HR im Umbruch: Digitalisierung erhöht Leistungsfähigkeit und Krisensicherheit gleichermaßen

Demografische Entwicklung, Globalisierung und Digitalisierung sorgen für einen Umbruch im HR-Bereich – und die Corona-Krise hat deutlich gemacht, wie wichtig es ist, das operative Geschäft auch aus der Ferne weiterführen zu können. Intelligente Software ermöglicht nicht nur einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff, sie erlaubt es durch Standardisierung und Automatisierung auch, die Aufwände für administrative Aufgaben und Routinetätigkeiten zu minimieren. So, dass die HR-Abteilung Zeit für das Wesentliche hat und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit des Unternehmens verbessert wird.

 

HR denkt um: Analytics, Prozessautomatisierung und digitale Akten halten Einzug in Personalabteilungen, die sich den Möglichkeiten der Digitalisierung öffnen. Das zeigt eine Studie der forcont business technology GmbH und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Vier Ziele nennen die befragten Unternehmen: eine bessere Qualität der Prozesse im HR-Bereich, eine Senkung der Kosten, zufriedenere Mitarbeiter und den Zeitgewinn.

Knapp 60 Prozent der Befragten haben mit der Digitalisierung von HR-Prozessen begonnen, jedes zweite Unternehmen ist der Meinung ein Bewusstsein für die digitale Transformation gelegt zu haben und die Mehrheit ist sich der hohen strategischen Bedeutung bewusst. Der Digitalisierungsgrad von Prozessen in der Verwaltung, Beschaffung und Beurteilung liegt dabei zwischen 54 und 64 Prozent, knapp 50 Prozent der Befragten haben die Personalakten bereits digitalisiert – zumindest teilweise.

Allerdings hat die Studie auch die Hürden und Problemstellungen der Branche offengelegt: 33 Prozent fehlt im HR-Alltag die Zeit, um eine Prozessautomatisierung voranzutreiben. Zu groß sind die Aufwände für Administration und Datenpflege. Auch bei den Datenanalysen gibt es Reibungsverluste: Sie erst macht den Erfolg von Maßnahmen wie Recruiting oder Teamleistung mess- und damit nachvollziehbar. Hürden sind hier heterogene IT-Systeme, die Anwendung der gewonnenen Daten oder der Zugriff auf die Systeme. Weitere Hinderungsgründe: die passende Software fehlt, es mangelt an Zeit oder die Expertise ist nicht vorhanden. Teildigitalisierung, umfangreiche, umständliche Prozesse und Insellösungen erfordern manuelles Eingreifen und kosten Zeit und erschweren so insgesamt das Vorankommen des Fortschritts in Personalabteilungen.

 

Kosten und Zeit sparen mit Standardisierung durch digitale Tools

Die Vorteile der Digitalisierung in HR-Abteilungen liegen auf der Hand: Digitale Lösungen und Plattformen erlauben es, Routineaufgaben zu automatisieren. Durch die Standardisierung können manuelle Prozesse entfallen oder schneller und effizienter werden. Das Personal wird dadurch von rein administrativen Aufgaben entlastet und kann sich wertschöpfenderen Tätigkeiten zuwenden. Personalentwicklung und -verwaltung, Talentmanagement und Recruiting, Arbeitsverträge oder Zeitwirtschaft: digitale Tools decken alle Bereiche ab.

Automatisierungen sind vor allem durch intelligente Workflows und einfache Zugriffe möglich: Lohnscheine müssen nicht mehr gedruckt, frankiert und verschickt werden, sondern werden über ein Portal abgerufen oder per E-Mail versendet. Auch das Urlaubs-Procedere wird vereinfacht: Statt Urlaubscheinen wird der Antrag im Portal eingereicht und vom Vorgesetzten genehmigt. Das schafft Transparenz, da Urlaube jedes Mitarbeiters sofort einsehbar sind. Ein Workflow mit automatisch generierten E-Mails verringert den manuellen Aufwand weiter. Der Vorgesetzte hat zudem einen Überblick über Resturlaubstage und kann weitere Informationen selbst abrufen – Routinenachfragen bei der Personalabteilung entfallen. Die Lohnabrechner müssen ihrerseits keine Urlaubsscheine abtippen, was den Aufwand und die Fehlerquote reduziert. Anstehende Aufgaben können im Portal hinterlegt werden, so dass Mitarbeiter nicht wiederholt Rücksprache mit der Führungskraft halten müssen – Erinnerungsfunktionen unterstützen das operative Geschäft.

