Studie: Digitale Dokumentenverwaltung kann bis zu zwei Arbeitsstunden pro Tag sparen

Illustration: Absmeier, JeongGuHyeok

Die Büroarbeit in den meisten Unternehmen in Deutschland und Österreich ist nach wie vor papierbasiert. Dies geht aus einer aktuellen Umfrage hervor, die Kyocera Document Solutions in Auftrag gegeben hat. Laut den darin befragten Büroangestellten könnten durch die Einführung von digitalen Lösungen zur Archivierung bis zu zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag gespart werden.

 

Ausdrucke beziehungsweise Papier sind in den meisten Unternehmen in Deutschland und Österreich nach wie vor fester Bestandteil des Arbeitsalltags. So haben 44 Prozent zwar eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet oder haben diese bereits umgesetzt, 56 Prozent stehen bei der Umsetzung aber noch ganz am Anfang – in fast jedem vierten Unternehmen wird das papierlose Büro noch nicht einmal diskutiert.

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Dies hat eine webgestützte Umfrage von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions ergeben. 1.441 Büroangestellte in mittelständischen Unternehmen (20 bis 500 PC-Arbeitsplätze) wurden darin im Juli 2020 zum Status ihrer Dokumentenprozesse befragt. Das Ergebnis:

 

Angestellte mit digitalen Lösungen sind zufriedener

Insgesamt funktioniert der Erhalt, die Weitergabe und Ablage von Dokumenten beziehungsweise Informationen in den Büros in Deutschland und Österreich überwiegend papierbasiert. So gab knapp jeder vierte Befragte (22 Prozent) an, Dokumente primär oder sogar ausschließlich in Papierform zu erhalten.

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Dabei fällt auf: Büroangestellte, die Dokumente überwiegend digital weitergeben, sind mit den damit verbundenen Workflows wie der Suche, Freigabe oder Ablage deutlich zufriedener als solche, die Dokumente analog bearbeiten. Zudem hängt der Digitalisierungsgrad mit der Unternehmensgröße zusammen: Je größer ein Unternehmen ist, desto eher werden Dokumente bereits digital bearbeitet oder archiviert. In kleineren Unternehmen ist hingegen Papier nach wie vor verbreitet.

 

Zwei Stunden täglich für Dokumentenverwaltung

Vier von zehn Befragten wünschen sich daher Tools oder Lösungen, die die Suche beziehungsweise Archivierung von Dokumenten zeiteffizienter gestalten. Die Zeit, die durch solche Lösungen eingespart werden kann, beläuft sich laut Studienteilnehmer auf ein bis zwei Stunden pro Tag (41 Prozent). Rund ein Viertel der Befragten, die sich Lösungen für zeiteffizienteres Arbeiten wünschen, könne laut eigenen Angaben sogar mehr als zwei Stunden täglich einsparen.

Pascal Seifert, Direktor Marketing Kyocera Document Solutions: »Die Umfrage zeigt, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen einen hohen Bedarf bei der Optimierung ihrer Dokumentenprozesse haben. Dies bestätigt uns in unserer Produktstrategie: So bieten wir mit dem Kyocera Workflow Manager nicht nur eine Dokumentenmanagement-Lösung, die ideal für den Mittelstand ist, sondern bieten darüber hinaus ein breites Produkt- und Serviceportfolio, um Geschäftsprozesse smarter zu gestalten.«

 

Papierloses Büro: Leitfaden fürs digitale Arbeiten

Nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Dies hat eine aktuelle Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions ergeben. So steht die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse in den meisten Unternehmen zwar oben auf der Agenda, es gibt aber viel Luft nach oben. Die Hälfte der Unternehmen verfolgt zwar eine Strategie, um papierloses Arbeiten zu forcieren – ganz ohne Ausdrucke geht es aber nur in einem Bruchteil der Unternehmen. Dies ist eine zentrale Erkenntnis der KYOCERA-Studie »Papierloses Büro in Deutschland und Österreich«.

Demnach druckt die Mehrheit der Befragten (39 Prozent) noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche. Abhilfe können Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schaffen. Wie diese den Weg ins papierlose Büro ebnen sowie weitere Ergebnisse der Studie finden Sie nach Registrierung im kostenfreien E-Book.

 

https://smart.kyoceradocumentsolutions.de/studie_papierloses_buero

 


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