»Never change a running system«, heißt es. Dennoch: Irgendwann steht in jedem Unternehmen die Modernisierung des ERP-Systems an. Diese Migration lässt sich auf verschiedene Weisen angehen
Wer eine so kritische Anwendung wie ein ERP-System modernisiert, betritt immer auch Neuland. Wie bei einer Reise, kann dies viele neue Erkenntnisse und wertvolle Erfahrungen mit sich bringen. Schlecht vorbereitet, birgt die Umstellung aber auch große Risiken – vor allem was die Kosten und den Zeitplan angeht. Mit der richtigen Strategie kommen ERP-Verantwortliche hier nicht nur sicher ans Ziel. Sie erreichen es auch schneller. Unternehmen, die auf das nächste Release upgraden wollen oder müssen, bieten sich drei Wege für den Release-Wechsel an. Der ERP-Hersteller proALPHA hat die drei wesentlichen Ansätze zusammengefasst:
1. Die Eins-zu-Eins-Migration
Grundsätzlich lässt sich der Wechsel einer Softwareversion wie jedes technische Projekt angehen. Alle genutzten Funktionen und Anpassungen werden eins zu eins auf das neue Release umgestellt. Gerade beim Wechsel auf eine direkte Folgeversion ist dieses sehr geradlinige Vorgehen die naheliegendste Option. Sie hat jedoch ihre Tücken: Denn das Unternehmen und sein Marktumfeld haben sich höchstwahrscheinlich seit der letzten Anforderungsspezifikation weiterentwickelt. Bei einer identischen Migration des Funktionsumfangs würde also auch nicht mehr benötigte Funktionalität umgezogen. Wenn überhaupt, wird diese erst nachträglich entfernt. Dies führt zum einen zu hohen Projektkosten. Zum anderen bleiben neue Standards und Technologien, die das neue Release mit sich bringt, unberücksichtigt. Das Unternehmen vergibt so die Chance einer Modernisierung seiner Abläufe. Unter Umständen ergeben sich sogar Konflikte mit neuen Standards. Dieser Ansatz ist daher nur zu empfehlen, wenn sich ein Unternehmen sicher ist, in seinen Prozessen immer noch auf der Höhe der Zeit zu sein.
2. Die gefilterte Migration
In vielen Fällen nutzen Unternehmen ein Migrationsprojekt daher auch, um die in der Vergangenheit gemachten Anpassungen auf den Prüfstand zu stellen. Und das mit gutem Grund. Denn seit der Einführung des letzten Releases sind oft fünf oder mehr Jahre vergangen. Ehemals nötige Programmierungen an der Software sind heute vielfach schon im Standard enthalten. Ferner kann es sein, dass aktuelle Kundenanforderungen ein ganz anderes Arbeiten erfordern. ERP-Verantwortliche sind daher gut beraten, sämtliche in der Vergangenheit gemachten Modifikationen zu hinterfragen. Fallweise heißt es dann zu entscheiden: ablösen oder übernehmen. Dieses Vorgehen verringert zwar den Projektaufwand nur geringfügig. Im Vergleich zu einer reinen Eins-zu-Eins-Migration liegt der Nutzen jedoch deutlich höher. Die von den Adaptionen betroffenen Prozesse werden aktualisiert und auf neue Branchenstandards angepasst. Auch wenn immer noch einzelne Anpassungen zu überführen sind: Die Folgekosten späterer Aktualisierungen verringern sich spürbar. Unternehmen profitieren zudem schneller und umfassender von den laufenden Modernisierungen ihrer ERP-Software.
3. Migration auf der Überholspur
Das Upgrade einer so geschäftskritischen Anwendung wie des ERP-Systems bietet jedoch auch Anlass, Prozesse insgesamt auf den Prüfstand zu stellen – unabhängig davon, ob diese im ERP-Standard beheimatet sind oder individuell programmiert wurden. Vor allem Unternehmen, deren Marktumfeld sich in den letzten Jahren stark gewandelt hat, profitieren von diesem Ansatz. Hierbei werden nicht nur die wesentlichen Prozesse des Unternehmens identifiziert und überprüft. Ein fundierter Prozesstest zeigt auch hier, welche Anpassungen so zwingend nötig sind, dass auch die nächste ERP-Version nicht ohne sie auskommt. Die in einem Geschäftsprozessdesigner modellierten, auf umfassenden Erfahrungen basierenden Prozesse lassen sich so auch direkt in eine Prozessdokumentation überführen.
Dies setzt allerdings voraus, dass die neue Version des ERP-Systems Vorlagen für typische Prozessmodelle und -konfigurationen bereits mitbringt und wesentliche branchenspezifische Besonderheiten abdeckt. So verringert sich der Konzeptionsaufwand erheblich. Durch das Erstellen und Testen von Prototypen nach agilen Methoden kommt das Projektteam besonders schnell voran. Außerdem sinkt der Arbeitsaufwand für die Key User. Unternehmen minimieren mit diesem Vorgehen nicht nur die Projekt-, sondern auch ihre Folgekosten. Gleichzeitig maximieren sie den Nutzwert ihrer ERP-Lösung.
Vergleicht man ein Migrationsprojekt mit einer Reise, so entspricht dieses mehr einer Individualreise als einem Pauschalangebot. Damit sie sich nicht zum unkalkulierbaren Abenteuer entwickelt, ist gute Vorbereitung das A und O. Sind die Ziele realistisch gesteckt, potenzielle Risiken abgewogen, Ausrüstung und Wegbegleiter sorgfältig zusammengestellt, kann es entspannt losgehen.
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