Prozessautomatisierung schafft in der Personalabteilung mehr Zeit für Kernaufgaben

Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen: Was im HR-Bereich zu kurz kommt.

Bildquelle: forcont business technology gmbh

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde – auch im HR-Bereich. Es wird etwa diskutiert, wie intelligente Tools beim Recruiting helfen können. In der Praxis sind allerdings die meisten Personalabteilungen längst nicht so weit. Ein Großteil der Zeit fließt immer noch in administrative Aufgaben, genauer gesagt: das Suchen, Finden, Bearbeiten und Ablegen von Papierdokumenten. Wichtige Kernaufgaben, beispielsweise eine Recruiting-Strategie zu entwerfen und umzusetzen, kommen somit zu kurz. Dies hat eine Umfrage unter einigen Teilnehmern des forpeople day am 4. April in München gezeigt, bei dem sich rund 50 Personalverantwortliche zum Thema digitaler Wandel austauschten [1]. Eine wichtige Erkenntnis: Das Potenzial, mittels Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mehr Zeit zu gewinnen, ist im HR-Bereich noch lange nicht ausgeschöpft.

Nicht wenige Personalmanager schieben die digitale Transformation ihres Bereichs vor sich her, aus Angst vor dem vermeintlichen Mammutprojekt und aufgrund mangelnder Unterstützung im Unternehmen. »Diese Sichtweise ist zu pessimistisch«, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. »Personalverantwortliche sollten die Digitalisierung vielmehr als Chance begreifen, um dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren und somit wertvolle Zeit freizusetzen.« Allein für das Suchen und Finden von Dokumenten verlieren Unternehmen durchschnittlich 15 Prozent ihrer zeitlichen Ressourcen. Bei der Automatisierung sollten Unternehmen sich als Ziel setzen, die gesamte Prozesskette des Mitarbeiterlebenszyklus‘ abzudecken – von Bewerbung und Einstellung über Onboarding und Weiterbildung bis hin zum Ausscheiden aus der Organisation. Dabei ist es sinnvoll, zunächst diejenigen Prozesse anzugehen, die am meisten Zeit verschlingen. So lässt sich schnell ein deutlicher Effekt erzielen.

 

Tragfähige, digitale Grundlagen schaffen

Daran arbeitet momentan auch der Debeka Krankenversicherungsverein a. G. Erste Prozesse sind bereits optimiert: »Mit der Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems konnten wir im vergangenen Jahr die betroffenen Prozesse rund um die Themen An- und Abwesenheit digitalisieren und effizienter gestalten«, sagt Marius Hutzl, Mitarbeiter der Abteilung Personal (im Grundsatzbereich). »So haben wir einen nützlichen Mehrwert geschaffen, der uns auch ein Stück weit näher an unsere Mitarbeiter bringt und die Zufriedenheit in der Belegschaft fördert.« Effiziente Workflows zu definieren und diese mit digitalen Lösungen zu automatisieren, ist Voraussetzung für alle nachfolgenden Optimierungen. »Erst wenn dieser Grundstein gelegt ist, können HR-Abteilungen sinnvoll überlegen, wie sie ihre digitale Transformation weiter gestalten, etwa mit neuartigen Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz«, so Thomas Fahrig.

 

Effizientes Informationsmanagement

Das Thema Zeitmangel beschäftigt auch Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der GEMA: »Die größten Zeitfresser in unserer täglichen Arbeit ergeben sich momentan noch daraus, dass Mitarbeiter uns permanent viele Informationen zurufen. Diese müssen wir erst einmal zusammenfassen und verteilen – auch, weil wir an unseren verschiedenen Standorten sehr dezentral organisiert sind. Ich wünsche mir mehr Zeit, um uns um echte Mitarbeiterbelange kümmern zu können und um die Führungskräfte besser zu betreuen.« Die GEMA ist deshalb dabei, ihre HR-Prozesse nach und nach zu optimieren. Im ersten Schritt hat die Verwertungsgesellschaft ihre Papierakten in ein digitales Personalaktensystem überführt und in diesem Zuge diverse Workflows automatisiert, wie etwa das Erstellen und Versenden von Dokumenten. Die gewonnenen Ressourcen will die GEMA vor allem in das Recruiting investieren.

