Digital Asset Management: Die Arbeit aus dem Home Office erfordert eine neue Art der Kollaboration

Unternehmen setzen zunehmend auf visuelle Erlebnisse, um ihre Dienstleistungen und Produkte zu vermarkten. Angesichts der Bilder und Videoflut ist die Zusammenarbeit von oft an verschiedenen Standorten verteilter Teams an diesen Assets mit traditionellen Tools kaum noch zu stemmen. Besonders schwierig wird es, wenn die Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten.

Foto: Cloudinary

2020 wird als ein Jahr des unerbittlichen Wandels in Erinnerung bleiben. In der Geschäftswelt hat die Pandemie in vielerlei Hinsicht bereits eingeleitete Veränderungen wie die digitale Transformation beschleunigt. Unternehmen, die bereits damit begonnen hatten, Teile ihres Geschäfts auf Online- oder Omnichannel-Modelle umzustellen, haben diese Initiativen verdoppelt.

Da immer mehr Etappen der Customer Journey online abgewickelt werden, setzen Marken zunehmend auf Rich-Media-Erlebnisse, um ihre Dienstleistungen und Produkte kanalübergreifend zu bewerben. Technisch ist dies nur möglich, wenn sich alle digitalen Inhalte an einem Ort befinden. Die Syndication riesiger Mengen an Medien-Assets wie Bilder und Videos, die Unternehmen auf allen ihren Kanälen bereitstellen müssen, ist allerdings eine Herausforderung. Zumal immer mehr Entwickler-, Marketing- und Kreativteams über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilt arbeiten. Die Arbeit aus dem Home Office erschwert die Situation zusätzlich.

 

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Multitasking aus dem Home Office

Hinzu kommt, dass sich durch die Arbeit aus dem Home Office auch die Arbeitszeiten geändert haben. Besonders an jenen Standorten, wo durch einen Lockdown die Schulen geschlossen bleiben, ist der Arbeitstag vieler Mitarbeiter durch Unterbrechungen geprägt: das Mittagessen für die Kinder vorbereiten, mit dem Hund spazieren gehen, beim Homeschooling helfen und bei all der Ablenkung versuchen, konzentriert zu arbeiten.

Mittlerweile hat sich die synchrone Unternehmenskommunikation dank Zoom, Slack & Co verbessert. Die asynchrone Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg, hat allerdings ihre Tücken.

 

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Die Herausforderungen der asynchronen Zusammenarbeit

Nehmen wir zum Beispiel an, dass das Marketing-Team noch heute eine Infografik braucht, damit die E-Mail-Kampagne pünktlich morgen früh live gehen kann. Der Designer arbeitet allerdings an einem Standort in einer anderen Zeitzone. Als die Anfrage an ihn rausging, war er gerade damit beschäftigt, für seine Kinder, die zurzeit von zu Hause unterrichtet werden, das Mittagessen zuzubereiten und hat seine E-Mail erst viel später lesen können. Als er die Infografik dann fertiggestellt und in einem Ordner auf einem freigegebenen Laufwerk ablegt hat, kann das Marketing-Team diesen nicht öffnen, das es nicht über die richtigen Berechtigungen verfügt. Den Designer kann aber auch keiner mehr erreichen, weil er mittlerweile Feierabend hat. Na ja, vielleicht schadet es ja nicht, wenn die Kampagne um einen Tag verschoben wird.

 

Wie Cloud-basiertes DAM einen Unterschied machen kann

Mit einer Cloud-basierten Digital-Asset-Management-Lösung (DAM) wäre dies nicht passiert, da Ordner und Sammlungen von allen gemeinsam genutzt werden und alle an dem gleichen Medien-Asset arbeiten.

Eine ordnungsgemäß verwaltete rollenbasierte Zugriffskontrolle verhindert auch Fehler beim Festlegen der richtigen Zugriffsberechtigungen. Kommentare und Benachrichtigungen stellen sicher, dass jeder im Team stets über den Status der laufenden Arbeiten informiert ist. DAMs können auch Assets automatisch mit Tags versehen, damit die Teammitglieder schnell finden wonach sie suchen.

