Effizienz von Meetings

Illustration: Geralt Absmeier

Büroangestellte verbringen im Durchschnitt einen Tag pro Woche in Meetings (insgesamt 50 Tage/Jahr). Trotzdem verlaufen viele Meetings immer noch ineffizient. Mitarbeiter verschwenden so durchschnittlich 2 Tage pro Monat – fast einen Monat im Jahr – mit unproduktiv genutzter Besprechungszeit. Die neue Barco-Studie basiert auf einer Umfrage von 3000 Mitarbeitern weltweit, davon 770 Büroangestellte in Europa, und analysiert Probleme und Lösungen für fünf Bereiche, die entscheidend für die Effizienz von Meetings sind:

  • Zweck und Ziele für Meetings festlegen und an Teilnehmer kommunizieren
    • 75 % der Angestellten in Deutschland wünschen sich klare Ziele für Meetings und das Meetings beendet werden, wenn diese Ziele erreicht wurden.
    • 44 % gaben an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und welche Ziele Meetings haben.
    • Grund und Relevanz von Besprechungen sowie klar definierte Ziele sollten im Vorfeld an alle Teilnehmer kommuniziert werden. Meetings sollten abgebrochen werden, wenn diese nicht zielführend verlaufen.
  • Anzahl von Meetings, Zeit- und Teilnehmermanagement
    • Nur 44 % der Zeit von Meetings wird produktiv genutzt, Meetings dauern im Durchschnitt 49 Minuten. Ein effizientes Meeting dauert jedoch nur 22 Minuten.
    • 57 % wünschen sich weniger und kürzere Meetings.
    • 51 % werden in Meetings eingeladen, die für sie irrelevant sind.
    • 55 % gaben an, dass sie einstündige Besprechungen nur deshalb planen, weil dies das Standard-Zeitfenster in ihrem Meeting-Buchungstool ist.
    • Irrelevante Meetings sollten abgesagt werden. Personen, für die Besprechungen irrelevant sind, sollten nicht zu Meetings eingeladen werden. Generell sollten weniger und kürzere Besprechungen geplant werden. Mehr Flexibilität bei Meetings, etwa durch die Einbindung verschiedener Meetingformen wie Meetings im Huddle-Stil, kann zu effizienterer Planung und Durchführung von Meetings führen.
  • Meeting-Technologie
    • 11 % der Zeit wird mit dem Anschließen von Technik verschwendet.
    • 65 % der Teilnehmer gaben an, dass ihr Unternehmen keine moderne Technik verwendet.
    • 71 % wünschen sich BYOD/Plug-and-Play-Technologien.
    • Einfach einzurichtende Plug-and-Play- und BYOD-Technologie sollte eingesetzt werden. Huddle-Räume bieten hierfür ebenfalls neue Anwendungsmöglichkeiten.
  • Remotes und flexibles Arbeiten
    • 49 % der Beschäftigten arbeiten regelmäßig remote (u.a. 35 % Home-Office, 24 % Kundenstandorte, 23 % Außenbereich).
    • 71 % der Mitarbeiter wünschen sich trotzdem einen festen Standort zum Arbeiten (74 % der Millennials).
    • Konferenztechnologie für virtuelle Vernetzung zwischen Onsite- und Offsite-Mitarbeitern wird zum Schlüssel für effiziente Meetings.
  • Verschiedene Meetingformen (etwa Brainstormings, Update-Meetings, Meetings im Huddle-Stil)
    • 45 % der deutschen Büroangestellten können regelmäßig keine Besprechungen abhalten, weil nicht genügend Räume zur Verfügung stehen.
    • 83 % der Teilnehmer empfinden Huddle-Rooms – kleine unbuchbare Meetingräume für 3-6 Personen – als gute Option für spontane improvisierte Meetings und gaben an, dass Meetings im Huddle-Stil zu einer gesteigerten Kreativität führen.
    • Verschiedene Meetingformen und innovative Besprechungsräume wie Huddle-Rooms sollten effizient miteinander kombiniert werden. Mitarbeiter sollten die Räumlichkeit beziehungsweise die Meetingform nutzen, die zu dem Zweck und Zielen des Meetings am besten passt.

