Digitalisierung des Dokumentenaustauschs – Startschuss für das papierlose Büro

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Man mag es kaum glauben, die Idee des papierlosen Büros geistert bereits seit den 1970er Jahren durch die Köpfe und ist damit so alt wie der Tatort oder Microsoft. Die Vorteile liegen auf der Hand: digitale Dokumente steigern die Effizienz im Unternehmen, schonen Umwelt und Budget und sind eine wichtige Voraussetzung für das mobile Arbeiten. Trotzdem ist der Umstieg keine einfache Angelegenheit. Gefragt sind innovative Lösungen, die den digitalen Dokumentenaustausch, Workflows und Freigabeprozesse im papierlosen Büro vorantreiben.

2016 wurde prognostiziert, dass im Jahr 2018 nahezu alle Büros papierfrei sind. Davon sind wir selbst zwei Jahre später noch weit entfernt. In vielen Unternehmen sind gedruckte Archive auch in Zeiten der Digitalisierung immer noch Realität. Nach wie vor verbreitet ist der Versand von Dokumenten per Fax, über den allerdings wichtige Informationen und Formatierungen verloren gehen können. Hier setzt Ferrari electronic an. Mit der OfficeMaster Suite 7DX und dem Kernfeature Next Generation Document Exchange (NGDX) können Dokumente digital, im Original, in Farbe und angereichert um durchsuchbare Metadaten rechtssicher versendet werden. Mit dieser Weiterentwicklung des FerrariFax-Verfahrens wird das volle Potenzial dieser Technologie in IP-Umgebungen ausgeschöpft. Gleichzeitig unterstützt sie die durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente und die Integration in BPM- oder ERP-Systeme.

Digitale Workflows etablieren. NGDX ist in der Lage, hybride – also von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch ZUGFeRD-2.1-Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.

Maximale Sicherheit beim Dokumentenaustausch. Ob rechtlich verpflichtend oder nicht – die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sollte für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit sein. Dies gilt auch für den Dokumentenaustausch. NGDX versendet Dokumente End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert, der selbst vor Gericht anerkannt ist. Damit können Unternehmen die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien vollständig belegen und den Inhalt der übertragenen Unterlagen jederzeit verifizieren.

Den Weg zum papierlosen Büro beschreiten. Möglich wird das Szenario des papierlosen Büros durch eine gemeinsame Lösung von Panasonic und Ferrari electronic. Der Panasonic-Scanner KV-N 1058X scannt bis zu 70 Blatt duplex pro Minute in Farbe und erstellt PDF/A-Dokumente, die optional im Zusammenspiel mit der Software von Ferrari electronic verschlagwortet und bearbeitet werden können – das Papierdokument liegt damit in veredelter digitaler Form vor. Durch die Anbindung der OfficeMaster Suite 7DX an den netzwerkfähigen Panasonic-Scanner übernimmt NGDX den direkten rechtssicheren Versand der digitalen Dokumente aus dem Scanner heraus. Hierbei bleiben nicht nur die vollständigen Dokumenteninhalte eins zu eins erhalten, sondern auch die Zusatz-Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung. Die Dokumente können anschließend vom Empfänger bearbeitet oder in ERP-Systeme übernommen werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Rechnungen automatisiert verbuchen.

Bestehende Akten und Archive digitalisieren. Auf diese Weise lassen sich nicht nur neue Dokumente digitalisieren, sondern auch bereits bestehende, papierbasierte Archive und Akten in Bits und Bytes konvertieren. Unternehmensprozesse werden verschlankt und beschleunigt, Papierberge reduziert und die zeitaufwendige manuelle Datenerfassung ersetzt. Gleichzeitig bleiben im papierlosen Büro Workflows und Freigabeprozesse standortunabhängig erhalten.


https://www.ferrari-electronic.de

 

Illustration: © solar22/shutterstock.com

 

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Zusammenspiel aus UC-Lösung und Scanner: Umstieg auf den digitalen Dokumentenaustausch

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Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX – Sanfte Migration in die digitale Zukunft

Die Digitalisierung schreitet rasend schnell voran und mit demselben Tempo verändern sich auch die Anforderungen, denen Unternehmen, Organisationen und Behörden gegenüberstehen. Sie alle müssen sicherstellen, dass sensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechts- und manipulationssicher ausgetauscht werden. Möglich wird dies durch den Einsatz von Dokumentenaustauschverfahren, anhand derer sich die bereits vorhandene Infrastruktur kosteneffizient, unkompliziert und sanft in die digitale Welt migrieren lässt.

Digitalisierung in der Logistik – Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX

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Next Generation Document Exchange – Sicherer Dokumentenaustausch auf höchstem Niveau

Für die effiziente Gestaltung des Arbeitsalltags ist die Digitalisierung ein wahrer Segen: Zeitaufwändige Routinearbeiten lassen sich automatisieren, erhobene Daten mühelos analysieren und Dokumente frei von Medienbrüchen übermitteln. Umso wichtiger ist es, die digitalen Inhalte zu schützen und Cybercrime keine Angriffsfläche zu bieten. Möglich wird dies durch »Peer-to-Peer«-Übertragung, Blockchain-Technologie, Verschlüsselung und den Einsatz digitaler Signaturen. All das bietet der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic mit seinem neuen Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange (NGDX).

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Für die Generation Z, auch als Generation YouTube bezeichnet, ist die Digitalisierung im Alltag ganz normal und Smartphones und Co. aus allen Lebensbereichen nicht mehr wegzudenken. Die jungen Erwachsenen erobern seit einigen Jahren langsam die Arbeitswelt und bringen ihre ganz eigenen Prinzipien, Vorstellungen und Lebensweisen mit. Um weiterhin dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sollten Unternehmen darauf bedacht…