Mit Einzug der Corona-Pandemie und der allerorten angespannten Geschäftsentwicklung haben insbesondere die HR-Abteilungen zeigen müssen, wie krisensicher sie aufgestellt sind und welchen Stellenwert sie heute im Organisationsgefüge einnehmen. Wie flexibel sich Kommunikations-, Personalentwicklungs-, Zeiterfassungs-, Personalplanungs-, Recruiting-, Talentmanagement- oder Workforce-Management-Prozesse auf die Vorgaben von Behörden und Unternehmensführung anpassen lassen, hängt dabei von vielen Faktoren ab: von der Unternehmensgröße, der Ablauforganisation, dem zugrundeliegenden HR-(Business-Partner-)Modell, der technologischen Infrastruktur und nicht zuletzt der eingesetzten HR-Software. Immer mehr HR-Abteilungen nutzen die beschleunigte Transformation der Arbeitswelten, um sich zukunftssicher aufzustellen und neue Pfade bei der strategischen Ausrichtung der Personalarbeit einzuschlagen. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner SoftTrend Studie HR-Software 2021 127 HR-Lösungen von 101 Anbietern unter die Lupe genommen und zeigt aktuelle Markt- und Entwicklungstrends für eine moderne und zukunftsweisende Personalarbeit auf [1].

HR-Markt profitiert von Corona-bedingtem Digitalisierungs-Schub

Die auf breiter Basis voranschreitende Digitalisierung im deutschen Mittelstand hat bei IT-Dienstleistern und Lösungsanbietern in den letzten Jahren bereits für eine gute Auftragslage gesorgt. Die Auswirkungen der Corona-Krise im Neugeschäft etwa durch aufgeschobene Projekte und vorübergehenden »Budget-Freezes« gehen zwar auch an der ITK-Branche nicht spurlos vorüber, doch im direkten Vergleich ist das Geschäftsklima in der Digitalbranche laut dem Bitkom-ifo-Digitalindex deutlich weniger eingetrübt als in anderen Branchensegmenten. Der Nachfrage nach modernen HR-Lösungen hat die voranschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt im Zuge der Corona-Krise gar einen deutlichen Schub beschert, auch wenn geplante Investitionen sich mitunter zeitlich verlagern. Diese Entwicklung untermauern auch die Ergebnisse einer aktuellen Sonderstudie der Bertelsmann Stiftung und des Münchener Kreises, die die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf die Arbeitswelt in Deutschland untersucht haben. Demnach gehen 92 % der befragten 211 Unternehmen davon aus, dass die Krise den digitalen Transformationsprozess beschleunigt und digitale Dienstleistungen auch noch nach der Krise verstärkt zum Einsatz kommen werden. Weitere 85 % erwarten zudem, dass sich mobile oder Heimarbeitsplätze als alternative Arbeitsform fest etablieren und digitale Kommunikations- und Collaboration-Tools zum omnipräsenten Werkzeug der künftigen Arbeitswelt werden.

Zusätzlicher Lösungsbedarf bei vielen Unternehmen

Die allgemein schwierige Planungssituation hat den Fokus bei anstehenden HR-Projekten in vielen Unternehmen verschoben und zugleich Unternehmen gezwungen, die bestehende HR-Lösungslandschaft in Teilbereichen zu erweitern. Einer aktuellen Untersuchung des HRM Research Institute unter knapp 100 HR-Managern zufolge hat sich bei knapp 30 % der Unternehmen im Bereich Arbeitszeitmanagement sowie für den Bereich Kommunikation, Conference Calls und digitale Arbeitsräume zusätzlicher Lösungs- bzw. Funktionsbedarf ergeben. Knapp ein Drittel der Betriebe möchte überdies für die Prozesse rund um die Zeit- und Zutrittserfassung, das Bewerbermanagement, Mitarbeitergespräche und Personalentwicklung künftig das Leistungsportfolio ergänzen. Der größte Bedarf wurde mit 38 % im Bereich Personalcontrolling identifiziert.

»Die Planung und Protokollierung von An- und Abwesenheiten erfordert nicht nur neue Workforce Management Konzepte, sondern ist auch notwendig, um mögliche Infektionswege und das Risiko von Quarantänemaßnahmen auf möglichst wenig in Frage kommende Individuen einzugrenzen«, so SoftSelect Geschäftsführer Michael Gottwald. (Bild: SoftSelect GmbH)

