Das Handwerk ist unterwegs beim Kunden oder im Großhandel und hat wenig Zeit und Interesse, sich mit komplexen IT-Systemen oder Software auseinanderzusetzen. Doch hier sollten Betriebe über ihren Schatten springen. Denn die Digitalisierung bietet für sie abseits der klassischen Schlagwörter wie Transparenz und Effizienz konkrete Vorteile: Eine Cloudsoftware passt sich genau an die Bedürfnisse des Betriebs an und erlaubt eine unkomplizierte Bearbeitung und Verwaltung der Aufträge – ortsunabhängig und mobil vom Smartphone aus.
Im Alltag beim Fliesenleger oder dem Maler läuft es nicht immer rund: Material wird vergessen und die Fahrt zum Großhändler ist noch einmal notwendig; beim Großhändler fehlt im Angebot die Stückliste oder man muss einen Kunden anrufen, findet aber die Telefonnummer nicht. Das Aufmaß für einen Auftrag wird vor Ort auf einem Zettel notiert, der geht verloren und man muss noch mal kommen. All das kostet Zeit, Geld und hinterlässt beim Kunden nicht den besten Eindruck.
Informationen stehen also oft auf (unleserlichen) Zetteln und Ausdrucken, im Emaileingang oder werden telefonisch ausgetauscht. Das führt dazu, dass sie verteilt sind und aufwändig zusammengesucht werden müssen. So entsteht Unruhe und Zeit wird verschwendet. Hinzu kommt die Anzahl an Fahrten, um Organisatorisches zu erledigen, etwa, wenn Stundenzettel, Arbeitsberichte und Abnahmeprotokolle in der Zentrale übergeben oder Aufträge entgegengenommen werden. Das ist nicht immer einfach, da das Team in der Regel von zu Hause aus zum Kunden fährt und nicht den Umweg ins Büro macht.
Es gibt also einigen Optimierungsbedarf im Alltag von Handwerksbetrieben. Auch, wenn das Handwerk aktuell nicht über eine schlechte Auftragslage klagen kann: Die Erwartungshaltung der Kunden verändert sich. Sie sind schnelle Kommunikation und Dienstleistung durch die Technologiekonzerne wie Google oder Amazon gewohnt und wollen auch bei Handwerkleistungen nicht zwei Wochen auf ein Angebot warten.
Der Wechsel zu einer Cloud-Software
Für die Verwaltung haben viele Betriebe eine Handwerkersoftware auf einem Computer oder einem Server im Büro installiert – und nutzen dafür die Hilfe eines IT-Fachmanns. Auch das geht mit Aufwand einher: Die Software muss aktualisiert werden, mit dem Betriebssystem harmonieren und Sicherheitskopien sind notwendig – das alles kostet, bei Problemen fehlt der Support oder man ist abhängig von seinem IT-Dienstleister.
Nun verbringen Handwerker 80 bis 90 Prozent ihrer Zeit aber nicht im Büro, sondern beim Kunden oder im Großhandel: Hier, außerhalb des Büros, haben sie bei einer Standard-Handwerkersoftware aber keinen Zugriff mehr auf die Daten. Selbst, wenn die Software mehrere Accounts hat und von mehreren Nutzern eingesetzt wird, macht sie doch die Anwesenheit im Büro notwendig, was für das Geschäftsmodell nicht sinnvoll ist. Manche Betriebe setzen Remote Desktops ein – doch eine solche, eigene IT-Infrastruktur ist nicht die Zukunft.
