Digitalisierungsexperten sehen in ihm eine Grundvoraussetzung für die digitale Transformation; Personaler betonen den starken Wettbewerbsvorteil, den er im Kampf um begehrte Talente in Zeiten des Fachkräftemangels mitbringt. Der »Arbeitsplatz der Zukunft« ist eine Herausforderung, die stark an Bedeutung gewinnt und der sich Unternehmenslenker schnellstmöglich stellen müssen.
Der Arbeitsplatz der Zukunft ist ein langfristiges Projekt, hinter dem eine Strategie stehen muss, die in machbare Teilschritte eingeteilt werden muss. Denn nur mit einer sorgfältigen und vorausschauenden Planung kann die Total Cost of Ownership so niedrig wie möglich gehalten werden. Besonders sinnvoll bei der Optimierung ist es, mit Routineprozessen anzufangen, die möglichst viele Mitarbeiter betreffen und sich über verschiedene Geschäftsprozesse erstrecken.
Kommunikation auf vielen Kanälen. Der Austausch von Informationen findet heute auf vielen Kanälen statt: per E-Mail, Telefon, Video-Konferenz und nach wie vor schriftlich in unterschiedlichsten Dokumentformaten. Dank der IP-basierten Kommunikation kann die Kommunikation meist auf einer Oberfläche erfolgen, mit der der Mitarbeiter bestens vertraut ist: dem E-Mail-Programm. So gesehen erfüllen Unified-Communications-Lösungen eine zentrale Forderung der Mitarbeiter: die nach einer einfachen Bedienung. Damit alle Kommunikationskanäle gebündelt und in UC-Lösungen aufbereitet werden können, müssen in der ITK-Umgebung zunächst die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden. Beispielsweise müssen ältere TK-Anlagen oder analoge Anschlüsse IP-fähig gemacht werden. So werden Arbeitsabläufe optimiert und deren Automatisierung bestmöglich unterstützt.
Vom Fax zum Dokumentenaustausch der Zukunft. Auch etablierte Prozesse wie den Dokumentenaustausch gilt es zu optimieren. Lange Zeit war das Fax Standard zum Austausch von Informationen. Aus gutem Grund: Dank OK-Vermerk und obligatorischem Sendejournal ist es rechtssicher, weltweit akzeptiert und überwindet auch schlechte Telefonleitungen. Es überträgt keine aktiven Inhalte, Schadsoftware hat somit keine Chance.
Diese verlustfreie, nachweisbare und direkte Übertragung übernimmt nun Next Generation Document Exchange beziehungsweise NGDX, das neue Dokumentenaustauschverfahren von Ferrari electronic. Die bewährte Office-Master Suite von Ferrari electronic bietet mit Version 7 in 2019 erstmals einen Dokumentenaustauschserver, der Unternehmen ganz neue Möglichkeiten beim Transfer von Daten in der IP-Welt eröffnet. Die »Schwächen« des Fax, wie eine niedrige Auflösung in schwarz/weiß oder eine langsame Übertragung, gehören der Vergangenheit an. Nicht nur Geschwindigkeit oder Farbe, auch Formate wie PDF/A oder ZUGFeRD 2.0 und umfangreiche Dokumente stellen mit NGDX kein Problem mehr dar. Digitale Dokumente werden ohne Qualitätsverlust versendet. Gleichzeitig nutzt NGDX die »Stärken« des Fax wie die Peer-To-Peer-Verbindung oder die Rechtssicherheit und wird darüber hinaus verschlüsselt übertragen.
Auch in puncto Sicherheit überzeugt NGDX. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie lassen sich digitale Inhalte, die über NGDX versandt werden, überprüfen und beweisen und werden manipulationssicher.
Fazit. Next Generation Document Exchange kann sich in der Arbeitswelt 4.0 als neuer Standard für den einfachen, schnellen und rechtssicheren Informationstransfer zwischen Unternehmen aller Branchen und Fachrichtungen etablieren. Mit einem innovativen Dokumentenaustauschverfahren legen Unternehmen einen Grundstein für den Arbeitsplatz der Zukunft.
Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender
der Ferrari electronic AG
Illustration: © Andrey_Popov, vs148 /shutterstock.com
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