Würde ich heute ein Unternehmen gründen, ginge ich in die Cloud – keine Dokumente würden mehr On-Premises abgespeichert. Nun ist aber nicht jedes Unternehmen ein Start-up, das sich mit einem kommunikativen Green-Field-Ansatz die passenden digitalen Bausteine aus der Cloud für ein papierloses digitales Büro zusammenstellen kann.
Die meisten Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, sind historisch gewachsen und verfügen über eine Kommunikationsinfrastruktur. Hier stellt sich die Frage, wie man diese bestmöglich nach IP-Umgebungen migriert, rechtssicheren Dokumentenaustausch garantiert und das Prozessmanagement optimiert.
Der Schlüssel zur Optimierung von Geschäftsprozessen liegt in deren Automatisierung. Besonders effektiv ist dabei der Umgang mit Dokumenten, denn gerade in der Erfassung und in der Weiterverarbeitung von elektronischen Dokumenten schlummern große Optimierungspotenziale. Durch die automatische digitale Bearbeitung von Dokumenten können Unternehmen zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Vorgängen automatisieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wird auf automatisierte Bearbeitung umgestellt, werden Fehler reduziert und gleichzeitig die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht.
Moderne Verfahren für den Dokumentenaustausch wie Next Generation Dokument Exchange (NGDX) – ein Projekt, an dem Ferrari electronic arbeitet – ermöglichen die digitale Übermittlung elektronischer Dokumente. Sie machen es möglich, die Flut der immer noch in Unternehmen zirkulierenden Papierdokumente einzudämmen und Workflow-Management-Systeme durch die digitale Übermittlung des elektronischen Dokuments nahtlos zu speisen. So wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen und alltäglichen Routineaufgaben, die bei Mitarbeitern oft wertvolle Kapazitäten binden, erst ermöglicht.
Doch die Digitalisierung von Prozessen fordert auch Vertrauen zwischen Geschäftspartnern und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Wie kann Vertrauen auf digitaler Ebene geschaffen werden?
Die Blockchain-Technologie schafft digitales Vertrauen. Durch die Integration der Blockchain-Technologie in moderne Verfahren für den Dokumentenaustausch lässt sich die Business-Kommunikation auf ein neues Sicherheitsniveau heben, da über eine Blockchain Absender und Empfänger zweifelsfrei identifiziert werden und Manipulationen von Dokumenten ausgeschlossen sind.
Mit der Blockchain-Technologie können sämtliche Datentransaktionen, wie etwa der Austausch von Dokumenten, transparent und unveränderbar nachvollzogen werden. Wann wurde was bei wem bestellt? Welche Absprachen wurden zu den Zahlungszielen der Rechnung vereinbart und von wem? Welcher Vertragsentwurf ist gültig und von wem wurde er unterzeichnet?
Jede Transaktion kann anhand von eineindeutig zugeordneten Hashwerten belegt und exakt nachvollzogen werden. Setzt man die Blockchain-Technologie zusammen mit dem neuen Dokumentenaustauschverfahren »Next Generation Document Exchange« ein, ist die Echtheit von übermittelten Daten belegt und es wird Vertrauen in die Übermittlung von geschäftskritischen, digital versendeten Dokumenten geschaffen. Das digitale Einschreiben mit Rückschein wird Realität!
Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender
Ferrari electronic AG
www.ferrari-electronic.de