Deutsche Wirtschaft verabschiedet sich schrittweise vom Papier

Laut Bitkom verabschiedet sich die deutsche Wirtschaft von Papierstapeln und nimmt bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse dieses Jahr an Fahrt auf: fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 %) sagen, ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Im Jahr 2018 belief sich die Zahl noch auf knapp die Hälfte (43 %). Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 %) gelingt dies bereits zunehmend.

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Welche Herausforderungen sich auf dem Weg ins papierlose Büro für Unternehmen ergeben und wie man diesen begegnen kann, erklärt Peter Fuhrmann, RVP Sales Südeuropa und DACH bei Conga:

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»Ein hervorzuhebendes Beispiel in Deutschland für die Entwicklung der papierlosen Kommunikation und dem damit einhergehenden Digital Office sind Rechnungen, die inzwischen meist digital eingereicht, bearbeitet und beglichen werden. Diese Umstellung wurde durch das E-Rechnungs-Gesetz von 2016 beschleunigt. Angelehnt daran dürfen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen ab November 2020 nicht mehr auf Papier stellen.

Trotz zunehmender Digitalisierung erwartet IDC, dass Unternehmen im Jahr 2022 drei Trilliarden Seiten bedrucken werden. Der Hauptgrund dafür dürften langjährige Gewohnheiten sein. Digital Natives, also Millennials sowie Generation Z und Y wuchsen mit Technologie auf und tun sich leichter damit, ihre Gewohnheiten anzupassen. Ältere Generationen, die bei ihrer Arbeit Papier vorziehen, müssen nach wie vor mithilfe von regelmäßigen Schulungen, die aufeinander aufbauen, an innovative Lösungen herangeführt werden. Ein einziger Kurs und das Aufzeigen von Vorteilen reichen nicht aus, um eine etablierte Gewohnheit zu ändern. Die Vorteile müssen sich in der Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters widerspiegeln, sodass die Motivation steigt. Die aktuelle Home-Office-Situation macht die Vorteile durchaus spürbar.

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Was dann intern funktioniert, geht noch nicht immer damit einher, wie externe Partner arbeiten. Das stellt ein typisches Hindernis auf dem Weg zum papierlosen Büro dar. Der Papieranteil ist in den Abteilungen meist höher, die viel mit externen Partnern zusammenarbeiten. Geht es um notarielle Dokumente oder Verträge, fühlen sich viele Entscheider in Unternehmen mit Ausdrucken noch wohler, wobei E-Signatur bereits rechtsgültig ist und enorm viel Zeit einspart, was vielen Unternehmen bei der Umsiedlung ins Homeoffice bewusst wurde.

Ein Umdenken in Unternehmen findet eindeutig statt, Mitarbeiter müssen jedoch weiterhin geschult und Partner entsprechend informiert werden, um die digitale Transformation erfolgreich fortzuführen.«

 

 

Papierloses Büro: Leitfaden fürs digitale Arbeiten

Nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Dies hat eine aktuelle Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions ergeben. So steht die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen zwar oben auf der Agenda, es gibt aber viel Luft nach oben. Die Hälfte der Unternehmen verfolgt zwar eine Strategie, um papierloses Arbeiten zu forcieren – ganz ohne Ausdrucke geht es aber nur in einem Bruchteil der Unternehmen. Dies ist eine zentrale Erkenntnis der KYOCERA-Studie »Papierloses Büro in Deutschland und Österreich«.

Demnach druckt die Mehrheit der Befragten (39 Prozent) noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche. Abhilfe können Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schaffen. Wie diese den Weg ins papierlose Büro ebnen sowie weitere Ergebnisse der Studie finden Sie nach Registrierung im kostenfreien E-Book.

https://smart.kyoceradocumentsolutions.de/studie_papierloses_buero

 

B2G E-Invoicing in Deutschland: Was wir von Italien vor der Umsetzungsfrist im November 2020 lernen können

Im kommenden November wird E-Invoicing für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) in Deutschland weitgehend gesetzlich verpflichtend. Zur Unterstützung der Einführung in Deutschland werden in einem neuen Paper von Tesisquare die gewonnenen Erkenntnisse aus 6 Jahren italienischer Erfahrung mit dem am längsten bestehenden verbindlichen System der elektronischen Rechnungsstellung in Europa aufbereitet.