 

HR-Manager wird zum Vertriebler

»Die meisten HR-Abteilungen stehen unter hohem Zugzwang«, sagt Thomas Fahrig. »Eine der großen Herausforderungen ist das Recruiting. Geeignete Fachkräfte zu gewinnen und zu halten, ist für Unternehmen heute viel aufwendiger als noch vor einigen Jahren. Damit verändert sich auch das Berufsbild des HR-Verantwortlichen, der ein Stück weit zum Vertriebler wird. Um sich in dieser neuen Rolle zurechtzufinden, brauchen Personalmanager den nötigen Freiraum.« Ines Zacher bestätigt: »Die richtigen Mitarbeiter zu finden und für unser Unternehmen zu begeistern, uns die Zeit nehmen zu können, um die passenden Kandidaten auszuwählen – das wird ein hartes Brett, das wir noch zu bohren haben.«

 

Datenschutz gewährleisten

Im Kontext der Digitalisierung und der neuen EU-DSGVO ist Datenschutz ein weiteres Thema, das Personalverantwortliche besonders umtreibt. Dr. Nina Springer, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, erklärt: »Unternehmen sollten zunächst eine Bestandsaufnahme machen und – den Grundsatz der Datensparsamkeit beachtend – ihre Personalakten kritisch daraufhin überprüfen, welche Dokumente vernichtet werden müssen oder gar nicht erst in eine Personalakte hätten Eingang finden dürfen.« Letzteres betrifft beispielsweise Gehalts- oder Prämienlisten, die die Namen von mehreren Mitarbeitern beinhalten. Wenn Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren wollen, gilt es zu definieren, welche Dokumente aktuell und zukünftig in der Personalakte vorhanden sein müssen und dürfen. Zudem ist sicherzustellen, dass das Handling von Personaldokumenten persönlichkeitsrechts- und datenschutzkonform erfolgt.

Die Frage, ob das Papier aus der HR-Abteilung gänzlich verschwinden kann – wie es bei einer vollständigen Digitalisierung des Unternehmens der Fall wäre –, ist aus juristischer Sicht eine zweischneidige Angelegenheit. »Die deutsche Gesetzgebung gibt bei bestimmten Verträgen vor, dass diese schriftformwahrend abzuschließen sind«, so Dr. Springer. »Das wäre nicht mehr gewährleistet, wenn diese Art von Verträgen, insbesondere befristete Arbeitsverträge, nur noch digital vorlägen. Hier müssen Unternehmen die Vorteile einer vollständigen Digitalisierung und das Risiko, in Einzelfällen rechtliche Konsequenzen tragen zu müssen, gegeneinander abwägen.«

 

[1] https://youtu.be/d1P5YRZdL7I
Das folgende Video zeigt eine Zusammenfassung interessanter Statements von Teilnehmern des forpeople day: https://www.youtube.com/watch?v=d1P5YRZdL7I&feature=youtu.be

 

509 search results for „Personal Beratung“

IT-Beratungshäuser können die digitale Transformation bei ihren Kunden nur mit geeignetem Personal meistern – Digitale Personalplanung

Die digitale Transformation stellt Unternehmen aller Branchen vor Herausforderungen. Das gilt allen voran für die IT-Beratungs-und Integra­tionshäuser als Dienstleister. Sie müssen den Unternehmen den Weg in die digitale Transformation und zu digitalen Arbeitsweisen ebnen. Das Erreichen dieser Ziele stellt wiederum hohe Anforderungen an das Personal der IT-Beratungshäuser. Sie müssen in puncto Personalplanung den Unternehmen immer einen Schritt voraus sein, um ihre Kunden optimal unterstützen zu können.

Personalvermittler oder Personalberater: Was die Mehrkosten einer Exklusivsuche wert sind

Es gehört zu den unerklärbaren Phänomenen unseres Wirtschaftslebens, dass fremde Dienstleistungen, auf die Unternehmen immer wieder einmal zurückgreifen müssen, »gut, billig und schnell« sein sollen. Dabei sagt uns der gesunde Menschenverstand, dass diese drei Kriterien nicht zusammenpassen: Ein guter und billiger Service ist nicht schnell. Ein schneller und guter Service ist nicht billig. Ein billiger…

Sieben Vorteile digitaler Personaleinsatzplanung

Das Erarbeiten und Verwalten von Schichtplänen bedeutet für die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen meist einen enormen Verwaltungsaufwand und ein langwieriges Prozedere. Bei der Planung muss eine Vielzahl von betriebsinternen Vereinbarungen, gesetzlichen Vorschriften und Wünschen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Ein unerwarteter Personalausfall kann eine komplette Umstrukturierung des Schichtplans erforderlich machen. Wird die Personaleinsatzplanung dann via Excel…

Die zehn Trends in der Personalarbeit 2019

KI im Bewerbungsprozess, Netzwerke statt Hierarchien, Freiheit als neue Währung im Kampf um Talente – die Personalarbeit 2019 navigiert zwischen den Möglichkeiten digitaler Technologien und verschärftem Fachkräftemangel. Vor diesem Hintergrund hat das Präsidium des Bundesverbandes der Personalmanager (BPM) zum Jahreswechsel die wichtigsten HR-Trends zusammengestellt, die das Personalwesen im kommenden Jahr prägen werden. Denn für viele…

Digitale Transformation – Beratung wird immer wichtiger

Die Zukunft wird digital. Da lässt sich nichts mehr ändern. Basis für die erfolgreiche Umsetzung innovativer IT-Pläne ist sicher die digitale Transformation. Was muss ein IT-Dienstleister nun unternehmen, um seine Kunden in ihrer Entwicklung optimal zu unterstützen und ihren größtmöglichen Erfolg zu erreichen? Worauf müssen sich ERP-Anbieter und andere Softwarehersteller, IT-Dienstleister sowie Beratungshäuser einstellen?

