Sicherheit in den eigenen vier Bürowänden – Wie das Arbeiten im Home Office gelingen kann

Das Arbeiten im Home Office ist in den letzten Monaten immer mehr zum Standard geworden. Während viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden schon länger einen flexiblen Büroalltag ermöglichten, mussten andernorts die technischen Gegebenheiten ad hoc geschaffen werden. Zahlreichen Unternehmen steht dieser Schritt noch bevor und er wird umso dringlicher, als ein Ende der Corona-Pandemie nicht abzusehen ist. Gelingen kann die Einführung des Home Office nur, wenn es eine annähernd gleichwertige Alternative zum Büroarbeitsplatz darstellt. »Auf Nummer sicher gehen« ist nicht nur oberstes Corona-Gebot,  sondern auch im flexiblen Arbeitsalltag unverzichtbar.

Noch vor nicht allzu langer Zeit arbeitete man entweder ausschließlich im Büro oder hatte schon die Wahl zwischen Büro und Heimarbeitsplatz. Die Branchen und Berufsgruppen, die ihre Arbeit auch von zuhause aus erledigen können, sind heute Pandemie-bedingt hauptsächlich im Home Office anzutreffen. Laut einer Befragung des ifo-Instituts waren bereits im zweiten Quartal rund 60 Prozent der Belegschaft im Home Office, Tendenz steigend. 

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Die technischen Voraussetzungen für die Verlagerung des Arbeitsplatzes in das heimische Büro dürfen jedoch nicht unterschätzt werden, sollen Arbeitsprozesse doch uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin erfüllt werden. Es reicht nicht, den Laptop mit nach Hause zu nehmen und sich via VPN ins Firmennetzwerk einzuwählen. Bei papierbasierten Prozessen wie dem Dokumentenaustausch geraten Mitarbeitende sonst schnell an ihre Grenzen.

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Arbeitsprozesse im Home Office aufrechterhalten. Der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic hat mit der OfficeMaster Suite 7DX eine Lösung im Portfolio, die Unternehmen die nötige Flexibilität gibt, ihre Mitarbeiter im Home Office zu beschäftigen: Dokumente können uneingeschränkt und sicher ausgetauscht werden. Sämtliche Dokumente, aber auch Faxe oder Voice-Mail-Nachrichten, werden verlässlich in das E-Mail-Postfach der Mitarbeiter überstellt. Die OfficeMaster Suite 7DX macht dies möglich, indem sie das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen NGDX, Fax, SMS und Voice-Mail verbindet. So geht im Home Office keine Text- und Sprachnachricht verloren und bestehende Arbeitsprozesse werden aufrechterhalten. 

Digital bearbeitbare PDF-Dokumente werden in Farbe und mit Metadaten übertragen und können standortunabhängig bearbeitet werden. Die Dokumente sind dabei sowohl von Menschen als auch Maschinen lesbar. ZUGFeRD-2.1-Rechnungen können ebenfalls ausgelesen werden. 

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über Next Generation Document Exchange (NGDX). Dabei werden digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt. Die erfolgreiche Übertragung wird mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert. Für ein Höchstmaß an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren. 

In der aktuellen Zeit sind Lösungen gefragt, die sich schnell und unkompliziert in Betrieb nehmen lassen und nach Einrichten der Telefonverbindung funktionsfähig sind. Unternehmen, die auf OfficeMaster Suite 7DX setzen, müssen Mitarbeitenden nur ein Endgerät mit E-Mail-Client zur Verfügung stellen, weitere Investitionen in Hard- oder Software sind nicht nötig. In kürzester Zeit ist so die Basis für einen Digital Workplace gelegt. Der sichere Austausch von Dokumenten und das Aufrechterhalten der Workflows sind auch im Home Office garantiert.


https://www.ferrari-electronic.de

 

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Illustration: © Jo_Ana /shutterstock.com

 

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