Manche Unternehmen kamen mit der erzwungenen Home-Office-Einführung erstaunlich gut zurecht. Eine Mischform aus Büro- und Heimarbeitsplatz bietet Vorteile für Mitarbeiter, Unternehmen sowie Umwelt und könnte durchaus ein Zukunftsmodell sein.

manage it sprach mit Karl Heinz Mosbach, CEO von ELO Digital Office, über die Veränderungen, die die Corona-Krise für den Enterprise-Content-Management-Hersteller aus Stuttgart ausgelöst haben.

Die Corona-Pandemie hat in deutschen Unternehmen zu einem Wandel geführt: War es bis vor kurzem lediglich 39 Prozent der Mitarbeiter gestattet, vom Home Office aus zu arbeiten, so ist dieser Prozentsatz mittlerweile auf 49 gestiegen. Dies hat eine im März vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. – durchgeführte Umfrage bei rund 1000 Personen ergeben. Wie stehen Sie als Chef eines großen ECM-Herstellers dazu?

Die Digitalisierung ist ein sehr wichtiges Thema für Deutschland, um unsere wirtschaftliche Stellung in der Welt zu behaupten und den Wohlstand zu sichern. Je höher der Digitalisierungsgrad, desto leichter tun wir uns in Zeiten der Krise. Leider sind manche Firmen gar nicht in der Lage, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken, da sie bislang keine Infrastruktur aufgebaut haben und die Security-Vorgaben nicht einzuhalten wären. Höchste Zeit also, dies zu ändern.

Wie sind denn Ihre ersten Erfahrungen mit dem Home Office?

Zunächst hatte ich etwas Sorge, ob der Betrieb ohne Beeinträchtigungen weiterlaufen kann – schließlich müssen die vernetzten Systeme auch im Home Office voll und ganz funktionieren. Natürlich haben bei ELO schon in Zeiten vor Corona Mitarbeiter von zu Hause aus gearbeitet; manche Bereiche wie Consulting oder Vertrieb benötigen ja auch eine gewisse Flexibilität, da sich viel beim Kunden vor Ort abspielt. Bereichsübergreifend haben wir das aber noch nicht praktiziert. Im Augenblick arbeitet die gesamte Belegschaft vom Auftragszentrum über die Buchhaltung und Personalabteilung bis hin zur Entwicklung und zum Support von zuhause aus. Mit Erfolg, alles läuft bestens und ich bin sehr zufrieden.

Wie spielen denn die Mitarbeiter mit?

Ich muss sagen, ich bin positiv überrascht, wie gut es funktioniert. Manche Mitarbeiter muss man sogar etwas einbremsen. Ich beobachte auch, dass die Intensität in der Kommunikation extrem gestiegen ist. Hier hat sich die Videokonferenz-Plattform Microsoft Teams bewährt.

Wie sehen Sie das mittelfristig – wird sich da künftig in Bezug auf die Arbeitsweise viel verändern?

Ja, davon gehe ich aus. Man wird sicherlich offener sein in puncto Home Office. Die Prozesse werden zunehmend digitalisiert werden, sofern sie dies noch nicht sind. Außerdem sind die Video-Konferenz-Systeme mittlerweile ausgereift, so dass der Austausch nicht leidet. Auch steht zumindest in den Ballungsgebieten genügend Bandbreite zur Verfügung. Die noch vorhandenen Lücken und Funklöcher müssen jedoch dringend geschlossen werden. Dies erfolgt zum Teil beherzt, wie in Bayern. Dieser Gestaltungswille sollte jedoch schleunigst überregional zum Tragen kommen.

In welchen Bereichen sehen Sie den größten Rückstand?

Großer Digitalisierungsnachholbedarf besteht sicherlich noch in der öffentlichen Verwaltung. Im digitalen Musterland Estland ist der Zugriff auf staatliche Dienstleistungen – von der Steuererklärung bis zur digitalen Krankenakte – längst Standard. Auch Dänemark gilt hier als Vorreiter. In der Bildung setzt jetzt das Home-Schooling Maßstäbe. Hier zeichnen sich die Lehrkräfte derzeit mit kreativen Lösungen über Facetime aus, um den Unterrichtsausfall zu kompensieren. Doch bedarf es auch hier professioneller Lösungen, um international den Anschluss nicht zu verlieren. China ist uns da um einiges voraus.

Studien zu Pandemien lagen bei uns in der Schublade, sie wurden nicht ernst (genug) genommen. Volkswirtschaftlich betrachtet hat dies zu einer Katastrophe geführt.

