Neue Wertschöpfungsmöglichkeiten und Geschäftsmodelle entdecken – Prozessoptimierung am digitalen Arbeitsplatz

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Dashboard-Ansicht zur frühzeitigen Erkennung von Missständen; grafische Darstel­lungen sowie eine intuitive Benutzerführung zeichnen eine gute perso­nalisierte Anwendung aus.

Die Digitalisierung bestimmt nachhaltig den Arbeitsalltag und bietet zahlreiche Potenziale sowie Wertschöpfungsmöglichkeiten. Gleichzeitig stellt sie jedoch auch viele Unternehmen vor einige Herausforderungen. Grund dafür sind vor allem die Anforderungen hinsichtlich der Verarbeitung und Auswertung kontinuierlich ­wachsender Datenmengen sowie die steigende Anzahl an Applikationen. Wichtig ist es, die relevanten Informationen aus den diversen Unternehmensbereichen zentral im Blick zu behalten und notwendige Anwendungen auch außerhalb des Unternehmens einfach und sicher für Mitarbeiter oder Kunden bereitzustellen.

Im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen sind vielzählige Unternehmen damit konfrontiert, Daten aus unterschiedlichen Systemen bündeln und übersichtlich darzustellen zu müssen. Schließlich geht es im Arbeitsleben darum, diese Informationen dafür einzusetzen, Entscheidungen schnell und auf Basis aktueller Zahlen zu treffen, um erfolgreich am Markt agieren zu können. In der Praxis gibt es unzählige Anwendungsbeispiele, die sich jeweils aus den verschiedenen Aufgabenstellungen innerhalb der Unternehmen ergeben. Dazu zählen unter anderem Kennziffern wie verkaufte Stückzahlen oder Buchungen, Daten zur Unternehmenssteuerung für die Geschäftsführung, darunter Urlaubskonten oder Umsatz-/Renditezahlen, oder Marketing- und Vertriebskennzahlen für bestimmte Abteilungen. Um hier den Überblick zu behalten, ist eine Software zu empfehlen, die Daten aus bereits vorhandenen Systemen einfach ausliest und in einer personalisierten Dashboard-Ansicht aufbereitet. Zur Beschleunigung des Zugriffs auf die Daten können relevante Anwendungen über diese Oberfläche bereitgestellt und sicher von überall erreicht werden. Funktionen zur frühzeitigen Erkennung von Missständen, grafische Darstellungen sowie eine intuitive Benutzerführung zeichnen eine gute Anwendung aus und erhöhen die Akzeptanz.

Effizientere Arbeitsabläufe durch smartes Framework. In einem ersten Schritt sollte sich ein smartes Framework als Dashboard einsetzen lassen. Hierbei ist es essenziell, dass das Dashboard an die individuellen Voraussetzungen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassbar ist. So erhält der Nutzer personalisiert alle für ihn relevanten Informationen und Anwendungen aus unterschiedlichen Systemen auf einer zentralen Weboberfläche.

 

Über das Mitar­beiterportal ist eine personalisierte Ansicht auf alle wesentlichen Informationen und Prioritäten möglich.

Auf einer mobilen Oberfläche können Außendienst-Mitarbeiter beispielweise Störungen oder Mängel direkt eingeben, die dann über eine Schnittstelle zentral weiter­gegeben werden.

 

Auf Basis einer entsprechend intelligenten Lösung sind verschiedenste Projekte denkbar, die die Geschäftsprozesse vereinfachen und so Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Abläufe begleiten. Dabei ist es von enormer Bedeutung, dass mit den richtigen Informationen ohne Unterbrechungen an passender Stelle gearbeitet werden kann. Aus diesem Grund zahlt es sich aus, die eigenen Strukturen zu beleuchten und ein erprobtes Tool mit einem versierten Partner zu integrieren, der auf die Erfahrung aus bereits realisierten Projekten zurückgreifen kann.

  • Intranet oder Mitarbeiterportal
    Neben einem Mitarbeiterportal ist zum Beispiel auch der Aufbau eines Identity-Management-Portals zur Digitalisierung und Zentralisierung der Identity-Life-Cycle-Prozesse umsetzbar. Über das Portal erhalten die Mitarbeiter eine personalisierte Sichtweise auf alle wesentlichen Informationen und können auf einen Blick erkennen, ob sämtliche persönlichen Details wie etwa die Zuordnung zu einem Vorgesetzten oder einer Abteilung richtig hinterlegt sind. Notwendige Anträge für IT-Ressourcen können zentral gestellt und deren Genehmigung verfolgt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, wichtige Neuigkeiten abteilungsübergreifend zu teilen. Auf Basis eines smarten Frameworks ist außerdem eine strukturierte Abwesenheitsverwaltung realisierbar. Jeder Mitarbeiter erhält auf diese Weise eine Übersicht, wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen beziehungsweise welcher Kollege krankheits- oder urlaubsbedingt aktuell nicht im Dienst ist.
  • Extranet oder Partnerportal
    Auch ein Extranet beziehungsweise Partnerportal, über das ein schneller Austausch mit Dritten möglich ist, lässt sich einrichten. Die Plattform kann individuell gestaltet werden, damit Dritte nur auf gezielte Daten und Informationen zugreifen können. Durch das Extranet erhalten Unternehmen unmittelbar Zugang zu Kunden und Partnern.
  • Kundenportal
    Unternehmen können dank der flexibel einsetzbaren Technologie Prozesse effizienter und flexibler für Kunden gestalten. Auf einer zentralen Oberfläche sind die Kunden in der Lage, ihre Anträge ohne großen Aufwand anzumelden. Die Antragstellung ist damit nicht mehr an die Geschäftszeiten gebunden und von mehreren Devices aus möglich. Das Portal sollte intuitiv bedienbar sein, sodass sich der Anwender unmittelbar zurechtfindet. Auch den internen Mitarbeitern wird ihre Arbeit durch ein solches Portal erleichtert, da die zuvor meist telefonisch durchgegebenen Daten nicht mehr separat ins System eingetragen werden müssen.

Fazit. Die vorab genannten Beispiele sind nur ein kleiner Ausschnitt der potenziellen Anwendungsmöglichkeiten eines intelligenten Frameworks zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in Unternehmen. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, unternehmensentscheidende Informationen zentral gebündelt darstellen zu können. Ein smartes Framework sollte sich einfach integrieren und sinnvoll um weitere Bausteine ergänzen lassen, die das Ziel verfolgen, Arbeitsprozesse zu optimieren und voranzutreiben. Damit dem Anwender die Funktionalitäten auch unterwegs zur Verfügung stehen, sollte eine solche Lösung auch mobil zu nutzen sein. Insgesamt profitieren die Mitarbeiter eines Unternehmens damit von verkürzten Kommunikationswegen und können effizienter und produktiver arbeiten.


Jürgen Bähr,
Geschäftsführer
bei G+H Systems

 

Bilder: © G+H Systems

 

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