leichter tun wir uns in Zeiten der Krise. Leider sind manche Firmen gar nicht in der Lage, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken, da sie bislang keine Infrastruktur aufgebaut haben und die Security-Vorgaben nicht einzuhalten wären. Höchste Zeit also, dies zu ändern.

Anzeige


Wie sind denn Ihre ersten Erfahrungen mit dem Home Office?

Zunächst hatte ich etwas Sorge, ob der Betrieb ohne Beeinträchtigungen weiterlaufen kann – schließlich müssen die vernetzten Systeme auch im Home Office voll und ganz funktionieren. Natürlich haben bei ELO schon in Zeiten vor Corona Mitarbeiter von zu Hause aus gearbeitet; manche Bereiche wie Consulting oder Vertrieb benötigen ja auch eine gewisse Flexibilität, da sich viel beim Kunden vor Ort abspielt. Bereichsübergreifend haben wir das aber noch nicht praktiziert. Im Augenblick arbeitet die gesamte Belegschaft vom Auftragszentrum über die Buchhaltung und Personalabteilung bis hin zur Entwicklung und zum Support von zuhause aus. Mit Erfolg, alles läuft bestens und ich bin sehr zufrieden.


Wie spielen denn die Mitarbeiter mit?

Ich muss sagen, ich bin positiv überrascht, wie gut es funktioniert. Manche Mitarbeiter muss man sogar etwas einbremsen. Ich beobachte auch, dass die Intensität in der Kommunikation extrem gestiegen ist. Hier hat sich die Videokonferenz-Plattform Microsoft Teams bewährt.

Anzeige


Wie sehen Sie das mittelfristig – wird sich da künftig in Bezug auf die Arbeitsweise viel verändern?

Ja, davon gehe ich aus. Man wird sicherlich offener sein in puncto Home Office. Die Prozesse werden zunehmend digitalisiert werden, sofern sie dies noch nicht sind. Außerdem sind die Video-Konferenz-Systeme mittlerweile ausgereift, so dass der Austausch nicht leidet. Auch steht zumindest in den Ballungsgebieten genügend Bandbreite zur Verfügung. Die noch vorhandenen Lücken und Funklöcher müssen jedoch dringend geschlossen werden. Dies erfolgt zum Teil beherzt, wie in Bayern. Dieser Gestaltungswille sollte jedoch schleunigst überregional zum Tragen kommen.


In welchen Bereichen sehen Sie den größten Rückstand?

Großer Digitalisierungsnachholbedarf besteht sicherlich noch in der öffentlichen Verwaltung. Im digitalen Musterland Estland ist der Zugriff auf staatliche Dienstleistungen – von der Steuererklärung bis zur digitalen Krankenakte – längst Standard. Auch Dänemark gilt hier als Vorreiter. In der Bildung setzt jetzt das Home-Schooling Maßstäbe. Hier zeichnen sich die Lehrkräfte derzeit mit kreativen Lösungen über Facetime aus, um den Unterrichtsausfall zu kompensieren. Doch bedarf es auch hier professioneller Lösungen, um international den Anschluss nicht zu verlieren. China ist uns da um einiges voraus.


Studien zu Pandemien lagen bei uns in der Schublade, sie wurden nicht ernst (genug) genommen. Volkswirtschaftlich betrachtet hat dies zu einer Katastrophe geführt.

Ja, auch hier sind uns die asiatischen Länder voraus, da sie bereits Erfahrungen mit SARS und MERS sammeln mussten. Auch der globalisierte Ansatz muss in manchen Bereichen neu gedacht werden. Sicherlich haben wir die Produktion in zu vielen Bereichen ausgelagert und uns teilweise von nur einem Land abhängig gemacht. Daraus müssen Lehren gezogen und ggf. die Abhängigkeiten in kritischen Sektoren wie dem Gesundheitswesen abgebaut werden. Insgesamt stünde es uns auch gut an, uns wieder auf essenzielle Werte zu besinnen, anstelle nur Kostenaspekte und Gewinnstreben im Blick zu haben. Wir müssen in der Lage sein, den grundlegenden Bedarf aus eigener Kraft zu decken und gleichzeitig die elementaren Grundbedürfnisse des Zusammenlebens zu schützen. Den Staat sehe ich hier eher als Steuerungsinstanz, der entsprechende Regelwerke definiert.


Wie schaffen es Unternehmen, von einer temporären Home-Office-Welt in eine langfristige digitale Office-Welt umzustellen?

