Bestehende IT-Infrastruktur in die IP-Welt migrieren – Digitale Workflows in Behörden schaffen

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Die Digitalisierung der Verwaltung kommt nur schleppend voran. Das macht sich in Situationen wie der aktuellen Corona-Krise besonders bemerkbar. Werden Faxserver, die in den meisten Behörden zur gängigen IT-Infrastruktur gehören, in die IP-Welt migriert, ebnen sie den Weg zum elektronischen Dokumentenaustausch.

Die deutsche Verwaltung ist mit ihrer Digitalisierungsleistung unzufrieden, so das Ergebnis des jährlichen »Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2019« unter deutschen Behörden [1].

Mehr als 60 Prozent der befragten Verwaltungschefs beurteilen den Digitalisierungsfortschritt in Bundes- und Landesverwaltungen (sehr) kritisch, auf kommunaler Ebene sind es knapp die Hälfte. Das rächt sich in Zeiten wie diesen besonders. Die aktuelle Krise legt die Defizite in der digitalen Ausstattung von Deutschlands Behörden offen. Es ist höchste Zeit zu handeln. Dazu gibt es innovative Lösungen, die auf der vorhandenen IT-Infrastruktur aufsetzen und mit denen Deutschlands Verwaltungen den Weg zum papierlosen Büro beschreiten können.

Der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic bietet in seiner OfficeMaster Suite 7DX ein innovatives, rechtssicheres Dokumentenaustauschverfahren für IP-Umgebungen – Next Generation Document Exchange, kurz NGDX. Behörden, in denen ein Faxserver im Einsatz ist, können mit einem Update auf die Suite das volle Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs nutzen. Denn neben Fax wird hier der Versandweg Next Generation Document Exchange unterstützt; er basiert auf dem Faxprotokoll, bietet in IP-Umgebungen aber wesentlich mehr Optionen bei der Dokumentenübertragung.

Vom papiergebundenen Prozess zu digitalen Workflows. Um Manipulationen zu vermeiden, laufen zahlreiche Behördenprozesse nach wie vor papiergebunden ab. Dokumente sind häufig im Original einzureichen und müssen manuell weiterbearbeitet werden.

NGDX ist in der Lage, hybride – also von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch ZUGFeRD 2.0-Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.

NGDX hält Farbe, Formatierung und Auflösung aufrecht. Dokumente können per Fax nur in schwarz-weiß übertragen werden. Diese Beschränkung und zugleich Hürde bei der Digitalisierung hebt NGDX auf: Das innovative Verfahren überträgt sämtliche Farben, Formatierungen und selbst hohe Auflösungen. Das erleichtert etwa die Bearbeitung und Freigabe, die in Behörden häufig über farbige Kennzeichnungen erfolgt. Wenn alle Farben erhalten bleiben, ist der Bearbeitungsstatus auf einen Blick ersichtlich und die Zuordnung zu Sachgebieten, Abteilungen und sogar konkreten Ansprechpartnern möglich.

Next Generation Document Exchange übermittelt Dokumente im Original und verlustfrei als online ausfüll- beziehungsweise bearbeitbares PDF an den Empfänger. Damit steht Behörden ein Dokumentenaustauschverfahren zur Verfügung, das die etablierten Kennzeichnungssysteme uneingeschränkt unterstützt und einen medienbruchfreien Abstimmungsprozess ermöglicht.

Maximale Sicherheit beim Dokumentenaustausch. Behörden und öffentliche Verwaltungen sind zur Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien verpflichtet. Dies gilt auch für den Dokumentenaustausch. NGDX versendet Dokumente End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat, quittiert. Damit können Behörden die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt der übertragenen Unterlagen jederzeit verifizieren. Da sich auf diese Weise auch der jeweilige Bearbeitungsstatus eines Dokuments nachvollziehen lässt, steht den Ämtern eine manipulationssichere Ergänzung zum System der farbigen Kennzeichnung von Freigabeprozessen zur Verfügung.

Arbeitsprozesse im Home Office aufrechterhalten. Wie wichtig die Digitalisierung für ein Fortführen des Geschäftsbetriebs im Krisenfall ist, wird in der aktuellen Situation besonders deutlich. Im Vorteil sind solche Organisationen, deren IT-Infrastruktur und -Ausstattung das Arbeiten der Mitarbeiter von Zuhause ermöglichen. Das Home Office muss jedoch eine gleichwertige Alternative zum Büro darstellen, damit Arbeitsprozesse uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin erfüllt werden. Das gilt auch für den Dokumentenzugriff und
-austausch.

Das Arbeiten von zu Hause gewährleistet die UC-Lösung OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic ebenfalls. Dank NGDX ermöglicht sie die sichere und verlustfreie Dokumentenübertragung und verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voicemail. So geht auch im Home Office keine Text- und Sprachnachricht verloren, bestehende Arbeitsprozesse werden aufrechterhalten.

Fazit. Für die Digitalisierung von Behörden und Verwaltungen steht mit der OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic eine umfassende und effiziente Lösung zur Verfügung. Das innovative Verfahren Next Generation Document Exchange legt dabei neue Standards für den digitalen und rechtssicheren Dokumentenaustausch. Ein großer Schritt für die Digitalisierung des Behördenalltags.


[1] Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2019 (Hertie School of Governance, Wegweiser Research & Strategy und Deloitte Consulting)

 

Illustration: © Phonlamai Photo/shutterstock.com

 

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