Bei den oben genannten Punkten handelt es sich nur um einige Ausschnitte aus der Studie.

 


 

Ineffiziente Meeting-Kultur führt zu Einbußen der Produktivität

Aktuelle internationale Umfrage unter 2.250 Führungskräften offenbart Ineffizienz in Meetings und deren Folgen für die Produktivität.

  • 3 von 10 Führungskräften denken, dass die meisten ihrer Besprechungen sinnlos sind
  • 59 % der Befragten denken, dass die tägliche Anzahl der Meetings ihr Engagement beeinflusst
  • 20 % der deutschen Führungskräfte sind schon einmal während eines Meetings eingenickt
  • Weltweit geben 37 % der Teilnehmer zu, soziale Medien während Besprechungen zu nutzen
  • Die Mehrheit der Befragten hat schon einmal wegen des kostenlosen Essens an Meetings teilgenommen
  • 72 % Befragten sagten, dass der Einsatz multimedialer Inhalte das Engagement steigern kann

 

Eine neue internationale Studie von Barco ClickShare offenbart, warum zahlreiche Meetings ineffizient sind und welche Auswirkungen dies auf die Produktivität in Deutschland und weltweit hat [1].

Die globale Umfrage unter 2.250 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten untersuchte die Meeting-Erfahrungen im Arbeitsalltag. In einem weiteren wissenschaftlichen Experiment mit einer Gruppe von leitenden Mitarbeitern wurden die Reaktionen in gewöhnlichen Besprechungssituationen mit Hilfe der EEG Hirnkartierungstechnik analysiert.

Die Ergebnisse weisen auf eine Reihe von Problemen hin, die bei Mitarbeitern weltweit zu Abwesenheit, Ablenkung und Irritationen führen. Faktoren wie technische Probleme, das Vorhandensein von Essen, die Sitzordnung oder das Fehlen ansprechender Inhalte können eine signifikante negative Wirkung auf die Effektivität von Meetings haben.

 

 

Was für Ablenkung sorgt

Viele Befragte glauben, dass Meetings entweder schlecht organisiert oder im schlimmsten Fall sinnlos sind. Fast ein Drittel der Teilnehmer weltweit meint, dass weniger als die Hälfte ihrer Meetings nützlich ist, 20 % sind sogar schon einmal während einer Besprechung eingenickt.

Abgesehen vom Inhalt sorgen externe Faktoren für besonders viel Ablenkung bei Mitarbeitern. 59 % der befragten Führungskräfte berichten, dass bereits die Anzahl der Meetings pro Tag einen Einfluss auf ihre Aufmerksamkeit hat. Über 86 % der deutschen Befragten irritiert es, wenn Teilnehmer zu spät kommen und 43 % können Besprechungen nicht mehr folgen, wenn Kollegen während des Meetings über Privates sprechen.

Weltweit lassen sich Mitarbeiter jedoch besonders stark durch das Lesen von E-Mails oder die Nutzung sozialer Medien ablenken. Mehr als 70 % der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen, 37 % nutzen soziale Netzwerke. Die Deutschen verhalten sich in dieser Hinsicht im Konferenzraum vorbildlich und lassen sich kaum durch Technik ablenken. Lediglich 18 % öffnen ihr E-Mail-Postfach und nur 13 % schenken sozialen Netzwerken ihre Aufmerksamkeit.

Technische Probleme

Ein einflussreicher Faktor, um das Engagement in Meetings positiv zu beeinflussen, ist Technologie. 67 % der Befragten sind regelmäßig davon irritiert, wenn es zu technischen Problemen in Meetings kommt. Es gab deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Deutsche Mitarbeiter lassen sich am wenigsten von technischen Problemen ablenken, während 55 % der Teilnehmer aus den Vereinigten Arabischen Emiraten ihren Fokus verlieren, sobald die Technik ausfällt. 4 von 10 Teilnehmern haben sogar das Gefühl, dass sich dies auf ihr Engagement auswirkt. Folglich kann sich Technologie, wenn sie richtig angewendet wird, positiv auf das Engagement und die Produktivität auswirken: 72 % der Teilnehmer meinen, dass sie während einer Präsentation engagierter sind, wenn multimediale Inhalte eingebunden sind.