Der Markt reagiert unterschiedlich. Teils dominiert Schockstarre bei den Unternehmen, teils Überaktivität. Aber ELO ist gut aufgestellt, wir können unseren Kunden einiges bieten, da wir unser ECM-Portfolio in den letzten Jahren stark in den Bereichen Collaboration, Knowledge-Management und E-Learning ausgebaut haben und auch künftig bedarfsgerecht mit vorkonfigurierten Werkzeugen erweitern. Hierzu gehört unser ELO Teamroom, mit Hilfe dessen sich Informationsportale aufbauen und sowohl interne ELO User als auch externe Projektteilnehmer einbinden lassen. Projektteams können so rasch und einfach alle nötigen Informationen einstellen, teilen, Checklisten verwalten oder über Dokumenten-Feeds kommunizieren. Alles wird transparent dokumentiert, es ist ersichtlich, welche Aufgaben schon abgearbeitet wurden oder wer welche Informationen zur Kenntnis genommen oder freigegeben hat.


Wie sieht es mit der Sicherheit eines solchen Informationsportals wie dem ELO Teamroom aus?

Im Gegensatz zu Microsoft Teams beispielsweise erfolgt die Teilnahme berechtigungsgesteuert, alle Eingaben sind verschlüsselt, so dass ein hoher Sicherheitsstandard sowie ein Schutz vor Hackern gewährleistet ist. Der ELO Teamroom kann per Knopfdruck als separater Raum in der Cloud oder im eigenen System aufgemacht werden. Externe wie Freiberufler, Kunden oder Lieferanten können so eingebunden werden, ohne Zugang zur zentralen Infrastruktur zu bekommen, was die Sicherheit beeinträchtigen könnte. So sieht ganzheitliche Zusammenarbeit in Echtzeit aus, schnell, sicher und unkompliziert. Per E-Mail wäre dies wesentlich langatmiger und aufwändiger.


Wer definiert in Corona-Zeiten bei ELO die Compliance-Vorschriften? Wie geht das technisch-organisatorisch?

ELO hat Richtlinien für das »Mobile Office« erstellt, ob aus dem Home Office, einem Café oder Co-Working-Space etc. Dabei gelten hohe Anforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz, Gesundheit etc. Derzeit nutzen wir unsere Lösung für Wissensmanagement ELO Knowledge intern als Corona-Infoportal, um aufzuklären und Handlungsempfehlungen zu geben, die beispielsweise das Robert-Koch-Institut veröffentlicht hat. Zusätzlich habe ich einen Corona-Krisenstab gebildet, der sich aus Beauftragten für die Themen Hygiene, EDV, Personal und Recht zusammensetzt.


Kamen denn in den letzten Wochen und Monaten ab und zu noch Leute ins Büro?

Ja, vereinzelt. Manche suchen schlicht Ruhe oder wollen mal raus. Es sind je nach Größe maximal zwei Personen pro Büro zugelassen. Außerdem haben wir das Thema Hygiene von Anfang an großgeschrieben, Desinfektionsmittelspender stehen überall bereit. Sicherlich wird künftig eine Maskenpflicht kommen. Solange Masken Mangelware sind, ist eben Kreativität gefragt.


Ein digitales Office zu etablieren und damit auch neue Denk- und Handlungsmodelle ist demnach als Chance für die Zukunft zu verstehen?

So würde ich es sehen. Eine Mischform aus Büro- und Heimarbeitsplatz mit Vorteilen für alle könnte durchaus ein Zukunftsmodell sein. So ließen sich Zeit sparen und das Verkehrsaufkommen reduzieren, was sich positiv auf das Klima auswirkt. Zum anderen kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch flexiblere, freiere Arbeitsmodelle steigen, wovon wiederum Produktivität und Kreativität profitieren. Und dabei steht dem persönlichen Austausch im Büro ja nichts im Wege.


www.elo.com

 

 

Bild: © ELO

 

Aufforstungsprojekt: Kooperation von ELO Digital Office mit Fairventures Worldwide gGmbH

Um ihrer gesellschaftlichen Verantwortung im Rahmen eines fairen und nachhaltigen Umgangs mit den natürlichen Ressourcen der Welt gerecht zu werden, engagiert sich die ELO Digital Office GmbH künftig als Sponsor bei der Fairventures Worldwide gGmbH. Diese pflanzt gemeinsam mit ihren lokalen Partnern im Herzen Borneos Mischwälder, um den Kleinbauernfamilien eine ökonomische Alternative zur Abholzung und…

Digitalisierung in der Pandemie vorantreiben – Digital now

In Zeiten von Corona scheint es eine natürliche Reaktion von Unternehmen zu sein, Digitalisierungsprojekteauf die lange Bank zu schieben und sich auf die Weiterführung des Geschäfts zu konzentrieren. Experten empfehlen jedoch, gerade diese Projekte verstärkt voranzutreiben. Schafft man es die kurzzeitigen Herausforderungen von Corona mit den langfristigen Projekten der Digitalisierung zu vereinbaren, so können Unternehmen gestärkt und mit einem Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb aus der Pandemie treten.