Ein weiterer Vorteil digitaler Tools ist das Vorhalten der aktuellen Rechtslage, denn durch die regelmäßige Aktualisierung werden gesetzliche Änderungen – hauptsächlich im Abrechnungsbereich, umgesetzt. Aktuell herrscht zum Beispiel Unsicherheit über die Umsetzung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung. Viele Unternehmen suchen deswegen nach einer digitalen Lösung, um die Arbeitszeiterfassung abbilden zu können.

Mit einer entsprechenden Software kommen Abläufe auch nicht mehr zum Stillstand, wenn einzelne Sachbearbeiter ausfallen – durch die Portallösung ist ein Zugriff durch andere Mitarbeiter möglich und gewährleistet. Insgesamt übernimmt eine digitale Lösung lästige Fleißaufgaben und schafft Zeit für die wesentlichen Dinge. Sie bietet Entscheidungshilfen und Unterstützung im Alltag. Zudem erlaubt sie es Auswertungen mit einem Klick vorzulegen – Excel-Listen müssen nicht mehr manuell erstellt werden. Diese kosten Zeit, sind fehlerbehaftet und nicht durch Prozessgestaltung zu optimieren.

Gerade in Krisenzeiten zeigt sich die Bedeutung der Digitalisierung für HR: Sie ermöglicht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten und einen Zugriff aus der Ferne. Geschäftskritische Prozesse können dadurch gesichert werden, da operative Tätigkeiten auch vom Homeoffice aus erledigt werden können. Das Unternehmen bleibt handlungsfähig.

 

Von der digitalen Abrechnung zur digitalen Personalakte

Das erste Digitalisierungsthema vieler Unternehmen im Bereich HR war die Abrechnung: Früher war sie noch mit Taschenrechner und Excel abzubilden, doch Regelungen für Krankenkassen und Steuer machten sie immer komplexer, so dass viele Unternehmen mittlerweile Software einsetzen. Jetzt werden andere Bereiche relevant: Aktuelles Thema vieler Personaler ist die digitale Akte – weg von Ordnern in Aktenschränken hin zum papierlosen Büro. Alle relevanten Informationen und Dokumente werden hier abgelegt: Kontaktdaten, Vertragsdaten oder der allgemeine Schriftverkehr. Ein gutes System erlaubt es, dass automatisch erstellte Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigung direkt abgelegt und mit externen Dokumenten wie Seminar-Zertifikaten von Fortbildungen ergänzt werden können. Über das Portal können Führungskräfte wie Mitarbeiter leicht Einsicht auf ihre Akten nehmen – Kopien und Versand entfallen und damit auch die Gefahr von Schattenakten.

Auch im Bewerbermanagement ist eine Automatisierung hilfreich: Im Tool des Anbieters Sage erhält der Bewerber zum Beispiel eine Eingangsbestätigung, wenn seine Unterlagen angekommen sind. Eine softwaregestützte Bewerbervorauswahl reduziert Aufwände enorm – und die Prozesse vor und nach dem Vorstellungsgespräch können individuell gestaltet und entsprechend standardisiert werden.

Digitale Tools unterstützen darüber hinaus die Mitarbeiterbindung: Sie sind in Prozesse integriert, können selbstständig Einsicht nehmen und profitieren von vereinfachten Abläufen und der Transparenz. Der Arbeitgeber kann sich darüber als modern und zeitgemäß präsentieren.

 

Klarheit vor der Implementierung eines Tools

Integrierte, mobilfähige und webbasierte Lösungen können ein Erfolgsfaktor für HR sein. Unternehmen brauchen für ihren Einsatz allerdings Klarheit, wo sie mit der digitalen Transformation beginnen wollen und wo Tools sinnvoll sind.

