Büroangestellte verbringen im Durchschnitt einen Tag pro Woche in Meetings – insgesamt 50 Tage im Jahr. Trotzdem verlaufen Meetings oftmals noch ineffizient. Mitarbeiter verschwenden so durchschnittlich 2 Tage pro Monat – fast einen Monat im Jahr – mit unproduktiv genutzter Besprechungszeit.
In der neuen Studie des Elektronikdienstleisters Barco wurden 3000 Büroangestellte weltweit befragt, um herauszufinden, welche Faktoren entscheidend für die Effizienz von Meetings sind.
Meetings haben in vielen Unternehmen einen schlechten Ruf. Sie kosten Zeit und erzielen oftmals nicht den gewünschten Erfolg. Heutzutage werden Meetings oft als unbequeme Ablenkungen betrachtet, und schon ihre Erwähnung kann zu Frustration führen oder Apathie auslösen. Einige Meetings sind jedoch unerlässlich. Eine organisierte Zusammenarbeit ist für den Erfolg in der Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung, sodass Unternehmen nicht ganz ohne Besprechungen arbeiten können. Vor diesem Hintergrund hat Barco ClickShare im Zuge einer weltweiten Befragung fünf Bereiche identifiziert, die entscheidend für den Erfolg von Meetings sind.
Zweck und Ziele für Meetings festlegen und an Teilnehmer kommunizieren. Der Ausgangspunkt für eine produktive Besprechung ist einfach: Ein klares Ziel. Grund und Ziel der Besprechung sollten dabei vor der Besprechung an die Teilnehmer kommuniziert werden. So zeigt die Studie, dass fehlende Planung bereits der erste Schritt zum Misserfolg von Besprechungen ist. 74 % der Angestellten in Europa wünschen sich klare Ziele für Meetings und dass Meetings beendet werden, wenn diese Ziele erreicht wurden. Gleichzeitig gaben 51 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und was erreicht werden soll. Dabei sorgt die Abwesenheit eines klar kommunizierten Ziels bei Mitarbeitern für Unsicherheit über die Relevanz von Meetings und führt so zu einem sinkenden Engagement und geringerer Aufmerksamkeit. Definierte Ziele helfen ebenfalls dabei zu entscheiden, welche Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen sollten und für welche Mitarbeiter die zu besprechenden Themen irrelevant sind.
Wie Mitarbeiter die Zeit in Besprechungen nutzen.
Anzahl von Meetings, Zeit- und Teilnehmermanagement. Büroangestellte in Europa verschwenden im Durchschnitt bis zu 2 Tage pro Monat mit unproduktiv genutzter Besprechungszeit. Der erste Grund hierfür ist die hohe Anzahl von formellen Besprechungen, die meist länger dauern, als notwendig. So gaben 20 % der Befragten an, dass sie an 5 oder mehr Meetings pro Woche teilnehmen. Laut der Barco-ClickShare-Studie dauern Besprechungen im Durchschnitt 49 Minuten. Jedoch wird nur 44 % der Zeit – also 22 Minuten eines durchschnittlichen Meetings – produktiv genutzt. Die restliche Zeit wird unter anderem für die Besprechung von irrelevanten Themen (15 %), Smalltalk (13 %) oder mit dem Warten auf andere Teilnehmer (11 %) verwendet. In 55 % der Fälle werden einstündige Besprechungen sogar nur aus dem Grund angesetzt, weil dies das Standard-Zeitfenster im Meeting-Buchungstool ist. 57 % der Teilnehmer gaben hierzu an, dass sie sich weniger und kürzere Meetings wünschen.
Ein zweiter Grund sind grundlegende Fehler beim Teilnehmermanagement. So gaben 53 % der Teilnehmer an, dass sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen die irrelevant für sie sind. Auch gaben 30 % der Befragten an, dass Personen regelmäßig an Meetings teilnehmen, die nicht dort sein müssten. 20 % gaben an, dass Besprechungen oftmals ohne Schlüsselpersonen und wichtige Entscheider abgehalten werden. Daher gilt als Grundregel, dass nur Angestellte eingeladen werden sollten, die zur Erreichung des Ziels des Meetings als Entscheidungsträger oder Schlüsselpersonen beitragen können.
Meeting-Technologie. 11 % der Zeit von Meetings wird mit dem Anschließen und Einrichten von Technik verschwendet. Dabei gaben 65 % der Teilnehmer an, dass ihr Unternehmen nicht über ausreichend moderne Technik verfügt und sie daher regelmäßig ihre eigene, von Zuhause mitgebrachte Technologie verwenden. 64 % der Teilnehmer wünschen sich, dass ihr Unternehmen in modernere Technologien investiert, um bessere Meetings zu ermöglichen; 71 % wünschten sich einfach einzurichtende BYOD und Plug-and-Play-Technologie.