Denn das Handwerk ist unterwegs und das Handy bzw. Smartphone spielt bei den Arbeitsabläufen eine wichtigere Rolle als der PC. Hinzu kommt: Handwerker interessieren sich nicht für Software – sie stellt ein Werkzeug unter vielen dar, sie soll funktionieren und Probleme lösen. Und genau hier kommt statt einer lokalen Software, die im Büro installiert wird, eine Cloud-Software als allumfassendes Betriebssystem fürs Handwerk ins Spiel: Sie unterstützt im Alltag und reduziert die Komplexität von IT. Bei einer Cloudlösung spart sich das Handwerk den IT-Spezialisten und muss sich auch nicht mehr selbst um die Software kümmern. Eine Installation ist nicht notwendig, es muss keine Hardware angeschafft werden und um Probleme und Updates kümmert sich der Anbieter. Cloudsoftware sind moderne Tools, die sich leicht bedienen lassen und keine Schulungen erfordern.
Der zentrale Vorteil liegt im Datenzugriff: Dieser ist über den Internetbrowser oder eine mobile App möglich – und damit mit allen mobilen Geräten standortunabhängig. Das Team kann von unterwegs aus zugreifen – ein Mitarbeiter nimmt zum Beispiel ein Aufmaß beim Kunden und lädt es sowie Fotos über die App in die Kunden- oder Projektmappe der Software hoch. Das Team im Büro hat sofort Zugriff auf die Daten und kann ein Angebot erstellen und auf Kundenanfragen zeitnah reagieren. Es muss nichts mehr ausgedruckt oder abgeheftet werden. Das bedeutet mehr Erfolg im Auftragseingang. Werden Daten mobil über die App sofort gespeichert, gehen sie außerdem nicht mehr verloren – vollständige Arbeitsberichte etwa mit Arbeitszeit, Anfahrt und Material können erfasst und dem Kunden zugeordnet werden. Die integrierte Zeiterfassung macht Excel für die Lohnabrechnung überflüssig, Stundenzettel muss auch niemand mehr ausfüllen. Die Projektakte führt alle relevanten Informationen – Anfahrt, Stunden, Material – zusammen. Daraus können dann Rechnungen erzeugt und das Abnahmeprotokoll oder Nachträge und Nachkalkulation generiert werden.
So entstehen nahtlose, schnellere Abläufe und die Zusammenarbeit verbessert sich, da die notwendigen Daten sofort vorliegen und nicht erst zusammengesucht werden müssen.
Die cloudbasierte Software stellt damit für das Handwerk ein optimales Werkzeug dar: Er kann seine Aufträge schneller abarbeiten und die Auftragslage besser auslasten, da ein Mehr an Effizienz in der Verwaltung und in den Abläufen Zeit spart.
Schnellere Abnahmeprotokolle, einfachere Kalkulationen
Da eine mobile Cloudlösung die Abnahmeprotokollverwaltung vereinfacht, entsteht darüber hinaus Rechtssicherheit: Das Protokoll kann vor Ort über die App beim Kunden erfolgen. Er unterschreibt digital zum Beispiel auf dem Ipad und das Protokoll wird direkt digital zugeordnet. Damit wird es nicht mehr vergessen und der Aufwand einer Abnahme durch Papierdokumente entfällt: Sie müssen gedruckt, die Kundennummern ergänzt werden, in zwei Versionen – für Kunde und Betrieb – vorliegen und an der richtigen Stelle abgeheftet werden. Hier passieren schnell Fehler, und die sind besonders kostspielig, wenn der Kunde mit einer Leistung nicht zufrieden ist und es zu Rechtsstreitigkeiten kommen sollte. Dann muss das Abnahmeprotokoll vorliegen. Eine Cloudlösung stellt das sicher.
Auch das Controlling wird erheblich vereinfacht, da ein systematischer Überblick über Materialbedarf und Arbeitszeit besteht – der Betrieb kann seine Preise und Materialbedarfe damit besser kalkulieren und Annahmen verifizieren. Wichtig ist, dass das Tool auf die Bedürfnisse des Handwerks auch insofern zugeschnitten ist, dass es notwendige Formate wie die X-Rechnung, DA11 für das Aufmaß bereithält bzw. Schnittstellen etwa zu Datanorm, GAEB oder DATEV.