Sonderfaktor Essen

Die Studie zeigt, dass das Vorhandensein von Essen ebenfalls einen Einfluss auf das Engagement während Meetings hat. Mehr als die Hälfte der Befragten gab zu, nur wegen des Essens an Besprechungen teilzunehmen. Während die Hirnkartierung zu dem Ergebnis kommt, dass die Stimmung der Teilnehmer durch das Vorhandensein von Nahrung verbessert wird, sagte fast ein Drittel der befragten Geschäftsleute, dass sie bei Meetings von Essen abgelenkt wurden.

Lieven Bertier, Head of Go to Market Strategy und Services Meeting Experience bei Barco: »Sobald ein Meeting erstmal gestartet ist, liegt die Annahme nahe, dass die Höhe des Engagements insbesondere von den Qualitäten des Sprechers abhängt. Unsere Forschung hat jedoch ergeben, dass sich der Erfolg eines Meetings auf viele verschiedene Faktoren zurückführen lässt. Dazu zählt, dass zu Beginn des Meetings die richtige Technologie zur Verfügung steht, um im Anschluss ohne Unterbrechungen präsentieren zu können. Weitere Faktoren betreffen das Umfeld im Meeting-Raum selbst: Das Servieren von Essen, Zuspätkommer, die für Unterbrechungen sorgen oder Störungen durch die Nutzung elektronischer Geräte.

 

 

Wenn sich ein Unternehmen auf all diese Eventualitäten vorbereitet, kann dadurch das Ergebnis vieler Meetings gesteigert werden: Dies gilt sowohl für interne Besprechungen im Unternehmen selbst als auch für Präsentationen vor Kunden, die potenzielle neue Geschäftsaussichten ermöglichen.«

Dr. Peter Collett, Verhaltenspsychologe, der das Experiment anleitete: »Während viele Studien sich im Hinblick auf die Verbesserung von Meetings lediglich auf den Präsentierenden und dessen Handeln und Verhalten beschränken, ermöglicht die Forschung von Barco ClickShare einen einzigartigen Blick auf die Faktoren, die womöglich übersehen werden. Präsentierende müssen sicherstellen, dass die Technologie funktioniert und der Raum bestens für die Zuhörer vorbereitet ist. Pünktlich zu starten und im Anschluss Unterbrechungen zu vermeiden wird den Erfolg vieler Meetings sichtlich steigern. Die Nutzung von Multimedia und das Einbringen einer persönlichen Note wird darüber hinaus für eine großartige Erfahrung bei allen Beteiligten sorgen.«

 

[1] Über die Studie 2.250 Führungskräfte aus Deutschland (500), den USA (500), Großbritannien (500), Frankreich (500) und den Vereinigten Arabischen Emiraten (250) wurden von der unabhängigen Forschungsagentur Censuswide befragt. Die Befragten sind in verschiedenen Bereichen tätig, angefangen bei der Buchhaltung über das Bauwesen bis hin zur Bildung und nehmen täglich an unterschiedlich vielen Besprechungen teil. Auf Regionen und das Level der Seniorität wurde geachtet.
Die kompletten Ergebnisse der Studie finden Sie hier. https://barco.com/sitecore/shell/~/media/downloads/pdfs/report%20science%20of%20meeting%20success_global%20pdf.pdf

 


 

Meetings effizienter gestalten – die 5 Top-Tipps zur Vorbereitung

An ihnen führt kein Weg vorbei – Meetings sind eine der am häufigsten genutzten Kommunikationsformen in Unternehmen. Zwar werden die meisten Informationen heute per E-Mail, Textnachricht und in Telefonaten vermittelt, doch dabei besteht die Gefahr, dass in der Kommunikation vieles verloren geht oder länger dauert als im direkten Austausch. Meetings bieten den Rahmen sich auszutauschen, Inhalte beizusteuern und im Dialog Lösungen zu finden.

