Rund 279 Milliarden Euro Umsatz werden der deutschen Logistikbranche laut Statista für das Jahr 2019 prognostiziert. Dies entspricht nahezu einer Verdopplung in den letzten zehn Jahren. Die Branche boomt – auch aufgrund des florierenden Onlinehandels. Großer Nachholbedarf besteht allerdings beim Einsatz digitaler Technologien zur Optimierung der Beschaffungsaktivitäten, wie eine Studie des Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. (BME) zeigt. Moderne Dokumentenaustauschverfahren wie »Next Generation Document Exchange« des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic können ein wichtiger Baustein sein. Sie ermöglichen es, -zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen zu automatisieren und durch den Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig abzusichern.
Für die erfolgreiche Logistik ist ein funktionierender Informationsfluss entlang der gesamten Supply Chain essenziell: Transportaufträge müssen vom Hersteller an den Spediteur gehen. Bestellungen, Kunden- und Rechnungsdaten fehlerfrei übermittelt, Bestände in Echtzeit aktualisiert und logistische Bewegungsdaten zur Verfügung gestellt werden. Kommt es zur fehlerhaften oder verzögerten Weitergabe von Daten und Dokumenten, kann dies den meist eng getakteten Logistikkreislauf empfindlich stören und aus dem Gleichgewicht bringen. Setzen Unternehmen auf das Just-in-time-Konzept, sind Produktionsengpässe und finanzielle Einbußen die Folge.
Der Wunsch nach automatisiertem Dokumentenaustausch. Große Bedeutung schreiben die vom BME und Netfira befragten Unternehmen deshalb auch dem automatisierten Daten- und Dokumentenaustausch zu [1]. In der Tat hat sich mit dem Einzug digitaler Technologien und Prozesse die Art des Dokumentenversands und der -verarbeitung in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Das Leistungsspektrum moderner Systeme für den Dokumentenaustausch umfasst die automatische Erfassung und Überprüfung von Dokumenten, die Extraktion und Bereitstellung von Daten aus unterschiedlichen Dokumenten sowie die Abbildung und Automatisierung von systemübergreifenden Prozessabläufen. Was allerdings oft fehlt, ist die verlustfreie, nachweisbare und direkte Übertragung der Dokumente an den Empfänger oder einen anderen Standort.
Mit »Next Generation Document Exchange« (NGDX) bietet der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic genau das. NGDX legt die Basis für einen automatisierten Dokumentenaustausch und lässt sich durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie vertrauenswürdig absichern. Für höchsten Manipulationsschutz kann diese End-to-End-Übertragung zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden und entspricht damit selbst höchsten Sicherheitsansprüchen. Setzt ein Logistikunternehmen auf NGDX, kann es seine rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt von übertragenen Schriftstücken, Urkunden, Unterlagen und Akten jederzeit verifizieren. Für geschäftskritische Dokumente besteht sogar die Möglichkeit eines »digitalen Einschreibens mit Rückschein«.
Darüber hinaus ist NGDX abwärtskompatibel zum etablierten Faxprotokoll, was bedeutet, dass auch herkömmliche Faxserver und analoge Fax-Endgeräte ohne zusätzliche Soft- oder Hardware angesprochen werden können. Ergänzende Investitionen sind also nicht notwendig.
Die Automatisierung zeitraubender Tätigkeiten und Prozesse. Mehr als die Hälfte der BME-Studienteilnehmer beklagten sich über die – trotz vorhandener, technischer Möglichkeiten – bestehenden Papierberge. Mit dem Einsatz von NGDX lassen sich bislang papiergebundene Prozesse, die häufig mit einem hohen Zeitaufwand einhergehen, rechtssicher und komfortabel digitalisieren. Stichwort Dokumentenablage: Verstaubte Ordner gehören mit NGDX der Vergangenheit an: Alle Dokumente, die nach modernem Standard übertragen werden, sind maschinenlesbar und stehen digital zur Verfügung; so können sie schnell und einfach zur Weiterbearbeitung herangezogen werden. Auch das Sortieren der Dokumente lässt sich in Sekundenschnelle umsetzen. Sind sie mit einer Projektnummer versehen, wandern sie automatisch in den passenden Projektordner.
Wird für Rechnungen der Versandweg über NGDX gewählt, lassen sich diese in Business-Process-Management-Systemen digital erfassen und weiterverarbeiten. Da die Rechnungsdaten vollständig digital und maschinenlesbar übermittelt werden, entfällt die manuelle Erfassung, die Daten gehen fehlerfrei und direkt an das Buchungssystem über. Absenderdaten und Bankverbindungen können auf Wunsch automatisch mit dem CRM, und die einzelnen Positionen der Rechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System abgeglichen werden.
NGDX von Ferrari electronic bietet unzählige Anwendungsmöglichkeiten – sowohl innerhalb einer Spedition als auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern, Subunternehmen und Dienstleistern. Damit legt sie die Basis für den rechtssicheren Dokumentenaustausch der Zukunft und ist zugleich Wegbereiter für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
www.ferrari-electronic.de
[1] Umfrage des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und der Netfira GmbH vom 4. Dezember 2018 bis 9. Januar 2019