Rituale und Routinen sorgen für eine nachhaltige Produktivität im Home Office

Die Kamera ist falsch eingestellt, der Ton rauscht und dann klingelt auch noch der Postbote: Wer kennt sie nicht, die Konferenzen und Meetings im Home Office, bei denen das Chaos ausbricht. Auf Dauer stören sie allerdings die Produktivität. Hinzu kommt, dass Provisorien wie schnell eingerichtete Arbeitsplätze und die individuellen Kommunikationsabläufe sich verstetigt haben – mit Nachteilen für Gesundheit und Zusammenarbeit. Unternehmen können ihre Mitarbeiter darin unterstützen, das Beste aus dem Home Office zu machen. Damit wird es zu einer echten Chance für mehr Selbstbestimmung und ein Wegbereiter zur Digitalisierung.

Vor Corona arbeiteten rund 40 Prozent der Mitarbeiter im Home Office . Dieser Anteil hat sich auf nun 60 Prozent erhöht und theoretisch könnten 80 Prozent der Belegschaften von Zuhause aus arbeiten: Zu diesem Ergebnis kam eine Personalleiterbefragung des ifo-Instituts im zweiten Quartal 2020. Die Studie »Germany’s capacities to work from home« hat ergeben, dass knapp 60 Prozent der Beschäftigten Zugang zum Home Office haben.

Home Office birgt für Firmen und Mitarbeiter große Chancen: die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, der Wegfall von Fahrzeiten, eine freiere Zeiteinteilung und höhere Selbststeuerung. Konzentriertes Arbeiten ist im eigenen Büro oft leichter möglich als umgeben von Kollegen, zusätzlich steigt die Motivation durch das entgegengebrachte Vertrauen. Für Firmen kann das Home Office zum Treiber der digitalen Transformation werden, etwa bei der Digitalisierung und Optimierung von Prozessen wie Verkaufsgesprächen. Sie können zudem die Kosten für Reisen, Mieten oder Fuhrpark reduzieren.

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Home Office: Langfristige Lösungen für eine reibungslose Zusammenarbeit

Noch wird dieses Potenzial nicht voll genutzt, die Umstellung auf das Home Office erfolgte vielfach ad hoc. Die Mitarbeiter organisierten sich selbst und wurden kreativ, etwa bei der Einrichtung ihrer Arbeitsplätze. Notlösungen haben sich verstetigt. Das ist nicht immer ideal, denn auch ungünstige Gewohnheiten haben sich entwickelt – manch einer hat Rückenschmerzen, weil Stuhl und Display seines Arbeitsplatzes nicht ergonomisch ausgerichtet sind und vollgelaufene E-Mailpostfächer erhöhen das Stresslevel.

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Es ist nicht leicht, den Kindern die Tür vor der Nase zuzumachen und die Familie zu organisieren, so dass Arbeitszeiten respektiert werden.

Zwar sind die Basics für erfolgreiches Arbeiten von Zuhause bekannt, doch nicht immer ist es Unternehmen gelungen, den Mitarbeitern einen Rahmen für die Arbeit im Home Office anzubieten, etwa bei der Strukturierung des Tagesablaufs oder Auswahl geeigneter Arbeitsmittel. Es hakt also noch bei Qualität, Professionalität und Produktivität. Hier helfen Lösungen, die auf Nachhaltigkeit ausgerichtet sind und langfristig wirken: Rituale und Routinen statt einmalige Verbesserungen erhalten die Leistungsfähigkeit. Denn das Home Office kann zu einer echten Chance werden.

Der Münchner Spezialist für digitale Bildungslösungen VIWIS GmbH hat dafür das Weiterbildungs-Lernprogramm (WBT) »Produktiv Arbeiten im Home Office » aufgesetzt. Medial werden die zentralen Themen in Kapiteln aufbereitet. Es richtet sich an alle, die vom gewohnten Arbeitsplatz im Büro ins Home Office umgezogen sind. Das Lernprogramm sensibilisiert für die eigene Organisation: Wo ist man bereits gut aufgestellt und wo haben sich unproduktive Abläufe eingeschlichen? Das Programm gibt konkrete Handreichungen und Tipps, die in kurzen Tests überprüft werden.

Ziel ist es, den Mitarbeitern Zuhause ein geordnetes Arbeitsleben zu ermöglichen. Sie sollen unterstützt werden, Familie und Beruf zu vereinen und den Erwartungen gerecht zu werden. Hier ist Selbstwirksamkeit ein Schlüssel: Sie verringert das Stressempfinden, Arbeitsbelastungen können abgefangen und ein starker Teamgeist sowie eine reibungslose, digitale Zusammenarbeit geschaffen werden.

