Digitale Kommunikation: Der Weg zu effizienten virtuellen Besprechungen

Illustration: Geralt Absmeier

Im Zuge der COVID-19 Pandemie mussten Unternehmen in kürzester Zeit auf Home Office, Schichtsysteme und virtuelle Zusammenarbeit umsteigen. Mitarbeiter verbringen nun fast einen ganzen Tag die Woche in virtuellen Besprechungen. Die Erfahrungen der vergangenen Wochen zeigen jedoch, dass die virtuelle Zusammenarbeit in der Praxis oftmals noch ineffizient abläuft. Drei von vier Büroangestellten bevorzugen weiterhin persönliche Zusammenarbeit und Meetings – jeder Vierte hält virtuelle Besprechungen für reine Zeitverschwendung. Für die neue Studie des Elektronikdienstleisters Barco ClickShare wurden 1500 Büroangestellte weltweit befragt, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit und digitale Besprechungen sind.

 

Planung und Kommunikation vor dem Meeting.

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Unterscheidet man zwischen persönlicher und virtueller Kommunikation in Unternehmen, ist die Planung und Kommunikation rund um virtuelle Besprechungen ebenso wichtig, wie die Durchführung der eigentlichen Besprechung. Nicht nur fällt es Mitarbeitern schwerer, sich während virtuellen Meetings zu konzentrieren und der Besprechung zu folgen, wenn diese keine klaren Ziele und Struktur haben und Teilnehmern das Verständnis für zu besprechende Punkte fehlt (55 %), auch wünscht sich die Mehrheit der Befragten (84 %), dass virtuelle Meetings in einem geordneten, vorbereiteten Rahmen und nicht spontan stattfinden, ohne das klar ist, worum es geht. Mehr als die Hälfte der Teilnehmer (56 %) gab an, dass dies dazu führt, dass sie das Gefühl haben, sich nicht in Besprechungen einbringen zu können. Um dem entgegenzuwirken, sollten Ziel und Zweck eines Meetings, eine Agenda und wichtige Materialien und Präsentationen bereits vor der Besprechung geteilt werden, sodass Mitarbeiter sich vorbereiten können. Auch sollten Rückfragen zu diesen bereits vor der Besprechung möglich sein und Mitarbeiter animiert werden, sich aktiv mit den Inhalten und Themen auseinanderzusetzen.

Notwendigkeit und Kommunikationsmittel.

Grundsätzlich stellt sich bei virtueller Kommunikation noch mehr als bei persönlichen Besprechungen die Frage nach der Notwendigkeit von Besprechungen und dem richtigen Kommunikationsmittel. Im Hinblick auf die neue Arbeitssituation, bei der Teammitglieder räumlich voneinander getrennt arbeiten, gleichzeitig aber auch große Teile der persönlichen Kommunikation im Team verloren geht, nehmen Mitarbeiter an wesentlich mehr Meetings teil, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Lag die Zahl bei vergangenen Studien noch bei drei bis fünf Meetings pro Woche, nehmen Mitarbeiter derzeit durchschnittlich an neun Besprechungen teil, die oft bis zu 49 Minuten dauern. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter bis oft einen vollen Arbeitstag pro Woche mit Besprechungen verbringen. Laut den Befragten erfordern 53 % davon kein Meeting. 57 % der Befragten wünschen sich stattdessen zurück zu weniger und 78 % zu kürzeren Meetings. Gerade bei virtuellen Meetings sollte noch mehr abgewogen werden, ob Fragen nicht auch über einen Chat oder eine E-Mail beantwortet werden können. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass Meetings je nach Teilnehmerzahl nur eine bestimmte Länge haben, um die wöchentliche Meetingzeit pro Mitarbeiter zu begrenzen. Laut der Studie sollten Entscheidungsfindungen, Präsentationen und Brainstormings mit 2-4 Personen nur um die 30 Minuten dauern, mit 5-9 Personen um die 45 Minuten und mit mehr als 10 Personen ca. eine Stunde, um die Zeit am effizientesten zu nutzen.

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Meetingtechnologie.