Leider verlaufen viele Meetings ineffizient und sind mit unnötigem Zeitaufwand verbunden. Um Zeit zu sparen und auch die eigenen Nerven zu schonen, ist es hilfreich, sich richtig auf ein Meeting vorzubereiten. Die fünf Top-Tipps, um Meetings effektiver zu gestalten und sich optimal vorzubereiten, hat wePresent, Spezialist für interaktive Collaborations- und Präsentationslösungen, zusammengefasst:

  1. Die Agenda lesen – selbst wenn es keine gibt

Zu jedem Meeting sollte es eine Agenda geben. Inhaltlich kann diese von ein paar Stichpunkten bis hin zu einem Dossier samt einer Kurzbiografie jedes Teilnehmers reichen. Sie dient als roter Faden und informiert die Teilnehmer bereits im Voraus über Zweck und Hintergründe des persönlich oder virtuellen Treffens, sodass diese Punkte nicht erst noch zu Beginn des Meetings geklärt werden müssen und so kostbare Zeit verloren geht.

Eine kurze, oberflächliche Agenda ist daher besser als gar keine. Deshalb sollte, falls es keine gibt, am besten nochmals nach dem Grund und den Diskussionspunkten des Meetings gefragt werden – selbst ein paar Bullet Points können hier aufschlussreich sein.

  1. Herausfinden, ob eine Teilnahme sinnvoll ist, und was erwartet wird

Die Agenda hilft auch dabei, zu erkennen aus welchem Grund man an einem Meeting teilnehmen soll beziehungsweise ob und warum dies überhaupt sinnvoll ist. So geht vielleicht eine Einladung für ein Marketing Meeting an Mitglieder aus dem Sales Team. Auf dem ersten Blick scheint vielleicht unklar, warum dieses Treffen anberaumt wurde oder warum Teilnehmer aus anderen Geschäftsbereichen eingeladen wurden. Die Agenda jedoch informiert darüber, dass das Marketing-Team beispielsweise eine Meinung der Sales-Abteilung zu Inhalten benötigt, die sie auf die Website stellen möchte.

Mit diesem Vorwissen können die Teilnehmer daher auch einen besseren Beitrag zum Meeting beisteuern, statt dies erst in einem zweiten Treffen zu tun.

  1. Die eigene Rolle im Meeting erkennen

Niemand ist ohne Grund in einem Meeting – oder sollte es sein. Dem Buch »Let’s Stop Meeting Like This« von Dick und Emily Axelrod zufolge fällt jeder Teilnehmer eines solchen Treffens in eine von drei Kategorien: Leiter, Mitwirkender oder Vermittler.

