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Neue Anforderungen, neue Märkte, neue Standorte – als Konsequenz werden Stellenanforderungen immer individueller, neue Stellen müssen besetzt und Mitarbeiterkompetenzen an die digitale Transformation angepasst werden. Mit all diesen Themen beschäftigt sich das Personalmanagement. Da oft eine erfolgreiche Unternehmensperformance erst durch die »Ressource« Mitarbeiter möglich gemacht wird, bietet dieser Unternehmensbereich hohe Potentiale.

So können mit einem Personalmanagement-Tool verschiedene Personalmanagementprozesse strukturiert, zentral verwaltet und effizient und nachhaltig umgesetzt werden. Mit einem geeigneten Tool werden Routinearbeiten verkürzt, Verfahrenskosten gesenkt, Abrechnungsverfahren vereinfacht und damit Kapazitäten geschaffen. Je nach Anwendung können Informationen sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer transparent abgebildet und durch vernetze und integrierte Prozesse die Ableitung von Zielen und Maßnahmen entsprechend der Unternehmensziele erleichtert werden.

Besonders ERP-gestütztes Personalmanagement bietet also Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten auf unterschiedlichen Ebenen. Mit einem in das Unternehmenssystem integrierten Personalmanagement-Tool lassen sich verschiedene Prozesse effizient gestalten:

Organisationsmanagement

Die Organisationsstruktur kann realitätsgetreu abgebildet werden inklusive aller Stellen, deren Anforderungen und ihnen zugewiesener Mitarbeiter. Daraus ergibt sich das Unternehmens- und Mitarbeiterorganigramm in dem die Stellenanforderungen, wie etwa erforderliche Qualifikationen und Weiterbildungen oder notwendige Fremdsprachenkenntnisse hinterlegt sind. Auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Weisungsbefugnisse können an dieser Stelle erfasst und verwaltet werden.

Mitarbeiter-Recruiting

Anhand eines integrierten Prozesses können Stellenplanung sowie Personalbedarfsmeldung, die Bearbeitung der Bewerbungen, Gespräche und Bewerbertests bis zur Einstellung mit der Unternehmenssoftware erfolgen. Zudem können durch das Bewerbungsverfahren entstehende Kosten hinterlegt und die dazugehörigen Stellenausschreibungen verwaltet werden.

Eingehende Bewerbungen können in der Bewerberdatenbank erfasst und beispielsweise Kompetenzen mit den Anforderungen einer bestimmten Position abgeglichen werden. Eine Bewerberdatenbank kann klassische (Pflicht-)Angaben sowie Kontaktmöglichkeiten erfassen sowie weitere aus den Bewerbungsunterlagen ersichtliche Informationen, wie Ausbildungsgrad und Qualifikationen. Auch Bewerbungsdokumente können elektronisch der digitalen Personalakte angehängt und mit einem webbasierten Bewerbermanagement gekoppelt werden.

Auch der weitere Bewerbungsprozess inklusive Einladung, Durchführung und Bewertung der Bewerbungsgespräche bis hin zur Vertragsunterzeichnung lässt sich durchgängig in einer Personalmanagement-Lösung organisieren und steuern.

Digitale Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung

Mit passenden Transaktionen können Personaldaten effizient verwaltet, Beschäftigungsdaten lückenlos erfasst und das HRM hinsichtlich Verwaltungsaufwand entlastet werden. Dazu zählen Unternehmenszugehörigkeiten, Arbeitszeitmodelle, Kostenstellen, Fehlzeiten etc. Auch individuelle Lebensläufe und berufliche Qualifikationen, Leistungen, Kenntnisse, Weiterbildungen etc. können erfasst werden. Dies ist zum Bespiel nutzbar, um offene Stellen mit passenden Person zu besetzen – auch standortübergreifend.

Im Bereich der Lohnbuchhaltung stehen Tools zum Einbezug täglicher Arbeitsdaten und in der Urlaubsanwendung erfasster freier Tage in die Abrechnung bereit. Darüber hinaus können Vorgänge, wie Personalabrechnungen, entsprechend aktueller Gesetze, Sozialversicherungsarten und Steuergesetzen erfolgen. Auch Reisekosten können direkt richtig verbucht oder Ratenschulden und Vorschüsse im System erfasst werden, sodass diese automatisch in der Personalabrechnung berücksichtigt werden.

