Essay von Sascha Schäfers, Geschäftsführer senseXpense.
Angela Merkel bezeichnete die Corona-Pandemie jüngst als die größte Herausforderung seit dem Zweiten Weltkrieg. Sie beschränkt die Art, wie wir uns bewegen und begegnen, wie wir wirtschaften und wie wir arbeiten. Für ein junges Start-up wie unseres sind das keine guten Startbedingungen, zumal Geschäftsreisen unser Kerngeschäft sind. Da bleibt nur, aus der Not eine Tugend zu machen. Wer jetzt über den eigenen Schatten springt, gewinnt der Krise vielleicht etwas für die Zukunft ab.
Die Herausforderung im vorliegenden Fall heißt Distanz. Plötzlich ersetzt das Home Office die Großraumbüros, Meetings werden zu Videochats, Welt-Messen zu Digitalkonferenzen. Um hier einsatzfähig zu bleiben, müssen viele ein ungeliebtes Thema angehen: Digitalisieren und dezentralisieren. Andernfalls verliert man schnell seine Handlungsfähigkeit. Es gilt, Kollegen zu schützen und zugleich Prozesse zu koordinieren. Ganz zu schweigen von Datenschutzrichtlinien, die gerade in einem Bereich wie dem Reisekostenmanagement, das einen umfassenden Daten- und Belegtransfer voraussetzt, eingehalten werden müssen. Auch der Teamgeist darf der Distanz nicht zum Opfer fallen. Keine leichte Aufgabe. Die eigentliche Frage, die wir uns stellen sollten, lautet also nicht nur »wie überlebe ich diese Krise«, sondern eher »was lerne ich aus dieser Krise«.
Prozessumstellung binnen 48 Stunden
Als wir senseXpense im Januar 2020 gründeten, war es uns wichtig, flexibel zu sein. Wir setzten daher auf eine digital und mobil geprägte Infrastruktur, die über eine Cloud den Datenzugriff für jeden zu jeder Zeit und von überall aus gewährleistet. Als die Corona-Krise dann wenig später über uns hereinbrach, haben wir es in 48 Stunden geschafft, den kompletten Workflow auf die neuen Anforderungen umzustellen. Was technisch relativ einfach ging, erforderte auf sozialer Ebene allerdings viel Aufmerksamkeit: Denn eine komplette Prozessumstellung auf Digital bei gleichzeitiger Verlegung aller Arbeitsplätze ins Home Office ist eine Umstellung für ältere Kollegen, deren gewohnte Welt stark analog geprägt ist, wie auch für jüngere Kollegen, deren soziales Umfeld teilweise im Job angesiedelt ist. Wie holt man also jeden aus seinem Team ab?
Maßnahmen
Begonnen haben wir mit individuellen Mitarbeiterschulungen, um die Grundlagen der teilweise notwendigen Prozessumstellungen von Off- auf Online zu vermitteln. Anschließend haben wir einen Testkanal eingerichtet und diesen für Praxisübungen genutzt. Hier konnten wir das interne Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Abteilungen gut üben. Aus der bereichsübergreifenden Arbeit im Testkanal heraus haben sich zahlreiche Fragen und Optimierungsansätze ergeben, etwa was die Erreichbarkeit, den Datenschutz oder den Zugriff betrifft. Die Stellschrauben wurden von unserem IT-Team Punkt für Punkt bearbeitet und parallel in einem FAQ-Dokument festgehalten. Nach Abschluss der Testphase hatten wir in kürzester Zeit eine Plattform erschaffen, über die alle Bereiche miteinander kommunizieren konnten, auf der simultan in einem Dokument gearbeitet wird und auf der alle Daten individuell unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien für die jeweils Beteiligten abrufbar sind. Für den uneingeschränkten Zugang zur Plattform wurde jeder Mitarbeiter mit der notwendigen Technik ausgestattet. Oft reichte es schon, den Bürorechner mitzunehmen.
Datenschutzrichtlinien und das Miteinander im Team
Zwei Punkte waren bei der Umstellung besonders wichtig. Der eine Punkt war die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Arbeit aus dem Home Office. Hier haben wir unseren Datenschutzbeauftragten mit ins Boot geholt, um teilweise auch ganz grundlegende Fragen zu klären, etwa, ob ein Zimmer abschließbar sein muss, wie ein Rechner korrekt zu sichern ist oder auf welchem Wege Belege etwa zum Scannen von einem Ort zum anderen transportiert werden müssen. Die Anforderungen wurden in einem neuen Richtlinienkatalog verschriftlicht und allen Kollegen zur Verfügung gestellt. Der zweite Punkt betraf das Miteinander im Team: Denn was bei jeder digitalen Kommunikation fehlt, ist das Abrufen von non-verbalen Signalen, das nur beim persönlichen Gespräch funktioniert. Sie verraten uns, ob eine Aussage ironisch oder mit Augenzwinkern zu verstehen ist und verhindert Missverständnisse. Daher haben wir unsere Kommunikation sehr visuell ausgelegt, mit verschiedenen Videokanälen. Die meisten dienen dem ernsthaften Austausch, einer aber auch explizit dem Austausch von unnützem Wissen, Videos zum Lachen oder zum gemeinsamen Meckern. Das alles ersetzt zwar nicht den Plausch in der Kaffeeküche oder das gemeinsame Mittagessen, hält den Teamgeist aber auf einem angenehmen Niveau.
Was also bringt uns die Krise?
Vielleicht zeigt sie uns, dass wir Veränderungen wie die Digitalisierung nicht scheuen sollten, egal wie alt wir sind. Durch sie gewinnen wir unfassbar viel Flexibilität. Sie ermöglicht es uns, miteinander zu kommunizieren, auch über Distanzen hinweg. Und last but not least bietet sie Sicherheit, auch in unruhigen Zeiten geschäftsfähig zu bleiben. Doch bei allen Vorteilen, kann sie die physische Begegnung nicht ersetzen. Der persönliche Austausch im Büro, das Gespräch auf der Messe und der Schnack in der Kaffeeküche prägt die Art, wie wir miteinander umgehen und wie wir uns verstehen. Durch den erzwungenen Verzicht auf diese persönlichen Kontakte müssen wir nun alle etwas umdenken. Vielleicht ist es gerade jetzt an der Zeit, eine andere Form des Miteinanders wieder schätzen zu lernen, die in den letzten Jahren oftmals mal zu kurz gekommen ist. Das gedankliche Miteinander, etwa bei der Suche nach einem Weg aus der Krise, indem wir Rücksicht nehmen und auf ein gemeinsames Ziel hin arbeiten. Ganz nebenbei können wir uns dabei alle ein wenig darin üben, Beruf und Leben wieder ein wenig zu entschleunigen. So gewinnen wir vielleicht sogar etwas aus der Krise.
www.senseXpense.de
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