Bestehende IT-Infrastruktur in die IP-Welt migrieren – Digitale Workflows in Behörden schaffen

Die Digitalisierung der Verwaltung kommt nur schleppend voran. Das macht sich in Situationen wie der aktuellen Corona-Krise besonders bemerkbar. Werden Faxserver, die in den meisten Behörden zur gängigen IT-Infrastruktur gehören, in die IP-Welt migriert, ebnen sie den Weg zum elektronischen Dokumentenaustausch.

OfficeMaster Call Recording von Ferrari electronic – Rechtssicherer Telefonmitschnitt auch im Homeoffice

Das Aufzeichnen von Telefongesprächen ist in zahlreichen Branchen längst etabliert. Sei es infolge gesetzlicher Vorschriften, zur Serviceoptimierung oder um telefonisch getroffene Vereinbarungen nachvollziehen zu können. Aber lässt sich dieses Verfahren auch aufrechterhalten, wenn Mitarbeiter kurzerhand ins Homeoffice beordert werden?

Digitale Kommunikation – Der Weg zu effizienten virtuellen Besprechungen

Im Zuge der Covid-19 Pandemie mussten Unternehmen in kürzester Zeit auf Home Office, Schichtsysteme und virtuelle Zusammenarbeit umsteigen. Mitarbeiter verbringen nun fast einen ganzen Tag pro Woche in virtuellen Besprechungen. Die Erfahrungen zeigen jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit in der Praxis oftmals noch ineffizient abläuft.

Arbeiten nach Corona: Home Office als Modell der Zukunft?

Viele Arbeitnehmer wollen jetzt wieder zurück an ihren Arbeitsplatz. Flexiblere Arbeitsweisen sind der langgehegte Wunsch vieler Arbeitnehmer. Doch erst die Corona-Pandemie hat dafür gesorgt, dass Chefs die Vorteile von Home Office und digitaler Kommunikation erkannt haben. Mit den allmählichen Lockerungen der Verordnungen zur Kontaktbeschränkung steht in deutschen Firmen langsam die Rückkehr in die Büros an.…

Geschäftsprozesse und Digitalität – Die Vernetzung von digital und analog

Dieser Beitrag gibt einen Einblick in die aktuelle wissenschaftliche Diskussion des Themas Geschäftsprozesse und Digitalität – Die Vernetzung von Digital und Analog, stellt aber die Praxisrelevanz und den Anwendungsbezug im betrieblichen Alltag in den Vordergrund. Gestern waren sie noch Utopie und Science-Fiction, heute schaffen sie bereits unverzichtbare Erleichterung und messbaren Mehrwert im Business-Umfeld: Software-Roboter, die…

Digitale Bildung für alle: 10 Highlight-Aktionen zur digitalen Teilhabe

  Virtueller Aktionstag am 19. Juni 2020 mit mehr als 300 Online-Formaten. Initiative »Digital für alle« stellt zehn beispielhafte Aktionen aus der Kategorie »Bildung und Wissenschaft« vor.   Wie geht smarte Vereinsführung? Was können wir aus der Corona-Krise für die Digitalisierung der Bildung lernen? Und was bringt der aktuelle Digitalisierungsschub für die Bildungsgerechtigkeit in Deutschland?…

Remote Work: Digitale Nähe trotz räumlicher Distanz

Remote Work braucht mehr als eine moderne IT-Infrastruktur und digitale Collaboration-Tools. Nicht erst seit Covid-19 ist Remote Work für immer mehr Unternehmen ein viel diskutiertes Thema. Vom Home Office unterscheidet sich Remote Work nur dadurch, dass Remote Worker von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, ein Internetzugang vorausgesetzt. Beide Arbeitsformen basieren aber auf der Überzeugung, dass…

Die unfreiwillige digitale Transformation – und was wir daraus machen

Da ist sie nun, die digitale Transformation. Ganze Belegschaften arbeiten von zu Hause aus, und Unternehmen sind gezwungen, Prozesse in Cloud zu verlagern. Das neue »on Prem« – überall. Die alte Norm hat ausgedient. Die neue: Remote working. Die Dinge haben sich in vielerlei Hinsicht geändert. Ein Schwerpunkt allerdings ist geblieben. Die Frage danach, wer…

Digitale Verwaltung scheitert ohne moderne IT-Infrastruktur

In Zeiten von Home Office und Kontaktbeschränkungen ist eine digitale Verwaltung wichtiger denn je. Damit diese gelingt, müssen die technologischen Voraussetzungen stimmen. Ob national oder international: Das Coronavirus treibt derzeit die Menschen um. Als sich Ende Februar verunsicherte Bürger über den neuartigen Virus auf der Website des Robert-Koch-Instituts (RKI) informieren wollten, war dies nur eingeschränkt…

