82 Prozent der Büroangestellten suchen täglich eine halbe Stunde lang nach Informationen

Zeit für den digitalen Frühjahrsputz: Fünf Tipps, um neuen Schwung in verstaubte Arbeitsabläufe zu bringen.

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In wenigen Tagen ist Frühlingsanfang. Die neue Jahreszeit verleitet dazu, aufzuräumen und neuen Schwung in alte Strukturen zu bringen. Aber nicht nur im Haus sollte Ordnung herrschen, auch im Büro und auf dem PC sind saubere Strukturen, klare Übersichten und effiziente Prozesse gefragt. Eine Umfrage unter 500 Arbeitnehmern hat ergeben: 82 Prozent verwenden täglich eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit allein damit, nach Informationen zu suchen, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen. Das kann effizienter gehen.

OTRS gibt fünf Tipps, um für mehr Ordnung und Effizienz im Büroalltag zu sorgen.

 

  1. Strukturieren Sie Ihre Kommunikation.

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Kommunikationskanälen, so dass eine Konversation schnell unübersichtlich werden kann. Laut aktueller OTRS-Studie unter 500 Mitarbeitern braucht über ein Drittel der Büroangestellten eine Stunde am Tag, um E-Mails zu sortieren. Hier hilft eine digital strukturierte Kommunikation über ein Ticketsystem, die Anfragen gleich den verantwortlichen Fachabteilungen zuweist und so stets die richtigen Kontakte miteinander kommunizieren lässt. Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen für eine zügige Antwort. Der Fragende kann jederzeit seinen Status einsehen.

  1. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe.

Wiederkehrende Arbeitsabläufe wie Urlaubsanträge, Raumbuchungen oder Materialanforderungen müssen nicht immer manuell ausgeführt werden. Das kostet Zeit und Nerven. Ticket-Systeme automatisieren die alltäglichen Prozesse. Dabei können die Abläufe auch ständig angepasst oder neue Prozessvorlagen kreiert werden.

  1. Etablieren Sie Self-Service für gesteigerte Effizienz.

Oft greifen Mitarbeiter schon beim kleinsten Problem zum Hörer, um den IT-Helpdesk anzurufen. Mit gut gepflegten FAQs und einer Wissensdatenbank in ihrer ITSM-Lösung können sich Mitarbeiter selbst helfen und das Service-Team entlasten. Auch Umfragen helfen, die Bedürfnisse und Probleme der Mitarbeiter zu erkennen, um den Self-Service zu verbessern.

  1. Optimieren Sie das Ressource Management.

In vielen Abteilungen passiert es, dass der eine nicht weiß, was der andere tut. So werden Aufgaben oft doppelt gemacht und ein Effizienzverlust entsteht. Ein digitales Ressource Management dagegen ermöglicht, dass jeder einen Überblick über die Einsätze seiner Kollegen erhält. Gemeinsame Kalender für Teams können angelegt werden, so dass bestmögliche Transparenz – auch abteilungsübergreifend – entsteht.

  1. Evaluieren Sie den Sprung in die Cloud.

Viele Unternehmen denken schon lange über den Sprung von On-Premises-Software in die Cloud nach, aber haben immer noch Sicherheitsbedenken oder Compliance-Vorgaben, die das verbieten. Jetzt kann der richtige Zeitpunkt sein, um den Sprung zu wagen. Der Aufwand für den Betrieb und die Wartung der Software entfällt dann, so dass mehr Raum für die Kernaufgaben bleibt. Laut Bitkom nutzen bereits zwei von drei Unternehmen Cloud Computing.

Mehr Informationen dazu, wie Unternehmen mit Prozess- und Kommunikationsmanagement Zeit und Geld sparen, finden sich hier: www.otrs.com

 

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