Bereits im vergangenen Jahr fanden 52 % der Besprechungen virtuell statt und nur 4 % der Meetings wurden gänzlich ohne elektronische Hilfsmittel durchgeführt. Dennoch sorgt gerade die Technik oft noch für Probleme bei virtueller Zusammenarbeit. Ein Hauptproblem ist die Vielzahl an verschiedenen Videokonferenzlösungen, die von Teilnehmern benutzt werden. Im Schnitt nutzen Büroangestellte regelmäßig sechs verschiedene Konferenzlösungen in Meetings innerhalb ihres eigenen Unternehmens, mit Kunden und anderen Partnern. Jedes vierte Meeting (24 %) verzögert sich oder scheitert gänzlich an Problemen mit dem Verbinden verschiedener Konferenzlösungen. Im Schnitt werden bis zu sechs Minuten pro Meeting – eine Stunde pro Woche und sieben Arbeitstage im Jahr alleine hierdurch verschwendet. Dazu kommen weitere Verzögerungen aufgrund von allgemeinen Problemen mit der Verbindung (42 %), der Tonqualität (39 %), der Videoqualität (32 %) oder dem Teilen des Bildschirms (23 %). Der Umstieg von physischen Meetingräumen hin zu virtuellen Meetingräumen, bei denen Mitarbeiter aus der Ferne von ihren eigenen Geräten mit verschiedenen individuellen Konferenzlösungen verbunden werden, hat zu einem Wandel hin zu einer »Bring Your Own Meeting«-Kultur geführt. Eine digitale Schnittstelle, die die nahtlose und intuitive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen individuellen Geräten und Softwarelösungen ermöglicht, kann nicht nur wertvolle Zeit von Meetings sparen, sondern auch ein bequemeres Meetingerlebnis bieten, da jeder die Technologie nutzen kann, die er oder sie bevorzugt.

 

Verhaltensregeln und Meetingkultur.

Besonders virtuelle Besprechungen bieten durch die Distanz zu anderen Teilnehmern hinter dem eigenen Gerät viel Raum für Ablenkungen sowie für Verhaltensweisen, die die Zeit aller Teilnehmer verschwenden. 70 % lesen regelmäßig während Meetings ihre E-Mails und 34 % beschäftigen sich mit sozialen Medien. Auch Essen während Meetings sorgt für Ablenkung. Gleichzeitig gaben 41 % der Teilnehmer an, dass Meetings oft kurzfristig nicht stattfinden, 34 % gaben an, dass sie regelmäßig auf andere Teilnehmer warten müssen und 30 % sagten, dass oft störende Hintergrundgeräusche zu hören sind. Unternehmen sollten klare Regeln für Meetings schaffen, angefangen von klaren Vorgaben zu Pünktlichkeit und Fristen für Absagen von Meetings bis hin zur Erinnerung, dass Teilnehmer stummgeschaltet bleiben sollten, wenn sie nicht sprechen, um Hintergrundgeräusche zu minimieren.

 

Fazit.

Auch wenn sich die langsame Rückkehr von Mitarbeitern in die Büroräume von Unternehmen in den nächsten Monaten mit größter Wahrscheinlichkeit fortsetzen wird, wird es noch einige Zeit dauern, bis Büros wieder vollständig besetzt sein werden. Auch für die Zeit danach bleibt abzuwarten, ob der kurzfristige Schub für virtuelle Zusammenarbeit nicht langfristige Effekte nach sich ziehen wird. So wird die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ein sich weiter fortsetzender Trend bleiben und die »Bring Your Own Meeting«-Kultur vorantreiben. Unternehmen, die früher damit anfangen, ihre Unternehmenskultur und Technik auf die Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft auszurichten, werden auch langfristig als Gewinner hervorgehen. Während die Pandemie Mitarbeiter erzwungenermaßen in das Home Office versetzt hat, werden Unternehmen auch danach die Vorteile von virtuellen Meetings besser verstehen und eine flexible Arbeitsstruktur zulassen, bei der ein Teil der Belegschaft von zu Hause und der andere vom Büro aus arbeitet. Die Studie zeigt, dass der Umstieg auf ein neues Arbeitsplatzmodell und neue Arbeitsabläufe zwar schnell umsetzbar ist, die Kultur und Prozesse dahinter zu verändern, jedoch aktive Schritte hin zu einer neuen virtuellen Meetingkultur und -organisation erfordert.

Lieven Bertier, Segment Director Workplace and ClickShare Conference, Barco

 

 

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