Zeitweise veränderter Aufgabenfokus

Die Corona-Krise hat insbesondere IT- und HR-Abteilungen vor viele neue Herausforderungen gestellt. Der Zwang zur Digitalisierung im Zuge der Pandemie und geänderte Rahmenbedingungen hat nicht nur den Arbeitsalltag vieler Unternehmen und deren Mitarbeiter umgekrempelt, sondern auch gefestigte Organisationsstrukturen aufgebrochen. Kurzarbeiter- und Arbeitsschutzregelungen, wechselnde Vorgaben aus der Unternehmensführung, Prozessreorganisationen, Entlassungen und Mehrwertsteueranpassungen haben die Kapazitäten der Personalabteilungen zusätzlich belastet. Zudem stehen die Unternehmen vermehrt in der Pflicht, nicht nur die Remote-Arbeitszeiten genau zu dokumentieren, sondern auch die An- und Abwesenheiten in Büros zu planen und zu protokollieren, um eine Rückverfolgbarkeit von Kontaktketten zu ermöglichen und Vorgaben von Unternehmensführung und Behörden einzuhalten. »Dies stellt hohe Anforderungen sowohl an die Organisation und Verwaltung, als auch an die Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware«, so SoftSelect Geschäftsführer Michael Gottwald.

Augenmerk auf Digital Workplace

Galt es zunächst, die Produktivität der Mitarbeiter und die Wirtschaftsleistung des Unternehmens aufrechtzuerhalten, dient die Digitalisierung der Arbeits- und Kommunikationsmittel verstärkt auch als strategisches Instrument der Personalabteilung, um einen schnellen Informationsaustausch und Know-how-Transfer virtueller Teams sicherzustellen, Risiken beim Umgang mit Drittanwendungen und BYOD-Geräten zu umgehen sowie soziale Bindungen dezentraler Arbeitsweisen zu verbessern. Nicht zuletzt soll auch die Arbeitsplatzattraktivität erhöht, Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Instrumenten gefördert und der digitale Reifegrad von Belegschaft und Organisation insgesamt verbessert werden.

Agil im Home Office mit Kommunikations- und Collaboration-Tools

Der Anspruch, Mitarbeitern außerhalb der Office-Räume eine positive Nutzererfahrung zu schaffen und gleichwohl ein Mitarbeiterwohlgefühl zu erzeugen, das sich auch auf die Produktivität niederschlägt, ist heute Ausgangspunkt vieler Unternehmen auf der Suche nach passenden und vor allem sicheren Collaboration-Tools. Social-Media-Elemente, etwa für die Sprach-, Text- und Bild-Übertragung, das Screensharing oder die Datei- und Versionsverwaltung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sind heute ein wichtiger Bestandteil von digitalen Arbeitsplätzen.

Fach- und Führungskräfte – als Schlüsselfiguren für das Unternehmenswachstum – benötigen zudem komfortable Werkzeuge, die die anspruchsvollen Aufgaben rund um die Nachfolgeplanung, das Performancemanagement und die Mitarbeiterführung erleichtern und Entwicklungspotenziale auf Abteilungs-, Team- und Mitarbeiterebene aufzeigen. Mit Hilfe moderner BI- und KI-Anwendungen sowie Predictive-Analytics-Verfahren lassen sich nicht nur die Zuverlässigkeit personalwirtschaftlicher Prognosen und Entscheidungen verbessern, sondern auch frühzeitig Risiken und Potenziale bis auf die Abteilungs-, Team- und Mitarbeiter-Ebene identifizieren.

Schnellere Amortisation gezielter HR-Investitionen

Die Verwaltung des Personalbestands, was auch die Besetzung von Vakanzen, Leistungsbeurteilungen, Business Intelligence und Analysen, Personalkostenmanagement, digitale Personalakten, Skillmanagement, Mitarbeiterbefragung, Arbeitsschutz, Fortbildung und Personalentwicklung einschließt, ist für den nachhaltigen Unternehmenserfolg nicht nur enorm wichtig, sondern mitunter auch sehr ressourcenintensiv und vor der aktuellen Situation in vielen Unternehmen überaus relevant. HR-Software wird daher aus wirtschaftlicher Sicht ein großes Potenzial zugesprochen, die Investitionskosten schnell amortisieren zu können – insbesondere mit Blick auf die Herausforderungen der aktuellen Corona-Situation. Immer mehr Personalabteilungen stellen ihre HR-Prozesse und ihren Wertbeitrag für die Organisation auf den Prüfstand, um Kosten in der Verwaltung zu senken, neue Herausforderungen effizient zu lösen und Abläufe nicht nur in turbulenten Zeiten besser beherrschbar zu machen.

[1] HR-Software Studie und kostenfreies Management Summary anfordern

Mit der SoftTrend Studie 294 – HR-Software 2021 bietet die SoftSelect GmbH Unternehmen eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends und Entwicklungen im Personalwesen auf. Zudem enthält die ab sofort erhältliche Studie einen umfassenden Überblick zu den einzelnen Lösungsanbietern im HR-Bereich. Unter http://www.softselect.de/hr-studien können Unternehmen die Vollversion (inkl. vollständiger Lösungsprofile) für 150 € (zzgl. MwSt. und Bereitstellungspauschale) oder die kostenfreie Management Summary der SoftSelect HR-Software Studie 2021 anfordern.

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