Plug-and-Play-Technologie ermöglicht eine intuitive Nutzung – Unternehmen sparen somit Zeit und Kosten ihre Mitarbeiter auf komplizierte technische Anwendungen zu schulen.
Standorte, an denen europäische Angestellte regelmäßig remote arbeiten. 49 % der Beschäftigten arbeiten regelmäßig nicht von ihrem regulären Arbeitsplatz aus.
Remotes und flexibles Arbeiten. 49 % der Beschäftigten arbeiten heute bereits regelmäßig nicht von ihrem regulären Arbeitsplatz aus. Zu den meist genutzten Arbeitsorten zählen dabei das Home Office (35 %), Kundenstandorte (24 %), Außenbereich wie etwa Parks (23 %), aber auch Cafés (22 %) oder Restaurants und Bars (19 %). Flexibles Arbeiten ist für die Mehrheit der jungen Arbeitskräfte ein entscheidender Faktor bei der Auswahl ihres Arbeitgebers. Dennoch zeigt die Studie, dass sich 71 % der Büroangestellten weiterhin einen festen Standort zum Arbeiten wünschen. Besonders die Gruppe der Millennials zeigte sich hierbei mit 74 % besonders positiv zur Arbeit an einem regulären Standort. Die Studie ergab zudem, dass hierbei die Nutzung von Konferenztechnologie für virtuelle Vernetzung zwischen Onsite- und Offsite-Mitarbeitern zum Schlüssel für effiziente Zusammenarbeit wird.
Verschiedene Meeting-Formen. Sowohl die Anzahl und Dauer von Meetings, als auch die wachsende Notwendigkeit der virtuellen Vernetzung zwischen Onsite- und Offsite-Mitarbeitern stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Dies liegt oftmals daran, dass Unternehmen noch zu wenig Flexibilität bei der Planung und Gestaltung von Meetings zulassen und diese häufig ausschließlich in formellen und traditionellen Settings zulassen. Dies führt nicht nur zu einer ineffizienten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und einer zu hohen zeitlichen Beanspruchung von Arbeitszeit, sondern auch zu organisatorischen Problemen bei der Planung von Meetings. So geben 54 % der Büroangestellten an, dass sie regelmäßig keine Besprechungen abhalten können, da die Raumverfügbarkeit nicht ausreicht. Während formelle Meetings nicht vollständig aus Unternehmen verbannt werden sollen, zeigt die Studie, dass eine Evaluierung und passgenaue Auswahl der idealen Meeting-Form und des optimalen Raums an Zweck und Ziele von Meetings, die Effizienz von Meetings und der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern maßgeblich steigern kann.
Traditionelle Meeting-Räume eignen sich zwar für großangelegte, monatlich stattfindende Teambesprechungen; sie sind jedoch der falsche Ort für kreative Brainstormings oder kurze Update-Besprechungen zwischen einer kleinen Gruppe von Kollegen, die projektbezogen miteinander arbeitet. Besonders für kurze und flexible Meetings, zeigt die Studie die steigende Nachfrage und Verbreitung von Huddle-Rooms – kleine, nicht buchbare Meetingräume für 3-6 Personen – in Unternehmen: 83 % der Teilnehmer empfinden Huddle-Rooms als gute Option für spontane, improvisierte Meetings. Unternehmen sollten Mitarbeiter anleiten, die Räumlichkeit beziehungsweise die Meeting-Form für Besprechungen auszusuchen, die zu dem Zweck und Zielen des Meetings am besten geeignet ist.
Fazit. Inwiefern sich Meetings in der Zukunft effizienter gestalten lassen, wird damit auch davon abhängen, inwieweit die Umstellung der Technologie und Veränderungen bei der Meeting-Gestaltung auf Akzeptanz in den Führungsetagen von Unternehmen treffen wird. Das Fazit der Studie zeigt, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern zum einen bessere Voraussetzungen schaffen sollten – sei es durch die Bereitstellung moderner Technik oder die Schaffung neuer Meeting Spaces wie Huddle-Rooms. Zum anderen müssen sie aber auch ein Umdenken bei der Meeting-Kultur des Unternehmens anregen und Mitarbeitern mehr Spielraum bei der Gestaltung von Meetings lassen. Die Barco-Studie zeigt, dass der Wunsch nach einer Neugestaltungen von Meetings, sowie der damit verbundenen technischen Möglichkeiten, unter Büroangestellten bereits weit verbreitet ist.
Illustration: © danjazzia /shutterstock.com
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