Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX – Sanfte Migration in die digitale Zukunft

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Die Digitalisierung schreitet rasend schnell voran und mit demselben Tempo verändern sich auch die Anforderungen, denen Unternehmen, Organisationen und Behörden gegenüberstehen. Sie alle müssen sicherstellen, dass sensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechts- und manipulationssicher ausgetauscht werden. Möglich wird dies durch den Einsatz von Dokumentenaustauschverfahren, anhand derer sich die bereits vorhandene Infrastruktur kosteneffizient, unkompliziert und sanft in die digitale Welt migrieren lässt.

Es steht außer Frage: Für ein zukunfts- und wettbewerbsfähiges Agieren ist die Digitalisierung der Unternehmensprozesse Pflicht. Ein Großteil der Unternehmen hat dies bereits erkannt und sich die digitale Transformation auf die Fahne geschrieben: 71 Prozent der befragten Unternehmen aus der DACH-Region verfügen über eine digitale Agenda, um sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Das zeigt eine im Juli 2019 veröffentlichte Studie des IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens DXC Technology [1]. 

Doch wo sollte die Digitalisierung der Unternehmensprozesse ihren Anfang nehmen? Eine zentrale Stellschraube ist der Umgang mit Dokumenten – sowohl im Unternehmen selbst als auch im Austausch mit externen Partnern. Die Kommunikation ist eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg von Unternehmen, zudem diese heute mehr denn je auf einen nachvollziehbaren und verifizierten Austausch von Dokumenten angewiesen sind.

Manipulationssicherer Dokumentenaustausch. Möglich werden digitale Kommunikationslösungen durch den Einsatz moderner Dokumentenaustauschverfahren wie »Next Generation Document Exchange« (NGDX) des Berliner Unified-Communications-Experten Ferrari electronic. Sie legen die Basis für einen manipulations- und rechtssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen und ermöglichen die Automatisierung zeitraubender manueller Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen. 

Mit NGDX verfolgt Ferrari electronic das Ziel, einen neuen Standard für den schnellen und rechtssicheren Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen zu etablieren. ­Dokumente werden unabhängig von Device und Format im Original als revisionssicheres PDF versendet und End-to-End an den Empfänger übertragen. Verlustfrei, nachweisbar und unter Einsatz der Blockchain sogar revisionssicher. Sämtliche Formatierungen und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind vom Transfer ausgeschlossen. 

Die Übertragung hybrider – von Mensch und Maschine lesbarer – Dateiformate wie PDF/A und das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 sind ebenfalls möglich. Werden hybride Dokumente mit NGDX versendet und empfangen, lassen sich diese anschließend zur weiteren Bearbeitung in ein BPM überführen und zeitintensive Routineaufgaben stark reduzieren. 

NGDX kann schnell und unkompliziert in bereits bestehende IT-Infrastrukturen eingebunden werden; zusätzliche Investitionen in Hard- und Software sind nicht nötig. Insellösungen sind damit obsolet, denn der Standard zum rechtssicheren Dokumentenaustausch funktioniert branchenübergreifend. Damit vereint NGDX sämtliche Vorteile von E-Mail und Fax und ermöglicht Unternehmen eine sanfte Migration in die digitale Zukunft.  


Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender,
Ferrari electronic AG
[1] http://bit.ly/DXC-Technology-Study-2019

 

Illustration: © alphaspirit/shutterstock.com

 

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