Vorteilhaft ist dabei ein ganzheitlicher Ansatz von Personalmanagement-Lösungen, die sich ergänzen und modular aufgebaut sind: Teure wie fehleranfällige Schnittstellen sowie Insellösungen lassen sich vermeiden und eine einheitliche IT-Landschaft aufbauen. Da alles in einer Datenbank abgelegt wird, entstehen Synergieeffekte zum Beispiel in Personal- und Zeitwirtschaft, wo Daten automatisiert übertragen werden können.

Ein Tool sollte Flexibilität mitbringen, um die individuellen Prozesse und Workflows in Unternehmen abbilden zu können. Ein Lizenzmietmodell hat darüber hinaus den Vorteil, dass es keine hohen Investitionen erfordert und die Lizenzen sich schnell an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.

 

Fazit

Digitale Tools in Personalabteilungen helfen dabei, die Personalverwaltung zu strukturieren und decken alle relevanten Themen wie Abrechnung, Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal oder digitale Personalakte ab. Smarte Workflows und Automatisierung ermöglichen die Abläufe zu straffen, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Fehlerquote zu senken. So, dass die HR-Abteilung Zeit für das Wesentliche wie Personalentwicklung und Personalbindung bleibt.

Stefanie Scherpinski, Leitung HR-Lösungen, LTmemory GmbH

www.LTmemory.de

 

204 Artikel zu „Personalabteilung Digitalisierung“

Digitalisierung in der Personalabteilung Fehlanzeige?

Talent-Management-Studie: Anwenderbefragung zeigt dringenden Nachholbedarf von HR bei Digitalisierung. Die Personalbereiche deutscher Unternehmen bilden die Schlusslichter in Sachen Digitalisierung. Das zeigt eine aktuelle Auswertung des Talent- Management-Spezialisten Cornerstone OnDemand im Rahmen der E-Learning Benchmarking-Studie 2016. Demnach greift bisher nur ein Drittel der befragten Unternehmen auf moderne Talent-Management-Softwarelösungen zurück, um ihre Personalprozesse den neuen Marktanforderungen anzupassen.…

Corona-Pandemie zwingt Unternehmen zur Digitalisierung

Drei Viertel aller Unternehmen haben inzwischen eine Digitalstrategie. In der Corona-Pandemie gewinnt die Digitalisierung für die Wirtschaft stark an Bedeutung – und eine wachsende Zahl von Unternehmen versucht, die Digitalisierung strategisch anzugehen. Aktuell geben nur noch 17 Prozent der Unternehmen an, über keine Digitalstrategie zu verfügen. Im April lag der Anteil noch bei 22 Prozent,…

Digitalisierung des Dokumentenaustauschs – Startschuss für das papierlose Büro

Man mag es kaum glauben, die Idee des papierlosen Büros geistert bereits seit den 1970er Jahren durch die Köpfe und ist damit so alt wie der Tatort oder Microsoft. Die Vorteile liegen auf der Hand: digitale Dokumente steigern die Effizienz im Unternehmen, schonen Umwelt und Budget und sind eine wichtige Voraussetzung für das mobile Arbeiten. Trotzdem ist der Umstieg keine einfache Angelegenheit. Gefragt sind innovative Lösungen, die den digitalen Dokumentenaustausch, Workflows und Freigabeprozesse im papierlosen Büro vorantreiben.

Was sind die größten Einstiegshürden bei der Digitalisierung?

Google, Amazon und Apple haben es vorgemacht: Die Digitalisierung von Betrieben und Wertschöpfungsketten ist das Geschäftsmodell der Zukunft. Auch in Deutschland sind sich große wie kleine Betriebe darüber einig, dass es digitale Transformation braucht – vor allem die Corona-Krise hat das noch einmal deutlich gezeigt. Und doch geht der Umstieg in vielen Branchen nicht immer…

Cloud statt Aktenschrank: Schlanke Prozesse ziehen in die smarte Personalabteilung ein 

