Wo liegt nochmal die Dokumentenvorlage für ein bestimmtes Schreiben, ist das wirklich die aktuellste Version und haben alle jetzt den E-Mail-Anhang erhalten? Im Büro-Alltag kommt kaum ein Vorgang ohne Dokumente aus, sei es digital oder in Papierform. Wie zufrieden Büroangestellte hierzulande mit den Prozessen rund ums Dokumentenmanagement in ihrem Unternehmen sind, hat Statista im Auftrag von Kyocera ermittelt – und mit der Studie den deutschen Content Marketing Preis für die beste B2B-Kampagne gewonnen. Die Infografik zeigt einen Ausschnitt der Studie. Hedda Nier
https://de.statista.com/infografik/11625/dokumentenmanagement-hauptsache-nicht-verzetteln/
In deutschen Büros herrscht Dokumentenfrust
Wie zufrieden sind deutsche Büromitarbeiter mit ihren Dokumentenprozessen? Das wollte KYOCERA Document Solutions wissen und hat gemeinsam mit dem Statistikportal statista eine Umfrage unter 1.000 Büroangestellten durchgeführt [1]. Die Ergebnisse zeigt, der Dokumentenfrust in den Unternehmen ist hoch.
Informationen sind für Unternehmen längst zu einem wichtigen Kapital geworden. Dementsprechend wichtig ist es, die eigenen Informations- bzw. Dokumentenprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Denn: wer bei Erstellung, Weitergabe und Ablage von Dokumenten effiziente Workflows etabliert, ist deutlich wettbewerbsfähiger. Soweit die Theorie – in der Praxis sieht es nämlich häufig noch ganz anders aus. Dies hat eine aktuelle Umfrage von KYOCERA Document Solutions ergeben: Demnach herrscht in vielen Büros beim Thema Dokumentenverwaltung mehr Frust als Lust. Gerade einmal die Hälfte der Büroarbeiter ist zufrieden damit, wie Dokumentenprozesse derzeit in ihrem Unternehmen abgewickelt werden. Zwölf Prozent der Befragten sind sogar ausgesprochen unzufrieden mit der aktuellen Situation.
Mitarbeiter auf Dokumentensuche
Im Unternehmensalltag suchen Mitarbeiter täglich viele Minuten oder gar Stunden nach benötigten Informationen. So geben 67 Prozent der Büromitarbeiter an, relativ viel Zeit damit zu verbringen nach bestimmten Informationen zu fahnden. Zeit, die eigentlich besser in produktivere Aufgaben investiert werden könnte. Auch die Freigabe oder Abstimmung von Vorgängen mit Kollegen wird von einigen der Befragten als aufwändig empfunden. Obwohl die meisten Angestellten ihre Kunden gut kennen, ist das längst nicht in allen Unternehmen der Fall. Ein Viertel der Befragten Büroangestellten räumt ein, keinen Überblick über die Kundenkontakte zu haben. Durchblick haben die Interviewten vor allem in punkto Geld: Zwei Drittel der Befragten können exakt sagen, wo sich eine bestimmte Rechnung befindet.
Die Umfrageergebnisse zeigen, dass sich die Bewältigung der Informationsflut für viele Unternehmen als problematisch erweist. Abhilfe kann hier die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) schaffen. Doch: Längst kommt nicht überall eine Dokumentenmanagement-Lösung zum Einsatz – fast die Hälfte der Befragten (44 Prozent) hat einen Arbeitgeber, der keine DMS-Lösung nutzt. Und das, obwohl über zwei Drittel (65 Prozent) der Nicht-DMS-Nutzer, die Einführung einer entsprechenden Lösung begrüßen würden!
Nutzerfreundliche Lösungen gefragt
Wird ein Lösung im Unternehmen verwendet, finden Mitarbeiter sie allem in den Bereichen Archivierung und Dokumentenmanagement wertvoll. Diese erleichtert nach Einschätzung der Befragten vor allem die gesetzeskonforme Speicherung von Informationen. Auch die Zusammenarbeit wird nach Ansicht der Mitarbeiter deutlich vereinfacht, da sich zum Beispiel Änderungen an einem Dokument einfacher und transparenter verfolgen lassen.
Trotzdem ist DMS kein Allheilmittel, wie die KYOCERA-Erhebung ebenfalls belegt: Denn obwohl eine DMS-Lösung dafür sorgen soll, dass alle wichtigen Informationen den relevanten Kollegen zur Verfügung stehen, hakt der Vorgang am Faktor Mensch. So ist für 67 Prozent der Befragten die Bedienerfreundlichkeit einer Software der wichtigste Aspekt bei der Einführung einer Lösung.
[1] Die Ergebnisse die KYOCERA-Befragung im Detail sowie nützliche Informationen zur Einführung eines DMS finden Sie zudem in unserem neuen E-Book, das Sie nach Registrierung hier kostenlos herunterladen können. https://smart.kyoceradocumentsolutions.de/dokumentenfrust-darum-sollten-sie-beim-thema-dms-ihre-mitarbeiter-einbinden/
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