Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, Produkte und Dienstleistungen ist keine Option mehr, sondern eine notwendige Überlebensstrategie auf dem globalen Markt der Vernetzung. Es muss eine flexible Unternehmensorganisation angestrebt werden. Denn Digitalisierung und Flexibilisierung kommen und gehen Hand in Hand. Die digitale Transformation ist ein zweischieniges Gleis.
Kaum hat das Jahr 2018 begonnen, schon werden die vielversprechendsten IT-Trends der nahen Zukunft heiß diskutiert: Blockchain, Digital Workplace, künstliche Intelligenz. Und das ist auch gut so, denn keine andere Branche ist so schnelllebig und innovativ wie die Informationstechnologie. Technologische Innovationen und Revolutionen sind daher vorprogrammiert.
Doch die Industrie sprintet, oder je nach Unternehmen trabt, den Entwicklungen mehrheitlich immer nur hinterher. Der Grund: Für mittelständische und große Unternehmen ist die Einführung neuer Technologien, Arbeitsweisen oder gar neuer Geschäftsmodelle mit entsprechenden Hürden verbunden. Zu finden sind diese Hürden im Unternehmen auf bürokratischer, personaler, organisatorischer oder unternehmenskultureller Ebene. Die Beobachtungen der letzten Jahre offenbart außerdem: Je tiefreichender – oder disruptiver – die anstehende Veränderung, desto größer ist die Zurückhaltung der Führungsetage. Digitalisierung war doch gestern – sollte man meinen. Aber Digitalisierung ist, im Jahr 2018, für viele Unternehmen weiterhin ein Thema.
Digitalisierung erfordert gleichzeitige Flexibilisierung. Digitale Transformation bringt zweierlei Notwendigkeiten mit sich: Zum einen müssen notwendige Technologien implementiert werden, um markt- und konkurrenzfähig zu bleiben. Und zum anderen müssen betroffene Abteilungen in der Lage sein, schnell und flexibel (re)agieren zu können. Das Stichwort hier lautet: Flexibilität. Denn die Schnelllebigkeit der digitalen Welt fordert von Unternehmen schnelle Innovationszyklen. Zudem müssen oft auch grundlegende Veränderungen etablierter Denk- und Handlungsmuster stattfinden, weil diese etablierten Muster in aller Regel nicht mit flexiblen Arbeitsweisen zu vereinen sind. Dabei reicht es nicht aus, lediglich ein paar Methoden der flexiblen Arbeitsweise einzuführen und davon auszugehen, dass nun höchste Flexibilität erreicht worden ist.
Die Maßnahmen müssen vielmehr so geartet sein, dass sie auf eine umfassende und ganzheitliche Entwicklung in Richtung Flexibilität abzielen. Es gilt, die Hürden auf allen relevanten Ebenen zu überwinden. Daher ist es für mittelständische und große Unternehmen unumgänglich, im Rahmen der Ganzheitlichkeit eine Organisationsentwicklung, Personalentwicklung und Kulturentwicklung gleichermaßen anzustreben. Erst im Zuge dessen kann eine nicht nur ganzheitliche, sondern auch nachhaltige Flexibilität erreicht werden.
Fleximity-Methode: Ganzheitliche und nachhaltige Flexibilität. Fleximity steht als Name für die individuelle und schrittweise Entwicklung von Flexibilität (Flexibility) in Unternehmen, bis deren gewünschte Reife (Maturity) erreicht wird. Die Methode adressiert die Organisationsebene, die Personalebene und die Kulturebene gleichermaßen, um eine nachhaltige Entwicklung von Flexibilität zu erreichen. Hierzu werden konkrete, projekt- und abteilungsspezifische Entwicklungspfade identifiziert, implementiert und gesteuert. Die Fleximity-Pyramide (Abbildung auf folgender Seite) hilft dabei, die Methode zu veranschaulichen. Mehr noch: Sie kann als Framework für die Reflexion von Ist- und Zielzustand von Flexibilität genutzt werden. Die Pyramide ist skalierbar. Das bedeutet, sie kann sowohl für Projektteams als auch ganze Abteilungen, Bereiche und Organisationen als Ganzes angewandt werden.
Fleximity-Pyramide: Sechs Ebenen bis zur nachhaltigen Flexibilität. Die Pyramide bildet verschiedene Ebenen ab. Dabei handelt es sich um jene Ebenen, die für die Einführung von nachhaltiger Flexibilität relevant sind. Wichtig ist hier, dass sich die Stabilität der unteren Ebenen auf die der oberen auswirkt. Daher ist es essenziell, dass jede für sich ausreichend stabilisiert wird – bildlich gesprochen. Konkret bedeutet dies: Die Maßnahmen müssen derart beschaffen sein, dass sie einen nachhaltigen Effekt erzielen. Zugunsten der nächst höheren Ebene.
