Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein. Demnach sehen die meisten Büroangestellten dringenden Verbesserungsbedarf bei der Dokumentensuche.
In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und -ablage investiert. So gaben 51 Prozent der im Auftrag von Kyocera Document Solutions befragten Angestellten an, über 60 Minuten mit administrativen Aufgaben wie Suchen und Ablegen von Aufträgen, Vorlagen oder Dateien zu verbringen. Somit sind ineffiziente Dokumentenworkflows einer der größten Zeitkiller im Office. Besonders viel Zeit mit der Informationsbeschaffung verbringen die Angestellten in der Buchhaltung oder der Verwaltung: Hier gaben sogar 71 Prozent beziehungsweise 64 Prozent an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden.
Dementsprechend unzufrieden ist das Gros der Angestellten mit der Dokumentenablage an ihrem Arbeitsplatz: 51 Prozent sehen hier dringenden Verbesserungsbedarf. Dabei kam heraus, dass vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen die Unzufriedenheit am höchsten ist: In kleinen Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern sind 56 Prozent der Ansicht, dass hier Verbesserungsbedarf besteht.
»Die Ergebnisse haben mich schon überrascht. Ich rate Unternehmen daher dringend, ihre Dokumentenprozesse zu überprüfen«, kommentiert Christoph Kuboth, Business Consultant DMS/ECM bei Kyocera Document Solutions Deutschland, die Studie. »49 Prozent der Befragten gab an, dass Dokumente in ihrem Unternehmen nur unvollständig abgelegt sind. 57 Prozent schätzen, dass Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden. Das sind alarmierende Zahlen. Hier herrscht dringender Handlungsbedarf«, so Kuboth.
Der Experte empfiehlt daher insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sich mit den Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) zu befassen. Kuboth: »Mit intelligenten DMS-Lösungen lassen sich Ablageprozesse schnell und einfach automatisieren. Durch eine automatische Volltext-Suche finden Mitarbeiter zudem relevante Informationen sehr schnell. DMS ist dabei nicht nur für große Unternehmen relevant: Mit dem Workflow Manager bieten wir etwa eine Lösung, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist. Hier – das hat die Studie gezeigt – besteht das größte Verbesserungspotenzial.«
[1] Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland unter 1.000 Büroangestellten.
Die Ergebnisse der KYOCERA-Studie stehen auf www.smart.kyocera.de als kostenfreies E-Book zum Download zur Verfügung.
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