Leistungsmanagement

Im Personalmanagement erfasste Daten über Mitarbeiter können sich eignen, um diese gezielt zu führen und zu fördern. So lässt sich beispielsweise abbilden, welche Eigenschaften und Kenntnisse der Mitarbeiter den Unternehmenszielen besonders entsprechen und wo diese bestmöglich eingesetzt werden können. Auch besondere Potentiale können so erkannt und frühzeitig gefördert werden.

Leistungen und Beurteilungen können mit Hilfe des Tools gesammelt und strukturiert werden. Auch die persönliche Karriereplanung des Mitarbeiters kann berücksichtigt werden. Alle vorliegenden Informationen lassen sich dann vom Personalverantwortlichen einbeziehen, um eine möglichst objektive Bewertung der Mitarbeiter zu erreichen. Damit sorgt ein Leistungsmanagement für eine gezielte Orientierung der Personalentwicklung an den Unternehmenszielen, bei gleichzeitiger Berücksichtigung persönlicher Mitarbeiterwünsche und -potenziale.

Personalentwicklung

Um bezüglich verändernder Marktentwicklungen stets auf dem neuesten Stand zu bleiben, ist es wesentlich, auch das Knowhow der Mitarbeiter entsprechend aktueller Entwicklungen zu erhalten und auszubauen. Damit sollte der Bereich der Personalentwicklung auch wesentlicher Bestandteil einer integrierten Unternehmenssoftware sein.

Im Fortbildungsmanagement können Schulungen geplant werden und die Beschaffung von Ressourcen, Ermittlung passender Teilnehmer und deren Performance erfolgen. Neben der Bewertung der durchgeführten Schulung, ist auch das Überprüfen von Leistungszielen der Teilnehmer möglich.

So können die Mitarbeiter individuell in ihrer Entwicklung unterstützt werden, die Arbeitsqualität verbessert und auch eine Steigerung der Wertschöpfung herbeigeführt werden.

Self-Service-Devices

Um administrative Tätigkeiten einzudämmen bieten sich Tools an, mit denen Mitarbeiter und Vorgesetzte bestimmte Vorgänge eigenständig und digital erfassen können. Ein deutlicher Effizienzgewinn lässt sich etwa durch sogenannte Self-Service-Devices im Personalmanagement erzielen. Dazu können bestimmte Berechtigungen erteilt werden, um Daten zu erfassen. Prozesse werden damit effizienter und nachhaltiger gestaltet.

So ist es möglich, dass über Self-Service-Transaktionen Personaldaten, Gehaltsabrechnungen, Urlaub, Ratenschulden, Vorschüsse, Überstunden, Anzeige von Leistungsergebnissen genutzt werden und vom Mitarbeiter selbst eingesehen werden können.

Analysen und Berichte

Durch ein integriertes Personalmanagement-Tool lassen sich Analysen und Berichte vorbereiten und mit anderen Daten verknüpfen. So können Prozesse mit Hilfe von Berichtsdesign- und Berichtsanwendungen einfach verwaltet werden und bieten die Datenbasis für ein optimales Personalcontrolling. Die Berichte sind dabei den Anforderungen entsprechend anpassbar.

Es zeigt sich also, dass im Bereich des Personalmanagements, in dem die richtigen Mitarbeiter als »Ressource« aufgrund des demografischen und strukturellen Wandels manchmal knapp erscheinen, viele Potenziale bestehen können, um gesetzte Unternehmensziele zu erreichen. Zufriedenes, motiviertes und qualifiziertes Personal sollte möglichst lange im Unternehmen gehalten werden – in das ERP-System integrierte Personalmanagement-Module können hier ein Schlüssel sein. Mit einer vollumfänglichen Lösung lassen sich die dafür notwendigen Prozesse optimieren und integriert mit anderen Unternehmensdaten einsetzen.

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