Fleximity-Pyramide als Modell. Sechs Ebenen bis zur nachhaltigen Flexibilität.
Ebene 1
Die Basisebene des Modells wird gebildet von den Grundlagen verlässlicher Zusammenarbeit. Besondere Bedeutung kommt hier folgenden Punkten zu. Vereinbarungen müssen explizit abgesprochen und auch tatsächlich eingehalten werden. Rückmeldungen beziehen sich auf verschiedene Inhalte. Wenn sich eine Vereinbarung sich nicht einhalten lässt, muss dies rechtzeitig kommuniziert werden. Pünktlichkeit bezeichnet einen verantwortungsvollen Umgang mit der Zeit. So sorgen beispielsweise die Vorbereitung für sowie das rechtzeitige Erscheinen zu Terminen insgesamt für eine effizientere Nutzung der verfügbaren Zeit.
Ebene 2
Eine Vereinbarung von definierten Ergebnissen, Ergebnistypen sowie Zielen dient dazu, die Erwartungen der involvierten Stakeholder zu klären und alle auf denselben Nenner zu bringen. Diese klare Bestimmung der Ziele ist notwendig, um die individuellen Aktivitäten der Beteiligten in dieselbe Richtung zu lenken und dadurch sicherzustellen, dass alle am selben Strang ziehen.
Ebene 3
Mit der eindeutigen Zuweisung von Rollen, Erwartungen und Verantwortung wird ein effektives und strukturiertes Zusammenarbeiten ermöglicht.
Ebene 4
Durch eine angemessene Führung und Governance muss sichergestellt werden, dass die Elemente der Ebenen 2 (definierte Ergebnisse, Ergebnistypen und Ziele) und 3 (Rollen, Erwartungen und Verantwortung) auch effektiv gelebt werden. Sichergestellt werden kann dies durch beispielsweise verbindliche Regeln, passende Gremien sowie das regelmäßige Reflektieren der Angemessenheit und des Nutzens von Aktivitäten und Ergebnistypen.
Ebene 5
Die Passung von Mitarbeiter und Rolle umfasst die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten einer Person in Bezug auf ihre Rolle und den damit verbundenen Anforderungen. Denn ein Mitarbeiter kann die von ihm erwarteten Ergebnisse nur dann abliefern, wenn er die für seine Rolle erforderlichen Fähigkeiten besitzt. Das schließt auch persönliche und emotional-soziale Fähigkeiten mit ein.
Ebene 6
Als Methodenkoffer wird – bildlich gesprochen – die Methodenkompetenz einer Person bezeichnet. Wenn sie einen gut gefüllten Methodenkoffer besitzt, kann sie dessen Elemente sicher und zielgerichtet einsetzen. Durch eine hohe Methodenkompetenz können auch Aufgaben bewältigt werden, die fachlich sowie methodisch hohe Ansprüche stellen und über den Einsatz typischer Standardtechniken hinausgehen.
Zusammenfassend. Digitalisierung und Flexibilität gehören zusammen und bilden das zweischienige Gleis in dem globalen Markt der Vernetzung. Echte und nachhaltige Flexibilität lässt sich nicht durch punktuelle Anpassung von vereinzelten Prozessen oder Vorgehensweisen erreichen. Organisationen und Mitarbeitende müssen willens sein, grundlegende Veränderungen zuzulassen. Ganzheitliche und umfassende Maßnahmen bilden dabei den Dreh- und Angelpunkt des Erfolgs. Die Fleximity-Methode bietet ebendiese Ganzheitlichkeit, mit dem Ziel der nachhaltigen Flexibilität.
Prof. Dr. Tobias Brückmann,
Gründer und Geschäftsführer
der CampusLab GmbH
www.campus-lab.de
Illustration: © Zenzen /shutterstock.com
Verantwortung, Flexibilität und neue Freiräume im Job werden geschätzt – aber nicht von allen
Flexibilität und mobiles Arbeiten sind für Arbeitnehmer wichtiger als Firmenwagen
Flexibilität am Arbeitsplatz: Ja, aber nur von acht bis zehn
Contextual Security Intelligence – Die richtige Balance zwischen Sicherheit und Flexibilität
10 Best Practices für Business Agility: Flexibilität sichert den Erfolg