Aber Cloud-basierte DAMs haben noch weitere Vorteile. Sie erlauben es Unternehmen, Hosting und Wartung an einen Drittanbieter auszulagern, der alle Upgrades, Wartung und System-Backups verwaltet. Darüber hinaus kann durch Metadaten-, Taxonomie- und Digital-Rights-Management-Funktionen die Effizienz von Asset Management und Speicherung verbessert werden.

Des Weiteren bieten Cloud-Systeme flexible Speicher- und Verarbeitungsleistung und ermöglichen dadurch eine beispiellose Skalierbarkeit. Wenn eine On-Premises-Lösung an ihre Speicher- und Verarbeitungsgrenzen stößt, wird die Nachrüstung mit Hardware schnell teuer. Das ist vor allem ein Problem für Unternehmen, die schnell wachsen oder deren digitalen Assets, zum Beispiel durch benutzergenerierte Inhalte, ständig zunehmen.

Ein weiterer Pluspunkt von Cloud-basierten DAM-Systemen ist, dass viele integrierte Bibliotheken bieten, die Inhalte für eine Vielzahl von Geräten, Kanälen und Repositories bereitstellen. APIs ermöglichen die Einbindung von Inhalten in Anwendungen und die effiziente Ausführung von Routineaufgaben. Auch die neuesten Entwicklungen in Sachen KI und Deep Learning haben Einzug in DAMs gehalten und helfen bei der Verwaltung von Assets durch automatische Inhaltsidentifizierung und das Hinzufügen von Tags und Metadaten.

 

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Hier ein weiteres Beispiel wie Cloud-basierte DAMs die Zusammenarbeit erleichtern. Eine neue Marketingkampagne mit vielen Bildern und Videos wird von einer externen Agentur erstellt. Es ist geplant, die Kampagne morgen Mittag zu lancieren. Dafür braucht die Agentur noch einige fehlende Assets, kann aber nicht auf die Systeme des Unternehmens zugreifen. Das Team versucht, die Assets via E-Mail zu verschicken, was nicht gelingt, da die Dateien zu groß sind. Eine findige Mitarbeiterin nutzt schließlich ihr persönliches Dropbox-Konto. Die IT-Abteilung wird es zwar nicht mögen, aber die Zeit drängt. Als die Kampagne soweit fertig ist und rausgehen soll, stellt das Team im letzten Augenblick fest, dass die externe Agentur die Bilder nicht im richtigen Format für Instagram und Facebook geliefert hat und beschließt daher, sie zu verschieben.

Würde das Unternehmen über ein modernes DAM mit integrierten Medienbearbeitungsfunktionen verfügen, wäre dieses Hin-und-Her hinfällig. DAMs mit inhaltsorientierten, auf KI-basierten dynamischen Zuschneide-Funktionen gehen sogar noch einen Schritt weiter. Mit vorkonfigurierten Transformationsvorgaben automatisieren sie zum Beispiel den Zuschnitt von Bildern für die verschiedenen Social-Media-Formate vollständig.

Obwohl zu hoffen bleibt, dass wir bald in die vertrauten Arbeitsumgebungen und -prozesse zurückkehren, werden viele von der Pandemie hervorgerufenen Innovationen bleiben. In vielen Ländern ist auch die Akzeptanz für die Arbeit aus dem Home Office stark gestiegen. Unternehmen, die die digitale Transformation frühzeitig angegangen sind und Technologien wie Cloud-basierte DAMs einsetzen, sind bestens positioniert die Herausforderungen von über verschiedene Standorte und Zeitzonen verteilte Teams und der Arbeit aus dem Home Office zu meistern. Darüber hinaus können sie in Zeiten, in denen visuelle Erlebnisse immer wichtiger werden, ihre Produkte und Dienstleistungen besser vermarkten, als jene Firmen, die sich den Herausforderungen der digitalen Transformation widersetzen und auf traditionelle Technologien setzen.

Russell Barr ist Director of DAM bei Cloudinary

 

 

 

 

 

 

 


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