Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung – Mehr Effizienz durch moderne Dokumenten­austausch­verfahren

Für Behörden und öffentliche Verwaltung ist die Digitalisierung Herausforderung und Chance zugleich. Vor allem in der Optimierung von Verwaltungsprozessen durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten steckt großes Potenzial. Moderne Dokumentenaustauschverfahren können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, vorausgesetzt sie erfüllen die hohen Sicherheitsanforderungen dieser Branche.

Deutschland hinkt im internationalen Vergleich bei der Digitalisierung der Verwaltung weit hinterher. Auch 2019 sind noch immer Behördengänge und Papieranträge erforderlich, um so manche Leistung in Anspruch zu nehmen. Mit einer neuen Digitalen Agenda will das Innenministerium die digitale Verwaltung nun auf Vordermann bringen. Zurecht, denn die Zeit drängt: Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet die Verwaltung, bis Ende 2022 flächendeckend alle Dienstleistungen, sprich 575 Verwaltungsleistungen, digital anzubieten. 

Doch auch jenseits der Gesetzesnovellen wünschen sich Behörden mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse, um die Flut der in den Büros zirkulierenden Papierdokumente zu reduzieren. Den Wunsch nach Prozessautomation belegt auch der »Branchenkompass Public Services 2018«, den das Marktforschungsinstitut Forschungswerk im Auftrag des F.A.Z.-Institut und Sopra Steria Consulting durchgeführt hat. So hoffen 73 Prozent der befragten Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen auf die Einführung und den Ausbau von Prozessmanagement und -automation. 

Moderner Dokumentenaustausch: Basis für Prozessautomation. In jeder Behörde stecken Optimierungspotenziale, die sich durch Digitalisierung und Prozessautomation ausschöpfen lassen. Vor allem der Umgang mit und der Austausch von elektronischen Dokumenten sind zentrale Stellschrauben. 

Moderne Dokumentenaustauschverfahren wie Next Generation Document Exchange (NGDX) können einen entscheidenden Beitrag dazu leisten. Mit NGDX hat der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic ein innovatives Verfahren entwickelt, das die Faxtechnologie – lange Zeit die einzige interdisziplinäre und universelle Methode zur Übermittlung von Dokumenten – ablöst und einen neuen Standard für den schnellen und rechtssicheren Dokumentenaustausch in der IP-Welt schafft.

Der erste Schritt ist dabei die einfache, schnelle und rechtssichere Übertragung von Dokumenten in IP-Umgebungen. Die nächsten Schritte zum Dokumentenaustausch der Zukunft sind die Beibehaltung der einfachen Bedienung bei gleichzeitiger Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse sowie die automatische Maschinenlesbarkeit durch Textextraktion auf Basis etablierter Standards, wie etwa ZUGFeRD für den Rechnungsversand. Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder PDF/A, aber auch umfangreiche Dokumente werden ohne Qualitätsverlust übermittelt. Auch eine geringe Schwarz-Weiß-Auflösung oder langsame Übertragung wie sie beim Fax üblich waren, werden überwunden.

Automatisierte Dokumentenablage statt verstaubtem Archiv. Ein klassisches Beispiel für die Automatisierung der Prozesse im Behördensektor ist die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Schriftstücken und Akten. Behörden bestehen oft auf die Einreichung von Originaldokumenten per Post, was einen immensen Verwaltungsaufwand mit sich bringt. So wundert es kaum, dass 82 Prozent der Befragten des »Branchenkompass Public Services 2018« den Umgang und die Nutzung von Daten als die größte interne Herausforderung für die Verwaltung angeben. Hier setzen Dokumentenaustauschverfahren an, die das zeitintensive Datenmanagement vereinfachen. 

Prädestiniert für die Prozessautomatisierung ist etwa die Dokumentenablage. Ein System zum Dokumentenaustausch kann Mitarbeiter von dieser Tätigkeit entlasten. Alle Dokumente, die nach modernem Standard übertragen wurden, sind maschinenlesbar. Somit stehen die im Dokument enthaltenen Informationen digital zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung herangezogen werden.

Bescheide oder Akten, die über NGDX versandt wurden, lassen sich schnell sortieren; Dokumente, auf denen eine Nummer steht, wandern automatisch in den richtigen digitalen Ordner des jeweiligen im Einsatz befindlichen Dokumentenmanagementsystems. Den zukünftigen über NGDX empfangenen Schriftwechsel archiviert das System dann automatisch in der entsprechenden Akte. 

Liegen alle Dokumente digital vor, führt das zu einheitlichen und vollständigen elektronischen Akten, die lückenlos alle relevanten Informationen enthalten.

Blockchain-Technologie sorgt für höchste Sicherheit. Dass digitale Inhalte mühelos erstellt, verändert und übertragen werden, ist ein großer Vorteil, kann jedoch schnell zum Nachteil werden und erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn die Rechtssicherheit der Kommunikation beeinträchtigt wird. Manipulationen an digitalen Inhalten sind selbst mit hohem forensischem Aufwand nicht immer nachweisbar. Damit kommt der IT-Sicherheit eine Schlüsselrolle zu. 

Bei NGDX läuft die Übertragung »End-to-End« – die beiden Gegenstellen kommunizieren direkt miteinander und tauschen ihre Daten aus. Keine zentrale Instanz, wie etwa bei Cloud-Diensten, ist involviert und könnte die Daten ungewollt abgreifen oder manipulieren. Diese End-to-End-Übertragung kann zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden.

Um auch den höchsten Sicherheitsansprüchen zu genügen, kann optional die Blockchain-Technologie eingesetzt werden. Das Vertrauen in diese Technologie ist bereits heute groß, wie der »Branchenkompass Public Services 2018« belegt: 47 Prozent der Befragten erwarten Verbesserungen durch die Blockchain. 

Die einzelnen Schritte der unendlich vielen Datentransaktionen gehen nicht »verloren«, sondern können transparent und unveränderbar nachvollzogen werden. Auch die Echtheit digital übermittelter Dokumente lässt sich beweisen. Behörden können die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt übertragener Unterlagen jederzeit verifizieren. 

Fazit. Moderne Verfahren für den Dokumentenaustausch bilden die Basis für eine optimal funktionierende Automatisierung der Geschäftsprozesse. So sorgt Next Generation Document Exchange, NGDX, für eine verlustfreie, nachweisbare und direkte Übertragung der Dokumente. Die Prozesse in Behörden werden damit nicht nur vereinfacht, sondern gleichzeitig rechtssicher dokumentiert. 


Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender
Ferrari electronic AG

 

 

 

 

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