Überfüllte Papierarchive, zeitaufwändige Dokumentenablage und mühsame Unterlagen-Recherche – ist das nicht Schnee von gestern? Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig, doch obwohl rund die Hälfte(i) der Unternehmen Lösungen für digitales Dokumentenmanagement einsetzt, verarbeiten insbesondere die Personalabteilungen Dokumente nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting, Modern Workplace und Homeoffice wird es nun immer schwieriger,…

IKS für SAP HCM wird immer wichtiger für Personalabteilungen

Der Centric Web-Kundentag 2020 im Rückblick: Neue Ausrichtung von Centric Deutschland Am 10. September 2020 organisierte die  Centric IT Solutions GmbH ihren Kundentag aufgrund von Covid-19 in Form eines halbtägigen Webinars. Mit vollem Erfolg, denn das Unternehmen konnte mehr als 120 Anmeldungen aus Unternehmen von Kunden, Interessenten und Partnern verbuchen. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand das…

Digitalisierung im Baugewerbe: Wo Aktenberge schrumpfen, wächst die Produktivität

Nicht nur städtebauliche Großprojekte dauern in Deutschland mitunter länger als geplant. Auch kleinere Bauvorhaben verzögern sich durch wandelnde Anforderungen im Projektverlauf und das aufwändige Datenhandling. Die Einführung digitaler Prozesse kann die Produktivität deutlich erhöhen: Bewährt haben sich hier moderne Dokumentenmanagementlösungen. »Sie lassen nicht nur Aktenberge auf Taschenformat schrumpfen und erleichtern Projektsteuerung und Dokumentation selbst hochkomplexer…

Digitalisierung in der Pandemie vorantreiben – Digital now

In Zeiten von Corona scheint es eine natürliche Reaktion von Unternehmen zu sein, Digitalisierungsprojekteauf die lange Bank zu schieben und sich auf die Weiterführung des Geschäfts zu konzentrieren. Experten empfehlen jedoch, gerade diese Projekte verstärkt voranzutreiben. Schafft man es die kurzzeitigen Herausforderungen von Corona mit den langfristigen Projekten der Digitalisierung zu vereinbaren, so können Unternehmen gestärkt und mit einem Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb aus der Pandemie treten.

Digitalisierungsstrategie: »Wer aktuelle Prozesse 1:1 digital umsetzen will, wird scheitern«

Über die Digitalisierung im deutschen Mittelstand kursieren derzeit etliche graue Theorien. Doch hier geben zwei Experten von Objektkultur Software in Karlsruhe, Christian Dörrer und Uwe Herrmann, einen praxisbezogenen Einblick. Die beiden haben ihre Finger am Puls der mittelständischen Wirtschaft und beantworten aus der Alltagspraxis ihres IT-Beratungshauses, welches Potenzial die Cloud und IoT im Mittelstand haben…

Digitalisierung des Arbeitsplatzes: 5 fatale Fehler, mit denen Unternehmen Mitarbeiter vergraulen

Ein moderner Arbeitsplatz und flexible Gestaltung von Arbeitsort und Arbeitszeit sind gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wichtige Argumente, mit denen Unternehmen Talente an sich binden. Schließlich wird die Work-Life-Balance besonders für die jüngere Generation immer wichtiger. Unternehmen starten also völlig zu Recht New Work Initiativen oder treiben die Digitalisierung ihrer Arbeitsplätze voran. Dank moderner Technologie…

Umsetzungsstand der Digitalisierungsstrategie: eco zieht positive Zwischenbilanz

Bewertung der 25 wichtigsten Digitalprojekte: rund ein Drittel bereits umgesetzt, über die Hälfte ist in der Umsetzung Infografik zeigt Umsetzung in den 5 Handlungsfeldern: »Digitale Bildung« & »Innovation und digitale Transformation« weit vorne Handlungsbedarf bei den Themen »Digitaler Wandel der Gesellschaft« und »Infrastruktur« Mit der Umsetzungsstrategie »Digitalisierung gestalten« will die Bundesregierung Deutschland bestmöglich auf die…

Digitalisierung – Es ist mehr als die Umstellung von analog auf digital

Digitalisierung und digitale Transformation sind die Basis, auf der alles besser werden soll. Vor allem für mittelständische Unternehmen ist es jedoch nicht immer einfach, diesen Weg zu finden und zu gehen. Aber es gibt Helfer. Saskia Burns, Direktorin der Business Unit »Digital Business Consulting« verantwortet in der Cosmo Consult Gruppe weltweit die strategische Digitalisierungsberatung.