  • Der Leiter eines Meetings ist die Person mit der formalen Autorität das Meeting anzuordnen oder zumindest die Person, die es einberufen hat. Bei ihr liegt die Verantwortung dem Meeting von Anfang an einen Sinn zu geben. Diesbezüglich sollte sich der Leiter folgende Frage stellen: Welche Entscheidungen sollen als Ergebnis dieses Meetings getroffen werden? Diese Überlegung ist entscheidend, da sie dabei hilft alles Weitere in die Wege zu leiten und mit einem Sinn zu versehen. Anhand der zu treffenden Entscheidungen lässt sich ein roter Faden für das Meeting festlegen und es kann festgestellt werden, wer genau teilnehmen sollte und somit eingeladen werden muss. Vielleicht ist für diesen speziellen Anlass gar nicht die gesamte Gruppe nötig und man spart Zeit, indem nur die wirklich relevanten Personen zusammenkommen. Vielleicht bieten sich auch drei kurze Meetings mit einzelnen Gruppen an, statt alle Personen einen ganzen Nachmittag zusammenzurufen, wobei manche bei vielen Diskussionspunkten gar nicht beteiligt sind.
  • Die Mitwirkenden. Meist wird von »Teilnehmer« gesprochen, aber an einem Meeting sollte man nicht nur teilnehmen, um dabei gewesen zu sein. Es sollte darum gehen, fokussiert daran zu arbeiten, die vom Leiter gesetzten Entscheidungen zu treffen. Als Mitwirkender sollte man vorbereitet sein, um Ideen in die Diskussion einzubringen und aktiv daran teilzunehmen. Ein Mitwirkender sollte außerdem benötigte Informationen in das Meeting einbringen, wenn nötig. Werden beispielsweise die Verkaufszahlen des vierten Quartals diskutiert, sollte ein Mitwirkender persönliche oder die Verkaufszahlen seines Bereichs und Notizen von Q4 zur Hand haben.
  • Die Vermittler haben die Aufgabe der Gruppe dabei zu helfen, ihren Zweck zu erfüllen. Ihre Rolle ist die der Mitwirkenden ähnlich, sie tragen jedoch nicht immer direkt mit Detailinformationen zur Debatte bei, sondern treiben die gesamte Diskussion voran. Sie können beispielsweise eine untergeordnete Führungsposition innerhalb des Meetings haben. Sie achten auf die Zeit oder erklären Fachfremden nötigenfalls fachspezifische Begriffe und Problematiken. Manchmal trägt ein Vermittler auch nur zum Meeting bei indem er sicherstellt, dass jeder die Chance hat zu Wort zu kommen, oder dafür sorgt, dass die Diskussion nicht entgleist.
  1. Im Vornherein überlegen und notieren, was man sagen möchte

Man hat die Agenda gelesen, weiß worum es geht und welche Rolle man spielen wird. Nun ist es Zeit sich ein paar Gedanken dazu zu machen und dabei die wichtigsten Punkte festzuhalten. Dafür sollten keine seitenlangen Notizen angefertigt werden – optimal ist ein Notizzettel (auf Papier oder digital) mit ein paar Stichpunkten, die dabei helfen den roten Faden nicht zu verlieren. Wichtig ist es auf jeden Fall vorbereitet zu sein. Während des Meetings bleibt selten Zeit sich erst dann Gedanken zu machen. Zwar entstehen viele Ideen und Lösungen auch in Zusammenarbeit in der Gruppe, doch muss auch dafür zuvor das Thema gut durchdacht worden sein.

  1. Beiträge anschaulich präsentieren

Ebenso wichtig ist es, sämtliches relevante Material zum Meeting mitzunehmen. Hierzu sollte man planen, inwiefern man diese an welchem Punkt des Meetings einfließen lassen möchte. Je mehr Teilnehmer, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alles gesagt werden kann, was gesagt werden möchte. Je prägnanter die einzelnen Beiträge zusammengefasst sind, desto mehr Zeit bleibt am Ende, um zusätzliche Details zu besprechen.

Wesentlich interaktiver und interessanter werden Meetings, wenn Inhalte nicht nur verbal vorgetragen, sondern mit griffigem Material unterlegt werden. Wenn die Teilnehmer visuelle Eindrücke zur Unterstützung der Inhalte erhalten, können sie diese leichter verstehen und im Gedächtnis behalten. Danke moderner Präsentationssystem ist es heute möglich, ohne Aufwand schnell Inhalte von mitgebrachten Smartphones, Tablets oder Laptops einzuspielen. Ein Bild oder eine technische Zeichnung vom aktuellen Projekt, dem Messestand oder einer technischen Neuheit, eine Grafik zu Statistiken oder ein kurzes Video sparen Zeit und beschreiben den Sachverhalt meist besser als eine lange Erklärung.

 

So gerüstet, sollten langatmige Meetings mit Frontalvorträgen, bei denen manche Teilnehmer nur zehn Prozent der Inhalte betreffen, hoffentlich bald der Vergangenheit angehören.

 

 

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