Die Vorteile eines Fernzugriffs auf öffentliche Dienstleistungen waren noch nie so offensichtlich wie heute. Die andauernde Pandemie und ihre wirtschaftlichen Folgen haben die Bedeutung von elektronischen Behördendiensten in den Vordergrund gerückt, die es den Bürgern ermöglichen, rund um die Uhr Zugang zu öffentlichen Diensten zu haben. In Deutschland soll die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen im Rahmen einer umfassenden digitalen Transformation ab November 2020 gesetzlich verpflichtend werden.

 

Alle Einrichtungen des öffentlichen Sektors sind von dieser Maßnahme betroffen, von der Regierung und Notdiensten bis hin zu öffentlichen Krankenhäusern. Insbesondere dürften die Einführung des E-Invoicing und des elektronischen Datenaustauschs (EDI) für den Gesundheitssektor eine große Herausforderung darstellen. Das macht das Gesundheitswesen jedoch zu einem Vorbild für andere unternehmenskritische Branchen. Während andere Sektoren Spielraum für Anlaufschwierigkeiten haben, gibt es im Gesundheitswesen praktisch keinen Raum für Fehler, da Fehler Menschenleben dramatisch beeinträchtigen können. Jegliche Unterbrechung in der Verfügbarkeit von Geräten, Medikamenten und Verbrauchsmaterialien kann sich nachteilig auf die Gesundheit von Patienten auswirken. Für Lieferanten von medizinischen Geräten, Arzneimitteln und Hilfsgeräten ist dies daher eine kritische geschäftliche Situation, da viele öffentliche Krankenhäuser nach dem 27. November 2020 keine nicht konformen Rechnungen mehr akzeptieren dürfen. Diese Deadline rückt immer näher und kommt zu einer Zeit, in der viele Unternehmen mit den Auswirkungen der Pandemie zurechtkommen müssen.

Im europäischen Raum ist Italien Vorreiter für die elektronische Rechnungsstellung. B2G-E-Invoicing ist in Italien seit 2014 gesetzlich verpflichtend und die ersten Erfahrungen des Landes erweisen sich nun als äußerst wertvoll für die europäischen Pendants. Dieses neue Whitepaper von Tesisquare, einem italienischen Technologiepartner mit langjähriger Erfahrung in der Implementierung von elektronischer Rechnungsstellung im B2G- und B2B-Bereich, bietet praktische Ratschläge zu Schlüsselfragen der elektronischen Rechnungsstellung, einschließlich einer nützlichen Checkliste für biomedizinische Unternehmen.

 

Dazu Philip Wendl, Senior Sales Manager bei Tesisquare: »Für die Zulieferer des deutschen Gesundheitswesens ist die wirtschaftliche Gefahr einer Nichteinhaltung sehr ernst zu nehmen. Wer aber aus den Erfahrungen Italiens lernen konnte, wird die Einführung effizienter als andere umsetzen. Angesichts der aktuellen Pandemie, in der viele Unternehmen auch mit operativen Herausforderungen zu kämpfen haben, ist dies besonders wichtig. Haben Unternehmen den Termin im November 2020 einmal gemeistert, werden sie unverzüglich Kosteneinsparungen erzielen, gleichzeitig aber auch eine gute Ausgangsposition für umfassendere Digitalisierungsmaßnahmen haben, die höchstwahrscheinlich folgen werden. Die Wahl des richtigen Partners mit der entsprechenden Erfahrung ist dafür entscheidend. So kann sichergestellt werden, dass die mit der elektronischen Rechnungsstellung verbundenen Chancen maximiert werden.«

 

 

Klicken Sie hier, um das vollständige Whitepaper nach Registrierung herunterzuladen: »E-Invoicing – die Suche nach dem idealen Partner«

https://tesisquare.com/en/white-paper-e-invoicing-die-suche-nach-dem-idealen-partner

 

 

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