Digitalisierung: Jeder zweite Manager ist für Weiterbildung auch nach Feierabend  

Der Aufbau digitaler Kompetenz wird für die Wirtschaft in Deutschland zum Kraftakt. Mehr als die Hälfte der Entscheider (53 Prozent) halten es für notwendig, dass sich Mitarbeiter auch in der Freizeit zu Digitalthemen informieren und weiterbilden. 44 Prozent erwägen eine Entlastung im Tagesgeschäft, damit Mitarbeiter Neues erlernen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie »Potenzialanalyse Transformation…

Personalstrategie und Prozessintegration als Eckpfeiler der Digitalisierung: 5 Phasen der Transformation

Die digitale Transformation steht aus gutem Grund ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Die Welt verändert sich und sie verändert sich schnell. Laut der Boston Consulting Group ist die durchschnittliche Lebensdauer eines Großunternehmens in den letzten 50 Jahren um 75 Prozent gesunken – von 60 Jahren auf nur noch 15 Jahre. Globalisierung, der rasche…

Digitalisierung: Abgehängt und verunsichert?

Was die Menschen in Deutschland über Digitalisierung denken, wollte die Friedrich-Ebert-Stiftung wissen. Dazu gehört auch die Frage, inwiefern die laufende technologische Revolution den Menschen Sorgen bereitet. Tatsächlich fühlen sich viele der StudienteilnehmerInnen abgehängt und verunsichert. Beispielsweise haben 37 Prozent das Gefühl, dass sich die digitale Technik so schnell entwickelt, dass sie nicht mehr mithalten können.…

Prozessautomatisierung schafft in der Personalabteilung mehr Zeit für Kernaufgaben

Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen: Was im HR-Bereich zu kurz kommt. Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde – auch im HR-Bereich. Es wird etwa diskutiert, wie intelligente Tools beim Recruiting helfen können. In der Praxis sind allerdings die meisten Personalabteilungen längst nicht so weit. Ein Großteil der Zeit fließt immer noch…

Wie steht es um die Digitalisierung in deutschen KMU?

  Die Digitalisierung hat als wesentlicher Bestandteil unseres täglichen Lebens auch eine digitale Transformation der Geschäftswelt hervorgerufen: Prozesse werden automatisiert, der Datenaustausch und das Datenmanagement erheblich erleichtert und Unternehmen profitieren von Zeiteinsparungen und Rentabilitätssteigerungen. Insbesondere für Kundenbeziehungen ist die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung. Das Nutzen verschiedener digitaler Kanäle führt zu einer erhöhten Sichtbarkeit und verbesserten…

HR-Trendthemen 2019: Digitale Prozesse verändern die Personalabteilungen

Die Digitalisierung der HR-Abteilung bietet zahlreiche Vorteile wie beschleunigte Prozesse, geringere Fehleranfälligkeit, höhere Transparenz und mehr Zeit für strategische Entscheidungen. Auch im Jahr 2019 wird die Digitalisierung im HR-Bereich weiter voranschreiten. Die aconso AG erläutert, welche HR-Trendthemen im Jahr 2019 besonders relevant sein werden.   Collaboration wird weiter an Bedeutung gewinnen Collaboration meint die abteilungsübergreifende…

Digitalisierung kommt voran, aber eher im Kriechgang

■  4 von 5 Unternehmen haben inzwischen eine Digitalstrategie. ■  Aber nur jedes Vierte investiert in digitale Geschäftsmodelle. ■  Manager klagen über fehlende Zeit und fehlendes Geld.   Eine wachsende Anzahl von Unternehmen verfolgt eine Digitalstrategie und reagiert auf veränderte Marktbedingungen durch die Digitalisierung. Doch gleichzeitig verzichtet die große Mehrheit darauf, in neue Geschäftsmodelle zu…