Kontrolle und Sicherheit gewährleisten
Kontrolle wird in einer Cloudsoftware durch das sogenannte Rechtemanagement gewährleistet: Wer worauf Zugriff hat, und welche Informationen eingesehen werden können, lässt sich über rollenbasierten Zugriff genau steuern. Das ist wichtig, da jeder Handwerksbetrieb unterschiedlich arbeitet, etwa, abhängig davon wer die Angebote kalkuliert und den Vertrieb macht. Oft ist die Kalkulation Chefsache, aber die Mitarbeiter sollen zumindest Zugriff auf das Leistungsverzeichnis haben: Hier kann eingestellt werden, ob sie die Preise und Bedingungen sehen oder nicht. So können sie in der App vor Ort beim Kunden erkennen, was genau vereinbart ist und ob Zusatzleistungen erwünscht sind, die dann in einem Nachtrag erfasst werden. Denn es passiert schnell, dass der Kunde spontan noch Extrawünsche äußert, der Handwerker aber nicht mehr genau weiß, was im Auftrag vereinbart wurde. Es wird kein Nachtrag geschrieben, die Mehrleistung geht unter und es kommt zu Umsatzverlusten. Mit dem mobilen Zugriff auf die Unterlagen können diese Umsatzverluste verhindert werden.
Ein weiterer Faktor ist die Sicherheit. Eine Cloudlösung hält automatisierte Datensicherungen vor – sie können zum Beispiel stündlich erfolgen. Auch sind die Rechenzentren, in denen die Server stehen, professionell ausgestattet: mit Brandschutztechnologien, Videoüberwachung und Redundanz – die Daten werden also doppelt gespeichert. Der Profi kann die physische Sicherheit deutlich besser gewährleisten – raucht der büroeigene Computer ab, weil Kaffee über die Tastatur lief oder lässt er sich nicht mehr hochfahren, hat der Handwerkerbetrieb dagegen ein Problem. Auch den steigenden Cyberbedrohungen wie Viren oder Hackerangriffe und einem damit einhergehenden Datenverlust kann der Cloudanbieter mehr entgegensetzen. Mit einer Cloudlösung ist das Handwerk in der Lage, die besten Hostinganbieter und moderne Technologie für sich arbeiten zu lassen – zu vertretbaren Kosten.
Fazit
Setzen Handwerker statt auf eine lokal installierte Software im Büro auf eine Cloudlösung, können sie ihre Abläufe besser organisieren und unterm Strich mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit statt mit der Verwaltung verbringen. Denn eine Cloudsoftware ermöglich den Zugriff auf das System ortsunabhängig, bündelt Informationen, strafft und automatisiert Abläufe. Sie verhindert, dass Umsatzverluste entstehen und hilft, die Zeit optimal auszunutzen.
Gregor Mülller,
Gründer und Geschäftsführer
synatos GmbH
https://das-programm.io/
Die synatos GmbH wurde 2016 gegründet. Ihre Handwerker-App »das Programm«, eine webbasierte all-in-one Lösung, um das Geschäft digital zu steuern, wurde seit 2019 in Zusammenarbeit mit Handwerkern programmiert. So wurde eine anwenderzentrische Entwicklung gewährleistet, die Feedback aus der Praxis schnell umsetzt und sichergestellt, dass Themenstellungen der Betriebe und neue Entwicklungen direkt integriert werden können. Sechs Monate lief das Tool im Probebetrieb und ist seit 2020 im Einsatz. Heute wird »das Programm« von rund 1000 Kunden verschiedener Betriebe eingesetzt – die größten davon mit rund 70 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg. Es wird ausgerichtet an den Bedarfen des Marktes stets weiterentwickelt. Das Handwerk kann nun seiner eigentlichen Arbeit nachgehen, während die Verwaltung durch das Programm verschlankt, geglättet und optimiert wird. Handwerksbetrieben steht damit modernste IT-Technologie zur Verfügung, ohne eine eigene IT-Abteilung oder Entwickler beschäftigen zu müssen.
Bilder: © SilviaJansen/iStock, Synatos