Digitale Kommunikation: Der Weg zu effizienten virtuellen Besprechungen

Im Zuge der COVID-19 Pandemie mussten Unternehmen in kürzester Zeit auf Home Office, Schichtsysteme und virtuelle Zusammenarbeit umsteigen. Mitarbeiter verbringen nun fast einen ganzen Tag die Woche in virtuellen Besprechungen. Die Erfahrungen der vergangenen Wochen zeigen jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit in der Praxis oftmals noch ineffizient abläuft. Drei von vier Büroangestellten bevorzugen weiterhin persönliche…

Co-kreativer Aufbruch ins »New Normal«: branchenübergreifende Digitalplattform CIXX

Gemeinsam mit der Kölner Eventagentur Klubhaus ruft die Managementberatung Detecon das virtuelle CIXX-Eventformat ins Leben und will so eine neue Art des Austauschs und der Co-Creation für Macher und Vordenker aller Branchen schaffen. Die Kölner Eventagentur Klubhaus und Detecon, die Digitalberatung der Deutschen Telekom-Gruppe, das Eventformat riefen  CIXX ins Leben. CIXX steht für Cross Industry…

Digitalindex rutscht ins Minus

ITK-Unternehmen bewerten Geschäftslage noch als befriedigend, blicken aber pessimistisch in die Zukunft. Präsident Berg: »Wir befinden uns an einem Digital Turning Point«.   In der Digitalbranche hat sich die Stimmung im April weiter eingetrübt. Unter dem Eindruck der Corona-Krise fiel der Index für die Geschäftslage um 20,1 Zähler auf 0,9 Punkte. Damit bewerten die IT-…

Home Office: Sechs Wochen Improvisation könnten Unternehmen neun Millionen Manntage kosten

Im ersten Quartal 2020 haben neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet.   Digitalisierung und Remote Work haben drastisch an Akzeptanz gewonnen: Nach einer aktuellen Bitkom-Studie haben im ersten Quartal 2020 neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet. Die schiere Zahl legt nahe, dass nicht alle von langer Hand darauf vorbereitet waren: »Ich…

Recruiting-Trends 2020: Mit neuen Arbeitsweisen und digitalen Tools zu geeigneten Mitarbeitern

Experten sehen in der aktuellen Ausnahmesituation die Chance, das Recruiting schneller zu digitalisieren. Home Office ist nur eine von acht Entwicklungen, die MHM HR als Treiber identifiziert. Auch New Work, Social Recruiting oder interne Programme prägen künftig die Suche nach den perfekten Kandidaten. Bei allen Prozessoptimierungen gilt: Candidate first – der Mensch steht im Mittelpunkt.…

Fünf Mythen zum Home Office

  Die aktuelle Situation zwingt viele Unternehmen dazu, ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Aber sind sie wirklich überzeugt davon, und werden sie ihren Mitarbeitern diese Möglichkeit auch noch nach der Krise einräumen? Vielleicht ist jetzt die Chance, tradierte Denkmuster langfristig über Bord zu werfen. Die OTRS AG hat die fünf gängigsten…

Datenschutz im Home Office: Macht Zero-Trust-Technologie die Cloud sicher?

Rund ein Viertel der Deutschen arbeitet derzeit von Zuhause aus [1]. Rosige Zeiten für Hacker: Sie nutzen die Krise um COVID-19 für gezielte Cyberangriffe. Sicherheitsforscher sprechen im Rahmen der Corona-Pandemie von einer der größten E-Mail-Kampagnen durch Cyberkriminelle, die jemals unter einem einzigen Thema durchgeführt wurde [2]. Auch die deutsche Verbraucherzentrale warnt explizit vor Malware und…

Wie geht Home Office richtig? Best Practices für Managed Service Provider 

Flexibel auf geringe Vorbereitung der Kunden reagieren. Einer aktuellen Bitkom-Studie zu Folge arbeitet momentan jeder zweite Arbeitnehmer mehr oder weniger freiwillig von zu Hause. In vielen Unternehmen wurden die situativ erforderlichen, oftmals neuen Arbeitsregelungen allerdings hastig und wenig vorbereitet eingeführt. Selbst dort, wo Home Office bislang gewährt wurde, stellt dieser Schritt eine einschneidende Entscheidung dar.…

Cybergefahren im Home Office: Wie Hacker die Corona-Krise für sich nutzen

Home Office statt Büroarbeit: Immer mehr Mitarbeitende ziehen angesichts der Corona-Pandemie aktuell ins Home Office – und das zunächst auf unbestimmte Zeit. Doch gerade die vermehrte Tätigkeit vom heimischen Arbeitsplatz aus birgt viele Sicherheitsrisiken. So öffnet eine mangelhafte Absicherung potenziellen Hackern Tür und Tor für einen erfolgreichen Angriff. Aber auch Phishing-Mails, die speziell auf die…