Ja, auch hier sind uns die asiatischen Länder voraus, da sie bereits Erfahrungen mit SARS und MERS sammeln mussten. Auch der globalisierte Ansatz muss in manchen Bereichen neu gedacht werden. Sicherlich haben wir die Produktion in zu vielen Bereichen ausgelagert und uns teilweise von nur einem Land abhängig gemacht. Daraus müssen Lehren gezogen und ggf. die Abhängigkeiten in kritischen Sektoren wie dem Gesundheitswesen abgebaut werden. Insgesamt stünde es uns auch gut an, uns wieder auf essenzielle Werte zu besinnen, anstelle nur Kostenaspekte und Gewinnstreben im Blick zu haben. Wir müssen in der Lage sein, den grundlegenden Bedarf aus eigener Kraft zu decken und gleichzeitig die elementaren Grundbedürfnisse des Zusammenlebens zu schützen. Den Staat sehe ich hier eher als Steuerungsinstanz, der entsprechende Regelwerke definiert.

Wie schaffen es Unternehmen, von einer temporären Home-Office-Welt in eine langfristige digitale Office-Welt umzustellen?

Der Markt reagiert unterschiedlich. Teils dominiert Schockstarre bei den Unternehmen, teils Überaktivität. Aber ELO ist gut aufgestellt, wir können unseren Kunden einiges bieten, da wir unser ECM-Portfolio in den letzten Jahren stark in den Bereichen Collaboration, Knowledge-Management und E-Learning ausgebaut haben und auch künftig bedarfsgerecht mit vorkonfigurierten Werkzeugen erweitern. Hierzu gehört unser ELO Teamroom, mit Hilfe dessen sich Informationsportale aufbauen und sowohl interne ELO User als auch externe Projektteilnehmer einbinden lassen. Projektteams können so rasch und einfach alle nötigen Informationen einstellen, teilen, Checklisten verwalten oder über Dokumenten-Feeds kommunizieren. Alles wird transparent dokumentiert, es ist ersichtlich, welche Aufgaben schon abgearbeitet wurden oder wer welche Informationen zur Kenntnis genommen oder freigegeben hat.

Wie sieht es mit der Sicherheit eines solchen Informationsportals wie dem ELO Teamroom aus?

Im Gegensatz zu Microsoft Teams beispielsweise erfolgt die Teilnahme berechtigungsgesteuert, alle Eingaben sind verschlüsselt, so dass ein hoher Sicherheitsstandard sowie ein Schutz vor Hackern gewährleistet ist. Der ELO Teamroom kann per Knopfdruck als separater Raum in der Cloud oder im eigenen System aufgemacht werden. Externe wie Freiberufler, Kunden oder Lieferanten können so eingebunden werden, ohne Zugang zur zentralen Infrastruktur zu bekommen, was die Sicherheit beeinträchtigen könnte. So sieht ganzheitliche Zusammenarbeit in Echtzeit aus, schnell, sicher und unkompliziert. Per E-Mail wäre dies wesentlich langatmiger und aufwändiger.

Wer definiert in Corona-Zeiten bei ELO die Compliance-Vorschriften? Wie geht das technisch-organisatorisch?

ELO hat Richtlinien für das »Mobile Office« erstellt, ob aus dem Home Office, einem Café oder Co-Working-Space etc. Dabei gelten hohe Anforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz, Gesundheit etc. Derzeit nutzen wir unsere Lösung für Wissensmanagement ELO Knowledge intern als Corona-Infoportal, um aufzuklären und Handlungsempfehlungen zu geben, die beispielsweise das Robert-Koch-Institut veröffentlicht hat. Zusätzlich habe ich einen Corona-Krisenstab gebildet, der sich aus Beauftragten für die Themen Hygiene, EDV, Personal und Recht zusammensetzt.

Kamen denn in den letzten Wochen und Monaten ab und zu noch Leute ins Büro?

Ja, vereinzelt. Manche suchen schlicht Ruhe oder wollen mal raus. Es sind je nach Größe maximal zwei Personen pro Büro zugelassen. Außerdem haben wir das Thema Hygiene von Anfang an großgeschrieben, Desinfektionsmittelspender stehen überall bereit. Sicherlich wird künftig eine Maskenpflicht kommen. Solange Masken Mangelware sind, ist eben Kreativität gefragt.

Ein digitales Office zu etablieren und damit auch neue Denk- und Handlungsmodelle ist demnach als Chance für die Zukunft zu verstehen?

So würde ich es sehen. Eine Mischform aus Büro- und Heimarbeitsplatz mit Vorteilen für alle könnte durchaus ein Zukunftsmodell sein. So ließen sich Zeit sparen und das Verkehrsaufkommen reduzieren, was sich positiv auf das Klima auswirkt. Zum anderen kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch flexiblere, freiere Arbeitsmodelle steigen, wovon wiederum Produktivität und Kreativität profitieren. Und dabei steht dem persönlichen Austausch im Büro ja nichts im Wege.

www.elo.com

Bild: © ELO

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