 

Stolpersteine beseitigen und eine klare Kommunikation etablieren

Der erste Teil des Trainings dreht sich darum, die Stolpersteine im Home Office zu beseitigen. Anhand eines fiktiven Teams werden die Herausforderungen der einzelnen Mitglieder dargelegt.

Neben der Ergonomie des Arbeitsplatzes ist Informationsüberlastung ein zentraler Pain Point: Mitarbeiter erhalten hierfür Hilfestellungen, wie sie mit der Flut an Informationen auf den verschiedenen Kommunikationskanälen umgehen können – hier helfen zum Beispiel feste Bearbeitungszeiten für E-Mails. Soziale Einbindung beugt der Isolation vor: Über verschiedene Kanäle kann leicht Kontakt zu den Kollegen gehalten werden. Auch die geeigneten Arbeitsmittel und die Datensicherheit sind wichtige Themen. Adressiert wird zudem die Arbeitsorganisation: Wie lässt sich Wohnen und Arbeiten trennen, wie schafft man feste Strukturen und Freiräume? Weiterer Baustein ist das Selbstmanagement: Wer seinen Arbeitstag nach der persönlichen Leistungskurve gestaltet, kann Produktivitätseinschränkungen und Zeitverlust vermeiden.

Ein elementarer Teil der Arbeit im Home Office ist die Zusammenarbeit im Team. Bei der virtuellen Kommunikation fehlen mit Gestik, Körpersprache und Mimik Informationen im Vergleich zu einem persönlichen Treffen. Die Gesprächspartner werden auf die Sprache, ihre Tonalität und den Inhalt zurückgeworfen. Hier ist es wichtig, eine Sensibilität für Stimmungen zu entwickeln, um Missverständnisse zu vermeiden.

Der zweite Teil des Programms zeigt deswegen, wie virtuelle Zusammenarbeit gelingt. Ein Baustein ist die Moderation virtueller Konferenzen: Es ist wichtig, Methoden, Kommunikationsregeln und auch die Störfaktoren zu kennen. Digitale Meetings erfordern ein Mehr an Aufmerksamkeit, da die Teilnehmer auf den Bildschirmen genauer beobachten müssen. Durch die eigene Videoeinblendung findet zudem eine Selbstbeobachtung statt, was die Konzentration abzieht. Konferenzen müssen deswegen sorgfältig vor- und nachbereitet werden. Eine gute Struktur und gewisse Regeln in Meetings unterstützen das produktive Arbeiten im virtuellen Raum.

Auch die Führung virtueller, räumlich verteilter Teams ist ein wichtiges Thema im Home Office. Das Gefühl für den einzelnen und ein Überblick ist für Teamleiter wichtig, um nachvollziehen zu können, ob es allen im Team gut geht. Schließlich fehlen die Zwischeninformationen, die man auf dem Flur oder bei »Cafégesprächen« erhalten hat, nun als Informationsquellen. Hier helfen interaktive Konferenzen, die Kanäle für Rückfragen und Feedback bieten. Im Programm lernen die Teamleader, was gute Führung ausmacht und welche Methoden sich für den Austausch anbieten.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Mitarbeiter wissen, wann sie welchen Kanal der virtuellen Kommunikation am besten nutzen. Sensible Themen bespricht man am besten im persönlichen Kontakt mit Bild und Ton ohne Zeitverzug. Wertschätzendes Feedback, das vom Gegenüber angenommen wird, ist natürlich auch im Home Office möglich: Es ist gut zu wissen, worauf man achten muss, um eine gute virtuelle Gesprächskultur einzuführen und zu pflegen.

Auch die technischen Basiskompetenzen der Kollaborationstools und digitale Kompetenz zum Beispiel beim Screensharing sind unverzichtbar. So poppt künftig kein falsches Chatfenster mehr in der Live-Schaltung auf.

Mit diesem Wissen können Unternehmen unbesorgt der Zukunft entgegensehen, wenn das Arbeiten im Home Office ein neuer Standard wird. Regulatorische Rahmenbedingungen werden vielleicht sogar ein Recht auf Home Office gesetzlich verankern und Unternehmen ihre Mitarbeiter mit den entsprechenden Medien ausstatten. Die Studie »Germany’s capacities to work from home« geht davon aus, dass die Zukunft von hybriden Arbeitsmodellen gekennzeichnet sein wird.

 

Fazit

Produktiv und selbstorganisiert im Home Office arbeiten: Das steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern kann für Unternehmen einen Digitalisierungsschub bedeuten. Wichtig dafür ist es zu wissen, wie Abläufe, Kommunikation und Teamgeist optimal gefördert werden. So ziehen die Teams virtuell an einem Strang und meistern technische wie soziale Herausforderungen. Die Online-Kommunikation will gelernt sein – wer sie beherrscht, ist klar im Vorteil.

Nadja Müller, freie Journalistin für Wordfinder PR

Weitere Informationen: www.viwis.de

 

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