Personalsuche: Erfolgsauftrag vs. Exklusive Suche

Warum viel Geld für die Personalsuche durch einen Headhunter investieren, wenn nur im Erfolgsfall bezahlt werden muss? Immer noch glauben viele Unternehmen, auf einen Personalberater aufgrund der vermeintlich hohen Kosten verzichten zu können und setzen auf den Erfolgsfaktor. Nur damit hier kein falscher Eindruck entsteht. Generell hat die Beauftragung eines Personalberaters nichts damit zu tun,…

Künstliche Intelligenz wird zum Game Changer im Personal Devices-Markt

KI liefert die überzeugendsten Benutzererlebnisse – zu Hause und am Arbeitsplatz. Laut dem IT-Research und Beratungsunternehmen Gartner werden emotionale KI-Systeme bis 2022 so ausgereift sein, dass sie mehr über den emotionalen Zustand eines Menschen wissen als die eigene Familie. KI ist in der Lage disruptive Kräfte zu entwickeln, die die Art und Weise, wie wir…

Die fünf Top-Trends in der Vermögensberatung

Wie nahezu alles andere revolutioniert die Digitalisierung auch das Banking. Junge, innovative Unternehmen fordern die etablierten Banken heraus. Was die Newcomer zu bieten haben, das analysiert die Neuauflage des Factbooks zum Digital Wealth Management, die das TME Institut für Vertrieb und Transformationsmanagement e. V. gerade herausgebracht hat. Auf über 100 Seiten werden rund 70 FinTechs…

Mitarbeiter finden Personalarbeit wichtig, kennen die Strategie dahinter aber kaum

Über die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland halten die Arbeit der Personalabteilung für wichtig. Aber: Fast zwei Drittel von ihnen (64,6 Prozent) kennen die HR-Strategie ihres Unternehmens nicht. Das ist das Ergebnis einer Studie der Job-Seite Indeed in Zusammenarbeit mit den Marktforschern von Respondi für die 1.039 Arbeitnehmer deutschlandweit befragt wurden. Interessant ist die Zustimmung…

Stationärer Einzelhandel: Beratung, Verfügbarkeit und Sortiment müssen weiter verbessert werden

Es besteht nach wie vor akuter Handlungsbedarf für den Handel. Für fünf Branchen werden typische Kaufanlässe sowie Stellschrauben für den idealen Einkauf aus Konsumentensicht aufgezeigt. Was erwarten Konsumenten, wenn sie ein Geschäft betreten? Wie gut werden Händler verschiedener Branchen diesen Anforderungen gerecht? Die Kurzstudie »Catch me if you can – wie der stationäre Handel seine…

Personal 2017: Digitalisierung wirft die HR-Agenda über den Haufen

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass sich die HR-Prioritäten in Unternehmen verschieben. So hat sich die Rangfolge der wichtigsten HR-Handlungsfelder im Vergleich zum Vorjahr deutlich verändert: Im neuen HR-Report 2017 steht die Flexibilisierung der Arbeitsstrukturen auf dem ersten Platz (von 27 auf 37 Prozent). Noch ein Jahr zuvor belegte dieser Punkt nur den fünften Rang. Topthema…

Personal-Trends für 2017: HR Analytics werden massiv an Bedeutung gewinnen

Data Analytics werden die Arbeit der Personalabteilungen auch in diesem Jahr weiter verändern und bieten zahlreiche Möglichkeiten, HR effektiver und relevanter zu gestalten – für Mitarbeiter und Unternehmen. Drei HR-Prognosen für 2017 von Joachim Skura, Strategy Director HCM bei Oracle Deutschland.   Expertise teilen: Technologie-Silos werden demontiert, Data-Teams werden wachsen Durch den Einsatz von Data-Analytics-Technologien…

Tipps für den Personalchef: Strategien für den Kulturwandel in Unternehmen

Die Digitalisierung lässt eine Vielzahl an neuen Geschäftsmodellen entstehen; damit wiederum verändern sich auch die Anforderungen an Fach- und Führungskräfte, denn die neuen Geschäftsmodelle wollen anders geführt werden als in der Vergangenheit. Es braucht also andere Führungspersönlichkeiten, aber auch andere Beurteilungsmethoden und -prozesse für die Mitarbeiter. Für Personalchefs ist die Digitalisierung Fluch und Segen zugleich:…

Weitere Artikel zu